存货管理暂行办法

存货管理暂行办法一、总则（一）目的为了加强公司存货管理，规范存货采购、验收、存储、发出、盘点等环节的操作流程，保障存货安全，提高存货运营效率，降低存货成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、子公司的存货管理活动。存货包括原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料等。（三）基本原则1.统一管理原则公司对存货实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算，确保存货管理的规范化、标准化。2.安全第一原则加强存货安全防范措施，确保存货的数量准确、质量完好，防止存货被盗、毁损、变质等情况发生。3.效益优先原则优化存货采购、存储、使用等环节，降低存货成本，提高存货周转率，实现存货效益最大化。4.内部控制原则建立健全存货内部控制制度，明确各部门、各岗位在存货管理中的职责权限，加强对存货管理全过程的监督和制约。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定存货采购计划，根据市场需求、生产计划等因素，合理确定存货采购数量、品种、规格、采购时间等。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。3.签订采购合同，明确采购价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，确保采购合同的合法性、有效性和完整性。4.组织实施采购活动，跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题。5.负责采购发票的审核、报销等工作。（二）仓储部门1.负责存货的验收入库工作，对采购的存货进行数量、质量、规格等方面的检验，确保入库存货符合要求。2.建立存货保管账，记录存货的收发存情况，定期与财务部门进行核对，保证账实相符。3.按照存货的特性和保管要求，合理安排存货存储位置，采取必要的保管措施，如防潮、防虫、防火、防盗等，确保存货安全。4.负责存货的发出工作，根据销售订单、生产领料单等，及时准确地发出存货，并办理相关手续。5.定期对存货进行盘点，编制盘点报告，及时发现和处理存货盘盈、盘亏、毁损等情况。（三）生产部门1.根据生产计划，合理安排生产进度，确定存货的领用数量和时间，确保生产顺利进行。2.加强生产现场管理，控制存货的消耗，提高存货利用率，降低生产成本。3.负责在产品、半成品的管理，定期对在产品、半成品进行盘点，及时办理入库、出库手续。（四）销售部门1.负责销售订单的接收、审核和管理，及时将销售订单传递给相关部门，确保销售业务的顺利进行。2.按照销售合同约定，及时组织发货，跟踪发货情况，协调解决发货过程中出现的问题。3.负责应收账款的催收工作，确保销售款项及时足额收回。（五）财务部门1.负责制定存货核算制度，规范存货的会计核算方法，准确记录存货的增减变动情况。2.审核采购发票、入库单、出库单等相关凭证，办理存货采购付款、销售收款等财务手续。3.定期与仓储部门核对存货账目，进行账实核对，对存货盘盈、盘亏、毁损等情况进行账务处理。4.参与存货采购计划的制定，对存货成本进行分析和控制，提供存货管理相关的财务数据和分析报告。（六）质量控制部门1.负责制定存货质量检验标准和检验流程，对采购的存货、生产过程中的在产品、半成品、产成品等进行质量检验。2.对检验合格的存货出具质量检验报告，对不合格存货提出处理意见，跟踪不合格存货的处理情况。3.参与供应商质量管理，对供应商提供的存货质量进行评估和监督。三、存货采购管理（一）采购计划制定1.采购部门应根据公司年度生产经营计划、销售预测、库存状况等因素，结合市场价格波动情况，制定年度存货采购计划。年度存货采购计划应明确各类存货的采购数量、采购时间、采购预算等。2.采购部门应每月对年度存货采购计划进行分解，制定月度采购计划，并根据实际情况进行调整。月度采购计划应详细列出各类存货的采购明细，包括采购数量、品种、规格、供应商、采购时间等。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商评估和选择机制，对潜在供应商进行调查、评估和筛选，选择合格的供应商。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。2.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作、增加采购量等奖励；对于表现不佳的供应商，采取警告、减少采购量、暂停合作等措施，直至取消其供应商资格。（三）采购合同签订与执行1.采购合同签订前，采购部门应将合同草案提交法律部门进行审核，确保合同的合法性、有效性和完整性。法律部门应重点审核合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险等。2.采购合同签订后，采购部门应严格按照合同约定执行，跟踪采购进度，及时协调解决采购过程中出现的问题。如因供应商原因导致合同无法履行或延迟履行，采购部门应及时采取措施，追究供应商的违约责任。3.采购部门应定期对采购合同的执行情况进行检查和分析，总结经验教训，不断完善采购合同管理工作。（四）采购成本控制1.采购部门应加强对采购成本的控制，通过市场调研、招标采购、谈判采购等方式，选择性价比高的供应商，降低采购价格。2.采购部门应合理控制采购批量，避免因采购批量过大导致存货积压，增加存货成本；同时，也要避免因采购批量过小导致采购成本增加。3.采购部门应加强对采购费用的管理，严格控制采购过程中的各项费用支出，如运输费、装卸费、保险费等，降低采购总成本。四、存货验收入库管理（一）验收准备1.仓储部门在接到采购部门的到货通知后，应根据采购合同和存货验收标准，做好验收准备工作。包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。2.验收人员应熟悉采购合同和存货验收标准，掌握验收方法和流程，确保验收工作的顺利进行。（二）验收程序1.验收人员应按照采购合同和存货验收标准，对到货存货的数量、质量、规格等进行逐一核对。验收内容包括存货的名称、型号、规格、数量、外观、包装等。2.对于需要进行质量检验的存货，验收人员应及时通知质量控制部门进行检验。质量控制部门应按照质量检验标准和流程，对存货进行抽样检验，出具质量检验报告。3.验收合格的存货，验收人员应在验收单上签字确认，并办理入库手续。入库手续包括填写入库单、登记存货保管账等。入库单应注明存货的名称、型号、规格、数量、入库时间、供应商等信息。4.验收不合格的存货，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商处理。处理方式包括退货、换货、补货等。采购部门应跟踪不合格存货的处理情况，确保问题得到妥善解决。（三）验收记录与档案管理1.验收人员应及时记录验收情况，包括验收时间、验收人员、验收内容、验收结果等。验收记录应真实、准确、完整，并存档保管。2.仓储部门应建立存货验收档案，将验收单、质量检验报告、采购合同等相关资料整理归档，以便日后查阅和追溯。五、存货存储管理（一）存储规划1.仓储部门应根据存货的特性、用途、存储要求等因素，合理规划存货存储区域，划分不同的存储仓位，如原材料仓、在产品仓、半成品仓、产成品仓、周转材料仓等。2.仓储部门应按照存货的类别、品种、规格等进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。同时，应根据存货的出入库频率，合理安排存储位置，提高仓储空间利用率。（二）存储条件控制1.仓储部门应根据存货的存储要求，采取必要的保管措施，确保存货的安全和质量。如对于易受潮的存货，应采取防潮措施；对于易变质的存货，应采取冷藏、冷冻等措施；对于易燃易爆的存货，应采取防火、防爆等措施。2.仓储部门应定期对存货存储环境进行检查和维护，确保存储条件符合要求。如检查仓库的温湿度、通风情况、消防设施等，及时发现和处理问题。（三）库存盘点1.仓储部门应定期对存货进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月、每季度或每年进行一次全面盘点。2.盘点前，仓储部门应制定盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员、盘点方法等。盘点计划应提前通知相关部门和人员，做好准备工作。3.盘点过程中，盘点人员应认真核对存货的数量、质量、规格等，如实记录盘点结果。对于盘点中发现的盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，并填写盘点差异报告。4.盘点结束后，仓储部门应根据盘点结果编制盘点报告，报送财务部门进行账务处理。财务部门应根据盘点报告，对存货账目进行调整，确保账实相符。（四）库存预警1.仓储部门应建立库存预警机制，设定各类存货的安全库存、最高库存和最低库存标准。安全库存是指为保证生产经营活动正常进行而储备的最低存货数量；最高库存是指为避免存货积压而设定的最高存货数量；最低库存是指为防止存货短缺而设定的最低存货数量。2.仓储部门应实时监控存货库存情况，当存货库存低于最低库存标准时，应及时通知采购部门进行补货；当存货库存高于最高库存标准时，应及时通知相关部门采取措施，如促销、退货等，降低库存水平。六、存货发出管理（一）发出申请与审批1.各部门因生产、销售等需要发出存货时，应填写存货发出申请单，注明发出存货的名称、型号、规格、数量、用途等信息，并提交相关部门负责人审批。2.相关部门负责人应根据生产计划、销售订单等情况，对存货发出申请进行审核，审批通过后签字确认。对于超出预算或不合理的发出申请，应予以拒绝，并说明理由。（二）发出操作1.仓储部门根据经审批的存货发出申请单，办理存货发出手续。发出存货时，应按照先进先出、后进先出、加权平均等方法确定发出存货的成本，并填写出库单。出库单应注明存货的名称、型号、规格、数量、发出时间、领用部门等信息。2.仓储部门应及时将发出存货的相关信息传递给财务部门，财务部门根据出库单进行账务处理，记录存货的减少情况。（三）发出记录与跟踪1.仓储部门应建立存货发出记录台账，详细记录存货的发出时间、发出数量、领用部门、用途等信息，以便日后查询和统计。2.仓储部门应跟踪发出存货的使用情况，对于发出后长期未使用或使用不当的存货，应及时与领用部门沟通，了解原因，并采取相应措施，如收回、调整使用计划等，确保存货的合理使用。七、存货核算与财务处理（一）核算方法1.财务部门应按照国家统一的会计制度和公司存货核算制度，对存货进行核算。存货核算方法包括实际成本法和计划成本法。公司应根据实际情况选择合适的核算方法，并保持核算方法的一致性。2.采用实际成本法核算存货时，存货的采购成本包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。发出存货的成本按照先进先出、后进先出、加权平均等方法计算确定。3.采用计划成本法核算存货时，存货的采购成本按照计划成本入账，实际成本与计划成本的差异通过“材料成本差异”科目核算。发出存货时，应将计划成本调整为实际成本。（二）账务处理1.采购存货时，财务部门根据采购发票、入库单等凭证，借记“原材料”、“库存商品”等科目，贷记“应付账款”、“银行存款”等科目。2.存货验收入库时，财务部门根据入库单，借记“原材料”、“库存商品”等科目，贷记“在途物资”等科目。3.发出存货时，财务部门根据出库单，借记“生产成本”、“销售费用”、“管理费用”等科目，贷记“原材料”、“库存商品”等科目。4.存货盘盈时，财务部门根据盘点报告，借记“原材料”、“库存商品”等科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目；经批准后，借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目，贷记“管理费用”等科目。5.存货盘亏或毁损时，财务部门根据盘点报告，借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目，贷记“原材料”、“库存商品”等科目；属于应由保险公司或过失人赔偿的部分，借记“其他应收款”科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目；属于自然灾害等非常原因造成的损失，借记“营业外支出——非常损失”科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目；属于一般经营损失的部分，借记“管理费用”科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目。（三）财务报表披露1.财务部门应按照财务报表编制要求，在资产负债表中准确列示存货的金额、类别等信息。2.财务部门应在财务报表附注中披露存货的核算方法、存货跌价准备的计提方法、存货的构成情况等信息，以便投资者、债权人等财务报表使用者了解公司存货管理情况。八、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对存货管理情况进行审计监督，检查存货管理制度的执行情况、采购流程的合规性、库存管理的有效性、财务核算的准确性等。2.内部审计部门应根据审计结果，提出改进建议和意见，督促相关部门及时整改，完善存货管理工作。（二）定期检查1.公司应定期组织对存货管理情况进行检查，检查内容包括存货采购计划的执行情况、验收入库流程的规范情况、存储管理的安全情况、发出管理的准确性情况、库存盘点的真实性情况等。2.定期检查应由公司管理层或相关部门负