工程收发管理办法

工程收发管理办法一、总则（一）目的为加强公司工程收发管理，规范工程物资的收发流程，确保工程物资的及时供应、合理使用和有效控制，保障工程顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有工程项目的物资收发管理活动，包括但不限于原材料、构配件、设备等的采购、验收、储存、发放及回收等环节。（三）基本原则1.准确性原则：收发信息应准确无误，确保物资的品种、规格、数量等与工程需求和相关合同一致。2.及时性原则：及时处理物资的收发业务，避免因延误影响工程进度。3.规范性原则：严格按照规定的流程和标准进行操作，确保管理工作的规范化、标准化。4.责任明确原则：明确各环节的责任主体，做到责任到人，便于追溯和考核。二、职责分工（一）采购部门1.根据工程进度和需求计划，负责物资的采购工作，确保采购物资的质量、规格和数量符合要求。2.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，跟踪合同执行情况，及时协调解决采购过程中的问题。3.负责办理物资的运输、保险等相关事宜，确保物资安全、及时到达公司。（二）仓库管理部门1.负责工程物资的验收入库工作，对物资的数量、质量、规格等进行严格检验，确保入库物资符合要求。2.建立物资库存台账，准确记录物资的出入库情况，定期进行盘点，保证账实相符。3.负责物资的储存保管工作，根据物资的特性和要求，合理安排储存场所，采取相应的保管措施，防止物资损坏、变质。4.按照工程部门的领料单，及时、准确地发放物资，做好发放记录，并对发放情况进行跟踪。5.负责对工程剩余物资进行回收、整理和保管，办理退库手续，定期向相关部门反馈库存信息。（三）工程部门1.根据工程进度和实际需求，提前编制物资需求计划，提交给采购部门和仓库管理部门。2.负责对领用的物资进行合理使用和管理，确保物资用于本工程项目，不得挪作他用。3.协助仓库管理部门做好物资的盘点工作，对盘点结果进行确认。4.在工程竣工后，负责组织对剩余物资进行清理和移交。（四）质量检验部门1.参与物资的验收工作，对物资的质量进行检验和判定，确保入库物资符合质量标准。2.对工程使用的物资进行质量抽检，发现质量问题及时通知相关部门处理。（五）财务部门1.负责审核物资采购合同、发票等相关单据，办理付款手续。2.对工程物资的收发情况进行账务处理，定期与仓库管理部门核对账目，确保财务数据的准确性。3.参与工程物资的成本核算和控制，提供相关财务分析报告。三、物资采购管理（一）采购计划编制1.工程部门应根据工程进度计划和施工图纸，提前[X]天编制物资需求计划，明确物资的品种、规格、数量、质量要求等。2.物资需求计划应经部门负责人审核后提交给采购部门。采购部门结合库存情况，对需求计划进行综合平衡，编制采购计划。3.采购计划应包括采购物资的名称、规格、数量、预计采购时间、采购预算等内容，并报公司主管领导审批。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等进行评估和审核。2.优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、供货及时的供应商。与供应商签订采购合同前，应明确双方的权利和义务，包括物资的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等。3.采购部门应定期对供应商进行评价和考核，根据评价结果调整供应商名录，对不合格供应商及时进行淘汰。（三）采购合同签订与执行1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、明确、具体。2.采购部门应严格按照采购合同的约定执行，跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中的问题。3.如因特殊原因需要变更采购合同，采购部门应及时与供应商协商，并签订补充协议，报公司主管领导审批。（四）采购验收1.物资到货前，采购部门应通知仓库管理部门和质量检验部门做好验收准备工作。2.物资到货后，仓库管理部门应会同质量检验部门按照合同要求和相关标准对物资的数量、质量、规格等进行验收。3.验收合格的物资应及时办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并做好记录。四、物资验收入库管理（一）验收准备1.仓库管理部门在接到采购部门的到货通知后，应根据物资的特性和要求，准备好验收场地、工具和人员。2.质量检验部门应安排专业检验人员参与验收工作，并准备好相关检验设备和标准文件。（二）验收内容1.数量验收：按照送货单或合同约定的数量进行清点，确保物资数量准确无误。2.质量验收：依据相关质量标准和合同要求，对物资的外观、尺寸、性能等进行检验，必要时进行抽样检验或试验。3.规格验收：核对物资的规格型号是否与合同约定一致。（三）验收记录1.验收人员应如实填写物资验收记录，包括物资名称、规格、型号、数量、供应商、到货日期、验收情况等内容。2.验收记录应由验收人员签字确认，并加盖验收专用章。验收合格的物资，仓库管理部门应及时办理入库手续；验收不合格的物资，应单独存放，并注明原因，及时通知采购部门处理。（四）入库手续办理1.仓库管理部门根据验收合格的物资，填写入库单，入库单应包括物资名称、规格、型号、数量、供应商、入库日期等内容。2.入库单经仓库管理人员、送货人员签字确认后，一联仓库留存，作为库存管理的依据；一联交采购部门，作为采购结算的凭证；一联交财务部门，作为账务处理的依据。五、物资储存保管管理（一）储存场所规划1.仓库管理部门应根据物资的特性、用途和储存要求，合理规划储存场所，划分不同的储存区域，如原材料区、构配件区、设备区等。2.对易燃易爆、有毒有害等危险物资，应设置专门的储存区域，并采取相应的安全防护措施。（二）物资存放要求1.物资应按照类别、规格、型号等进行分类存放，做到标识清晰、摆放整齐，便于查找和盘点。2.对于有特殊储存要求的物资，如防潮、防火、防虫、防腐蚀等，应采取相应的防护措施，确保物资质量不受影响。3.物资应堆码整齐，不得超高、超宽、超重，确保储存安全。（三）库存盘点1.仓库管理部门应定期对库存物资进行盘点，盘点周期一般为[X]月/季度/半年/年。2.盘点前，仓库管理人员应做好准备工作，包括核对账目、整理物资、准备盘点工具等。3.盘点过程中，应认真清点物资数量，检查物资质量和状态，如实记录盘点结果。4.盘点结束后，仓库管理部门应编制盘点报告，对盘点结果进行分析和总结。如发现账实不符，应及时查明原因，进行调整，并追究相关人员的责任。（四）库存预警1.仓库管理部门应建立库存预警机制，设定各类物资的最低库存和最高库存限额。2.当库存物资低于最低库存限额时，仓库管理人员应及时通知采购部门进行补货；当库存物资高于最高库存限额时，应及时通知相关部门采取措施，如暂停采购、加快物资领用等。六、物资发放管理（一）领料申请1.工程部门根据工程进度和实际需求，填写领料单，领料单应包括物资名称、规格、型号、数量、用途等内容。2.领料单经部门负责人审核签字后，提交给仓库管理部门。（二）发放审批1.仓库管理部门接到领料单后，应核对领料单的内容是否完整、准确，审批手续是否齐全。2.对于重要物资或大额领料，仓库管理部门应报公司主管领导审批。（三）物资发放1.仓库管理人员根据审批后的领料单，按照先进先出、急用先发的原则，及时、准确地发放物资。2.发放物资时，应认真核对物资的名称、规格、型号、数量等，确保与领料单一致。3.物资发放后，仓库管理人员应在领料单上签字确认，并更新库存台账。（四）发放记录1.仓库管理部门应建立物资发放记录台账，详细记录物资的发放日期、领料部门、物资名称、规格、型号、数量、用途等信息。2.发放记录台账应定期进行整理和归档，以便查询和追溯。七、工程剩余物资管理（一）剩余物资清理1.在工程竣工后，工程部门应组织对施工现场的剩余物资进行清理，统计剩余物资的品种、规格、数量等。2.剩余物资应及时清理回仓库，仓库管理部门应进行核对和验收，确保剩余物资的数量和质量准确无误。（二）剩余物资退库1.工程部门将清理后的剩余物资填写退库单，退库单应包括物资名称、规格、型号、数量、退库原因等内容。2.退库单经工程部门负责人和仓库管理部门签字确认后，办理退库手续。仓库管理部门应将退库物资妥善保管，并更新库存台账。（三）剩余物资处理1.对于公司不再使用的剩余物资，仓库管理部门应定期进行盘点和清理，提出处理意见，报公司主管领导审批。2.剩余物资的处理方式包括报废、变卖、调拨等。处理过程中，应按照相关规定进行操作，确保资产的安全和完整。3.处理剩余物资所取得的收入，应及时入账，纳入公司财务管理。八、监督与考核（一）监督检查1.公司应建立工程收发管理监督检查机制，定期对物资采购、验收、储存、发放等环节进行监督检查。2.监督检查内容包括管理制度的执行情况、工作流程的合规性、物资质量和数量的准确性、库存管理的规范性等。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.公司应制定工程收发管理考核评价办法，对各相关部门和人员的工作