事业单位会议室管理制度

事业单位会议室管理制度一、制度概述

事业单位会议室是单位内部进行会议、研讨、培训等活动的重要场所。为规范会议室的使用，提高会议室使用效率，确保会议活动有序进行，特制定本制度。本制度适用于本事业单位所有会议室的使用和管理。

二、会议室使用申请与审批

使用会议室前，需提前向行政部门提交会议室使用申请。申请内容包括会议主题、参会人员、预计开始和结束时间、所需设备等。行政部门将根据会议室的使用情况和工作安排进行审批。申请流程如下：

1.提交申请：申请者需填写《会议室使用申请表》，并附上会议议程和相关文件。

2.审批流程：行政部门在收到申请后，将在两个工作日内完成审批。

3.通知申请人：审批结果将通过电子邮件或电话方式通知申请人。

4.使用确认：申请人接到批准通知后，需在规定时间内完成会议室预订和设备预约。

5.使用时间：会议开始前30分钟，申请人应到达会议室，做好会议准备工作。

6.使用结束：会议结束后，申请人需负责清理会议室，确保设施设备完好无损。

三、会议室设备与用品管理

为确保会议室的正常运行和高效使用，以下是对会议室设备与用品的管理要求：

1.设备清单：会议室应配备必要的设备，如投影仪、音响系统、白板、笔记本电脑等，并建立设备清单，明确每项设备的名称、型号、数量和使用说明。

2.使用规范：使用人员需按照设备使用说明操作，避免不当使用导致设备损坏。

3.维护保养：行政部门负责定期对会议室设备进行检查和维护，确保设备处于良好状态。

4.用品管理：会议室内的办公用品，如纸张、笔、笔记本等，由行政部门负责补充和更新。

5.非常用品：对于一些特殊会议可能需要的特殊用品，如指示牌、会议记录本等，需在会议前提前准备，并在使用后妥善保管。

6.用品借用：如有部门或个人需要借用会议室内的物品，需提前向行政部门申请，并在使用完毕后及时归还。

7.损坏赔偿：如因使用不当导致设备或用品损坏，使用者需承担相应的赔偿责任。

8.清洁卫生：使用完毕后，使用者需确保会议室的清洁卫生，如有需要，可联系清洁人员进行清理。

四、会议室使用纪律与规范

为确保会议室的使用秩序，保障会议活动的顺利进行，使用者需遵守以下纪律与规范：

1.使用时间：严格按照批准的会议时间使用会议室，不得擅自提前或推迟。

2.会议秩序：会议期间保持安静，禁止大声喧哗，确保会议氛围适宜。

3.安全防火：会议室内禁止使用明火，禁止存放易燃易爆物品，确保消防安全。

4.设备操作：非专业人员不得擅自操作会议室内的设备，如需帮助，可联系行政部门。

5.资料保密：会议资料应妥善保管，不得外传或随意丢弃，确保信息安全。

6.清洁卫生：使用完毕后，使用者需清理会议室，包括桌面、地面及卫生间，保持环境整洁。

7.食物饮料：会议室内禁止进食，如有特殊需要，需征得行政部门同意，并做好清理工作。

8.禁止吸烟：会议室为无烟区域，禁止吸烟，确保室内空气质量。

9.遵守规定：使用者需遵守国家法律法规、单位规章制度以及本制度的相关规定。

10.沟通协作：如遇会议室使用冲突，使用者应积极沟通，协商解决，避免影响他人正常使用。

五、会议室损坏与违规处理

对于违反本制度规定或造成会议室设备损坏的行为，将按照以下规定进行处理：

1.轻微损坏：如会议室内的非贵重物品损坏，使用者需自行承担修复或购买同等价值物品的责任。

2.严重损坏：对于造成会议室设备严重损坏的情况，使用者需承担相应的维修费用，并在必要时赔偿。

3.违规使用：对于违规使用会议室的行为，如擅自改变会议室用途、未经批准擅自延长使用时间等，将进行批评教育，并记录在案。

4.情节严重：若违规行为造成严重后果，如火灾、设备损坏等，将追究相关人员的责任，并可能涉及法律程序。

5.责任追究：对于故意损坏会议室设备或故意违反规定的行为，将严肃追究当事人责任，并视情节轻重给予相应处罚。

6.处罚措施：处罚措施可能包括但不限于警告、罚款、停职检查等，具体根据违规行为的性质和严重程度确定。

7.教育改正：对于违规行为，除处罚外，还将进行必要的教育和改正，以提高使用者的责任意识和遵守规定的自觉性。

8.档案记录：所有违规行为和处罚决定将记录在案，作为今后评估和改进会议室管理制度的重要依据。

9.沟通反馈：对于处理结果，行政部门将及时与当事人沟通，并听取其意见和建议。

10.制度完善：根据实际情况，对会议室管理制度进行适时修订和完善，以确保其有效性和适用性。

六、会议室预约与变更管理

为合理分配和使用会议室资源，以下是对会议室预约与变更的管理规定：

1.预约流程：使用者需通过行政部门提供的预约系统或书面形式提出会议室使用申请，包括会议时间、参会人数、活动内容等详细信息。

2.预约时间：会议室的预约时间为工作日的上午8:00至下午18:00，特殊情况需提前申请。

3.预约优先级：行政部门将根据会议室的使用需求和申请的紧急程度，确定预约的优先级。

4.变更通知：如需变更预约时间或取消预约，使用者应至少提前24小时向行政部门发出书面或口头通知。

5.变更处理：行政部门将根据变更情况重新安排会议室的使用，并通知相关使用者。

6.预约冲突：如遇预约冲突，行政部门将协调解决，尽量满足双方需求。

7.预约取消：未经批准擅自取消预约或未按时通知变更，将视为违规，行政部门将记录并可能采取相应措施。

8.预约记录：行政部门将保留会议室的使用预约记录，包括预约时间、参会人员、活动内容等，以备查证。

9.预约查询：使用者可随时查询会议室的预约情况，了解会议室的使用状态。

10.预约反馈：使用结束后，行政部门将向使用者收集对会议室使用情况的反馈意见，以不断改进服务质量。

七、会议室日常维护与检查

为确保会议室的整洁与安全，行政部门需定期进行日常维护与检查，具体内容包括：

1.设备检查：每周对会议室内的设备进行一次全面检查，包括投影仪、音响系统、白板、灯光等，确保其正常运行。

2.清洁保养：每日对会议室进行清洁，包括地面、桌面、座椅等，保持会议室干净整洁。

3.环境检查：每月对会议室的消防安全、通风照明等环境条件进行检查，确保符合安全标准。

4.文件归档：定期对会议室内的文件和资料进行整理归档，避免混乱和丢失。

5.故障报修：发现设备故障或安全隐患，应及时上报行政部门，并安排维修或更换。

6.设备更新：根据设备的使用状况和技术更新，适时更新或升级会议室设备。

7.保养记录：建立会议室设备保养记录，详细记录每次的检查、清洁、维修情况。

8.使用指南：在会议室醒目位置张贴设备使用指南，方便使用者正确操作。

9.使用培训：定期对使用者进行会议室设备使用培训，提高使用效率，减少故障发生。

10.安全宣传：通过张贴海报、发放宣传资料等形式，提高使用者对消防安全和环保意识的认识。

八、制度执行与监督

为确保本制度的有效执行，特设立以下监督与执行措施：

1.责任分工：行政部门负责本制度的制定、解释和执行，并设立专人负责日常管理。

2.指导与监督：行政部门定期对会议室的使用情况进行检查，指导使用者正确使用会议室资源。

3.内部审计：每年进行一次内部审计，评估本制度的执行效果，并提出改进建议。

4.使用反馈：鼓励使用者通过正式渠道反馈会议室使用中的问题和建议，行政部门将及时回应并处理。

5.违规处理：对于违反本制度的行为，行政部门将进行调查核实，并根据相关规定进行处理。

6.惩戒机制：对于严重违反制度的行为，将采取警告、罚款、暂停使用等惩戒措施。

7.教育培训：通过培训、讲座等形式，加强对使用者的制度教育，提高其对会议室管理制度重要性的认识。

8.信息公开：将本制度及相关执行情况向全体员工公开，确保透明度和公正性。

9.持续改进：根据实际情况和反馈意见，不断修订和完善本制度，以适应变化的需求。

10.责任追究：对于因管理不善导致会议室资源浪费或使用不当造成损失的责任人，将追究其相应责任。

九、附则

1.本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

2.本制度的解释权归行政部门所有。

3.本制度如有未尽事宜，由行政部门根据实际情况予以补充和解释。

4.对于本制度实施过程中出现的问题，行政部门应及时研究解决，并确保制度的平稳过渡和有效执行。

5.本制度如有修订，将以新的文件形式发布，原有文件同时废止。

6.所有使用者应严格遵守本制度，如有违反，将按照相关规定进行处理。

7.本制度发布后，各部门和单位应将本制度传达至每一位使用者，并确保其知晓和遵守。

8.本制度执行过程中，如遇特殊情况，需经行政部门批准后方可调整。

9.本制度的修订和废止，需按照规定的程序进行，并提前通知相关部门和人员。

10.本制度执行过程中产生的相关费用，按照单位财务规定执行。

十、附录

附录一：会议室使用申请表

（包含会议主题、参会人员、预计时间、所需设备、申请部门、申请人签名等）

附录二：会议室设备清单

（详细列出会议室内的设备名称、型号、数量、使用说明等）

附录三：会议室设备保养记录表

（记录每次设备的检查、清洁、维修情况）

附录四：会议室使用情况反馈表

（收集使用者对会议室使用情况的意见和建议）

附录五：会议室违规