天津档案管理办法

天津档案管理办法一、总则（一）目的与依据为加强天津地区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及国家档案行业标准，结合本市实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于天津市行政区域内各级党政机关、人民团体、企事业单位、社会组织以及其他各类机构（以下统称“单位”）的档案管理活动。（三）基本原则档案管理工作应遵循统一领导、分级管理的原则，维护档案的真实性、完整性和保密性，适应信息化发展要求，提高档案管理的科学化、规范化水平。二、档案管理机构与人员（一）管理机构设置各单位应设立档案管理机构或指定专门部门负责档案管理工作，配备与档案管理任务相适应的工作人员。档案管理机构应保持相对稳定，确需调整的，应报上级主管部门备案。（二）人员配备要求档案管理人员应具备档案专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，经过档案管理专业培训，并取得相应的岗位资格证书。档案管理人员应保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。（三）人员职责1.档案管理机构负责人职责全面负责本单位档案管理工作，制定档案工作计划和规章制度，并组织实施。协调档案管理工作与其他业务工作的关系，保障档案工作所需的经费、设备和场地。组织档案业务培训和考核，提高档案管理人员的业务水平。审核重要档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作规范有序。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理质量符合标准要求。做好档案的保管和保护工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和泄密。按照规定的程序和要求，为单位内部和社会提供档案查阅、借阅等利用服务，做好利用登记和统计工作。负责档案信息化建设，将档案信息录入计算机系统，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享。参与档案鉴定和销毁工作，对超过保管期限或失去保存价值的档案，提出鉴定意见和销毁建议，并按照规定程序进行销毁。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：反映本单位职能活动和历史沿革的各类文件材料，包括收文、发文、内部文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。2.科技档案：在科研、生产、基建等活动中形成的具有保存价值的文件材料，如科研项目立项报告、研究成果报告、设计图纸、工艺文件、工程竣工资料等。3.人事档案：记录个人基本情况、工作经历、学历学位、考核奖惩、工资待遇等信息的文件材料，包括履历表、自传、考核鉴定、学历学位证书、奖惩决定等。4.会计档案：单位在经济活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。5.业务档案：各单位在业务工作中形成的具有保存价值的文件材料，如合同协议、业务报表、客户资料、招投标文件等。6.声像档案：记录单位重要活动、事件、人物等的照片、录音、录像等声像材料。7.电子档案：以数字形式存储在计算机系统或其他电子设备中的各类文件材料，包括办公自动化系统生成的电子文件、电子公文、电子报表等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保应归档的文件材料齐全、完整、真实。2.文件材料形成后，承办部门应及时整理，在规定时间内移交档案管理机构。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，档案管理机构应提前介入，进行全程跟踪收集。（三）整理原则与方法1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。符合国家和行业档案整理标准要求。2.整理方法文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，采用“件”为单位进行装订、编目。科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类，建立项目档案卷册，对图纸等特殊载体材料进行单独整理和编号。人事档案：按照干部人事档案管理规定进行整理，建立个人档案卷册，采用分类法进行编号。会计档案：按照会计档案管理办法进行整理，采用年度、保管期限分类，以“卷”为单位进行装订、编目。业务档案：根据业务特点和管理需要，确定分类方案，采用适当的方法进行整理和编号。声像档案：按照内容、时间等进行分类，对照片、录音、录像等进行编号、标注说明，并制作相应的文字目录。电子档案：按照电子文件管理要求进行整理，建立电子档案目录数据库和存储体系，确保电子档案的可读性和可利用性。四、档案的保管（一）保管场所与设施1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度调控设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案整理与上架1.档案管理人员应按照整理要求对档案进行进一步整理和编目，确保档案的系统性和规范性。2.将整理好的档案按照分类方案和编号顺序上架存放，便于查找和利用。3.建立档案存放索引，标明档案的类别、年度、保管期限、存放位置等信息，方便档案管理人员和利用者快速查找档案。（三）档案保管期限与鉴定1.保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映本单位主要职能活动和历史面貌，对国家和社会具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年；短期保管的档案是指在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年。2.鉴定工作组织各单位应成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作。档案鉴定小组应定期对保管期满的档案进行鉴定，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.鉴定程序与方法档案鉴定小组应逐卷逐件审查档案内容，根据档案的价值和保管期限规定，判断档案是否仍有保存价值。对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经单位负责人批准后，按照规定程序进行销毁。销毁清册应永久保存。五、档案的利用（一）利用原则与范围1.利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案的真实性和完整性不受损害。优先满足本单位工作需要，同时依法为社会提供档案利用服务。2.利用范围本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理手续。外单位因工作需要查阅、借阅档案的，应持有单位介绍信，经档案管理机构负责人批准后，按照规定办理查阅、借阅手续。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照相关保密规定进行管理，严格限制利用范围。（二）利用手续办理1.查阅手续本单位工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理机构查阅。外单位查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，提交单位介绍信，经档案管理机构负责人审核批准后，在档案管理机构指定的地点查阅。查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。2.借阅手续本单位工作人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经所在部门负责人和档案管理机构负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。外单位借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，提交单位介绍信，经档案管理机构负责人审核批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应经档案管理机构负责人批准。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用登记与统计1.档案管理机构应建立档案利用登记制度，对查阅、借阅档案的人员、时间、内容、用途等进行详细登记。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。六、档案信息化建设（一）建设目标与规划1.各单位应制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施，逐步实现档案管理的信息化、数字化和网络化。2.档案信息化建设应与单位的信息化建设整体规划相协调，充分利用现代信息技术手段，提高档案管理效率和服务水平。（二）数据采集与录入1.按照档案整理要求，对纸质档案进行数字化处理，将档案内容录入计算机系统，建立档案数据库。2.对电子文件应按照电子档案管理要求进行规范整理和存储，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。3.在数据采集和录入过程中，应进行严格的数据质量控制，确保数据准确无误。（三）系统功能与应用1.档案管理信息系统应具备档案收集、整理、保管、利用、鉴定、统计等功能模块，实现档案管理业务的自动化和信息化。2.利用系统提供的检索、查询、借阅、统计等功能，方便档案管理人员和利用者快速获取档案信息。3.建立档案信息共享平台，实现与其他业务系统的互联互通，促进档案信息资源的共享和利用。（四）安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密存储等技术手段，防止网络攻击和数据泄露。2.建立健全档案信息化系统安全管理制度，规范用户操作权限，定期进行系统安全检查和维护。3.做好档案数据的备份工作，定期将档案数据备份到磁带、光盘等存储介质上，并异地存放，确保数据安全。七、监督与检查（一）监督检查主体与职责1.天津市档案行政管理部门负责对全市档案管理工作进行监督检查，指导各单位做好档案管理工作。2.各单位上级主管部门应加强对所属单位档案管理工作的监督检查，确保档案管理工作符合规定要求。3.各单位应定期对本单位档案管理工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。（二）监督检查内容与方式1.监督检查内容档案管理机构设置和人员配备情况。档案管理制度建设和执行情况。档案收集、整理、保管、利用等工作情况。档案信息化建设情况。档案安全管理情况。2.监督检查方式定期检查：档案行政管理部门和各单位上级主管部门定期组织对所属单位档案管理工作进行全面检查。专项检查：针对档案管理中的重点问题和薄弱环节，开展专项检查。日常检查：档案管理机构对本单位档案管理工作进行日常巡查和监督。（三）问题整改与责任追究1.