学习合同管理办法

学习合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。合同管理委员会负责审议重大合同，协调合同管理中的重大问题，对合同管理工作进行指导和监督。（二）合同管理部门公司指定[具体部门名称]为合同管理部门，负责合同的统一归口管理。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度及流程。2.参与合同的起草、审核、签订等工作。3.负责合同的登记、归档、保管等工作。4.监督合同的履行情况，协调处理合同纠纷。5.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好合同管理相关工作。其主要职责包括：1.根据业务需要，起草合同文本。2.组织合同谈判，明确合同条款。3.负责合同的履行，及时处理合同履行过程中出现的问题。4.向合同管理部门报送合同签订、履行等情况。三、合同的签订（一）合同文本的起草1.业务部门应根据业务需求，起草合同文本。合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确，符合法律法规及公司要求。2.合同文本一般应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所。标的。数量。质量。价款或者报酬。履行期限、地点和方式。违约责任。解决争议的方法。3.对于格式合同，业务部门应认真审查合同条款，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。如对格式合同条款有异议，应及时与对方协商修改。（二）合同的审核1.合同文本起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律、经济、技术等方面对合同进行全面审核，提出审核意见。2.审核内容主要包括：合同主体是否合法，是否具备签订合同的资格和能力。合同条款是否符合法律法规及公司要求，是否公平合理。合同内容是否完整，权利义务是否明确。合同的签订、履行是否存在法律风险。其他需要审核的事项。3.合同管理部门应在收到合同文本后的[具体工作日]内完成审核，并将审核意见反馈给业务部门。业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，如双方对审核意见存在分歧，应及时沟通协商解决。（三）合同的签订1.经审核通过的合同，由业务部门负责与对方当事人签订。签订合同前，业务部门应确保合同双方已就合同条款达成一致意见，并取得公司法定代表人或其授权代表的签字同意。2.签订合同应使用公司统一印制的合同文本，如因特殊情况需要使用非公司统一文本的，应经合同管理部门审核同意。3.合同签订时，应加盖公司合同专用章或公章。合同专用章或公章的使用应严格按照公司印章管理制度执行。4.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部门进行登记、归档。四、合同的履行（一）履行计划的制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定，制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等。2.履行计划应报合同管理部门备案。合同管理部门应对履行计划进行审核，确保履行计划符合合同约定和公司要求。（二）履行过程的跟踪与监督1.业务部门应按照履行计划组织合同的履行，及时处理合同履行过程中出现的问题。如遇重大问题或风险，应及时向合同管理部门报告。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪与监督，及时掌握合同履行进度，发现问题及时督促业务部门采取措施解决。3.业务部门应定期向合同管理部门报送合同履行情况报告，报告内容应包括合同履行进度、存在的问题及解决措施等。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应及时与对方协商，并签订书面协议。2.合同变更或解除协议应报合同管理部门审核。合同管理部门应按照合同审核流程对变更或解除协议进行审核，确保变更或解除协议符合法律法规及公司要求。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况通知合同管理部门，并办理合同变更或解除的登记、归档手续。五、合同纠纷的处理（一）纠纷的预防1.合同管理部门应加强对合同履行情况的跟踪与监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，预防合同纠纷的发生。2.业务部门在合同签订和履行过程中，应严格遵守法律法规和公司规定，诚实守信，避免因自身原因引发合同纠纷。（二）纠纷的处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出处理方案，并报合同管理部门。2.合同管理部门应会同业务部门对纠纷进行研究分析，根据纠纷情况，确定处理方式。处理方式一般包括协商、仲裁、诉讼等。3.如需通过仲裁或诉讼解决合同纠纷的，合同管理部门应及时组织相关人员，收集证据，准备法律文书，并委托公司法律顾问或聘请律师代理。4.在合同纠纷处理过程中，业务部门和合同管理部门应密切配合，及时向公司领导汇报纠纷处理进展情况，确保纠纷得到妥善解决。六、合同的登记与归档（一）合同的登记1.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部门进行登记。合同管理部门应建立合同台账，对合同的基本信息、签订时间、履行情况等进行详细记录。2.合同台账应定期更新，确保合同信息的准确性和完整性。（二）合同的归档1.合同履行完毕或终止后，业务部门应将合同相关资料整理齐全，送合同管理部门进行归档。合同管理部门应按照档案管理规定，对合同资料进行分类、编号、装订，并妥善保管。2.合同档案应包括合同文本、合同审批表、履行情况记录、变更或解除协议、纠纷处理记录等相关资料。3.合同档案的保管期限应按照国家法律法规及公司档案管理制度执行。七、合同管理的信息化建设（一）建立合同管理信息系统公司应建立合同管理信息系统，实现合同管理的信息化、规范化和自动化。合同管理信息系统应涵盖合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止、纠纷处理、登记、归档等全过程管理。（二）信息系统的功能要求1.合同起草功能：提供合同模板，支持业务部门在线起草合同文本，并自动进行格式检查和条款合规性检查。2.审核功能：实现合同审核流程的在线流转，审核人员可在系统中对合同进行批注、修改意见等操作，并及时反馈审核结果。3.签订功能：支持合同电子签章，确保合同签订的合法性和安全性。4.履行跟踪功能：实时跟踪合同履行进度，提醒业务部门及时处理合同履行过程中出现的问题。5.变更与解除功能：在线办理合同变更与解除手续，记录变更或解除的原因、过程及结果。6.纠纷处理功能：对合同纠纷进行登记、跟踪和处理，记录纠纷处理过程中的相关信息和结果。7.统计分析功能：对合同数据进行统计分析，生成各类报表，为公司决策提供数据支持。（三）信息系统的使用与维护1.公司应组织相关人员进行合同管理信息系统的培训，确保业务部门和合同管理部门人员能够熟练使用系统。2.合同管理部门应负责合同管理信息系统的日常维护和管理，及时处理系统运行过程中出现的问题，确保系统的正常运行。3.定期对合同管理信息系统的数据进行备份，防止数据丢失。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对合同管理工作进行审计监督，检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行的合规性等。2.合同管理部门应定期对合同管理工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题，并向公司领导报告自查情况。（二）外部监督1.公司应积极配合政府有关部门对合同管理工作的监督检查，及时整改存在的问题。2.关注行业动态和法律法规变化，不断完善合同管理制度，提高合同管理水平。九、责任追究（一）责任追究的情形1.在合同签订、履行过程中，因故意或重大过失导致公司利益受损的。2.违反合同管理制度，擅自签订、变更、解除合同的。3.未按照合同约定履行义务，给对方造成损失的。4.在合同纠纷处理过程中，因工作失误导致公司承担不利后果的。5.其他违反合同管理规定的行为。（二）责任追究的方式1.责令改正。2.警告。3.罚款。4.赔偿损失。5.解除劳动合同。6.追究法律责任。（三）责任追究的程序1.由合同管理部