执照印章管理办法

执照印章管理办法总则目的本办法旨在规范公司执照与印章的管理，确保执照与印章的安全使用，维护公司的合法权益，保障公司各项业务的正常开展。适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构的执照与印章管理。定义1.执照：指公司依法登记注册后，由登记机关颁发的载有公司基本信息、经营范围、法定代表人等内容的法定凭证。2.印章：包括公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章等具有法律效力的印章。管理原则1.合法性原则：执照与印章的管理必须符合国家法律法规及相关行业标准的规定。2.安全性原则：采取有效措施确保执照与印章的安全，防止遗失、被盗用、滥用等情况发生。3.规范性原则：明确执照与印章的使用流程和审批权限，规范使用行为。4.责任性原则：对执照与印章的管理和使用人员明确责任，确保责任落实到人。执照管理执照的领取与保管1.领取：公司设立登记完成后，由指定人员凭相关文件到登记机关领取营业执照正、副本。领取时应仔细核对执照内容，如发现有误，应及时与登记机关联系更正。2.保管：执照由公司办公室指定专人负责保管，保管人员应将执照存放于安全、保密的场所，如保险柜等。不得随意将执照转借他人或带出公司办公场所。执照的使用1.使用范围：执照主要用于公司对外开展业务活动，如签订合同、办理税务登记、银行开户等。2.使用流程：申请：因业务需要使用执照的部门或个人，应填写《执照使用申请表》，详细说明使用事由、使用期限等内容，并经部门负责人签字同意。审批：申请表提交至办公室，由办公室主任审核后报分管领导审批。使用：经审批同意后，保管人员方可将执照提供给使用人员，并做好使用登记记录，包括使用时间、使用人、使用事由等。归还：使用完毕后，使用人员应及时将执照归还保管人员，保管人员核对无误后在登记记录上注明归还时间。执照的变更与注销1.变更：公司登记事项发生变更时，应按照规定及时办理执照变更手续。由指定人员持相关文件到登记机关申请变更，变更完成后，及时将新执照交回办公室保管，并做好交接记录。2.注销：公司依法终止时，应按照规定办理执照注销手续。由指定人员持相关文件到登记机关申请注销，注销完成后，将执照交回登记机关，并在公司内部做好相关记录。印章管理印章的刻制1.刻制申请：因业务需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等内容，并经部门负责人签字同意。2.审批：申请表提交至办公室，由办公室主任审核后报分管领导审批。3.刻制：经审批同意后，由办公室统一到公安机关指定的刻章单位刻制印章。刻章单位应具备合法资质，刻制的印章应符合国家规定的样式和规格。4.领取与备案：印章刻制完成后，由办公室指定专人领取，并及时到公安机关进行备案。备案完成后，将印章交办公室保管人员登记入库。印章的保管1.保管人员：公司公章、法定代表人章由办公室主任指定专人保管；财务专用章由财务部门负责人指定专人保管；合同专用章由合同管理部门负责人指定专人保管；发票专用章由财务部门指定专人保管。各印章保管人员应相对固定，不得随意更换。2.保管场所：印章应存放于安全、保密的专用保险柜内，保险柜钥匙由保管人员专人保管，不得随意交予他人。3.保管要求：保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章带出公司办公场所，不得在未经批准的情况下将印章交予他人使用。如遇特殊情况需要携带印章外出，必须经分管领导批准，并采取必要的安全措施。印章的使用1.使用范围：公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署。法定代表人章：用于公司法定代表人授权的相关文件、合同等的签署。财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等相关业务。合同专用章：用于公司对外签订的各类合同、协议等。发票专用章：用于公司开具发票时使用。2.使用流程：申请：因业务需要使用印章的部门或个人，应填写《印章使用申请表》，详细说明使用事由、使用文件名称、使用期限等内容，并经部门负责人签字同意。审批：申请表提交至印章保管部门，由印章保管部门负责人审核后报分管领导审批。对于涉及重大事项或金额较大的合同等文件，还需经总经理审批。使用：经审批同意后，印章保管人员方可将印章提供给使用人员，并按照规定的使用范围和要求进行盖章。盖章时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。登记：使用人员应在《印章使用登记簿》上详细记录印章使用情况，包括使用时间、使用人、使用事由、文件名称等内容。归还：使用完毕后，使用人员应及时将印章归还保管人员，保管人员核对无误后在登记簿上注明归还时间。印章的停用与销毁1.停用：因公司名称变更、业务调整等原因，需要停用印章时，由办公室统一发布印章停用通知，并收回停用印章。停用印章应及时登记造册，妥善保管。2.销毁：对于不再使用的印章，由办公室填写《印章销毁申请表》，报分管领导审批后，按照规定程序进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、监销人员等内容。销毁记录应留存归档，以备查阅。监督与检查监督机制1.公司设立执照与印章管理监督小组，由办公室、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对执照与印章的管理情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应制定监督检查计划，明确检查内容、检查方式、检查时间等，并按照计划认真组织实施检查工作。检查内容1.执照管理：检查执照的领取、保管、使用、变更、注销等环节是否符合规定，登记记录是否完整、准确。2.印章管理：检查印章的刻制、保管、使用、停用、销毁等环节是否符合规定，登记记录是否完整、准确，印章保管场所是否安全、保密。问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，要求责任部门或个人限期整改。2.责任部门或个人应认真落实整改措施，按时完成整改任务，并将整改情况书面报告监督小组。3.对于违反执照与印章管理规定的行为，公司将按照相关规定追究责任部门或个人的责任，情节