存货监督管理办法

存货监督管理办法一、总则（一）目的为加强公司存货的监督管理，规范存货管理行为，保障存货的安全与完整，提高存货运营效率，降低存货成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门涉及存货采购、验收、存储、领用、盘点等环节的管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：存货管理活动必须严格遵守国家相关法律法规及行业标准，确保公司经营活动合法合规。2.准确性原则：存货的记录、核算应准确无误，保证财务数据的真实性和可靠性。3.安全性原则：采取有效措施保障存货的安全，防止存货被盗、毁损、变质等情况发生。4.效益性原则：优化存货管理流程，提高存货周转率，降低存货持有成本，实现公司经济效益最大化。二、存货管理职责分工（一）采购部门1.负责根据公司生产经营计划和市场需求，编制存货采购计划，选择合格的供应商，签订采购合同。2.跟踪采购订单执行情况，确保按时、按质、按量到货。3.负责采购发票的审核与结算工作。（二）仓储部门1.负责存货的验收入库、存储保管、发出配送等工作。2.建立存货保管账，定期进行存货盘点，确保账实相符。3.负责存货仓库的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。（三）生产部门1.根据生产计划合理领用存货，控制生产过程中的存货消耗。2.负责生产过程中存货的管理，提高存货利用率，减少浪费。3.协助仓储部门进行存货盘点工作。（四）财务部门1.负责制定存货核算制度，准确记录存货的增减变动及成本核算。2.定期与仓储部门核对存货账目，进行账账相符检查。3.参与存货采购合同的审核，监督采购资金的支付。4.对存货管理情况进行财务分析，为公司决策提供依据。（五）质量管理部门1.负责对采购的存货进行质量检验，确保存货符合质量标准。2.参与存货验收工作，对验收结果进行质量判定。3.对生产过程中的存货质量进行监督检查，防止不合格产品流入下一环节。三、存货采购管理（一）采购计划制定1.采购部门应结合公司年度生产经营计划、销售预测、库存状况等因素，于每年末编制下一年度存货采购计划。采购计划应明确存货的品种、规格、数量、采购时间等内容。2.采购计划需经相关部门审核，包括生产部门、仓储部门、财务部门等，确保计划的合理性和可行性。审核通过后的采购计划报公司管理层审批。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商评估与选择机制，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等进行综合评估。2.定期对供应商进行考核，根据考核结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商，引入优质供应商。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购数量、价格、交货方式、质量标准、付款方式等条款。（三）采购订单下达1.根据采购计划和供应商情况，采购部门及时下达采购订单。采购订单应详细注明存货的名称、规格、数量、价格、交货日期、交货地点等信息。2.采购订单下达后，应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保订单按时、按质、按量执行。如遇特殊情况需要变更订单，应按照合同约定的程序办理相关手续。（四）采购验收1.存货到货后，采购部门应及时通知仓储部门、质量管理部门等相关人员进行验收。2.验收人员应依据采购合同、质量标准等对存货的数量、质量、规格等进行核对验收。验收合格的存货办理入库手续，验收不合格的存货应及时与供应商协商处理，如退货、换货等。3.验收过程中应做好记录，包括验收时间、验收人员、验收结果等信息。验收记录应妥善保存，以备查阅。（五）采购付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，对采购发票进行审核。审核无误后，办理付款手续。2.采购付款应遵循审批流程，确保付款的真实性、合法性和准确性。对于大额采购付款，应实行集体决策审批制度。四、存货存储管理（一）仓库规划与布局1.仓储部门应根据存货的特点、存储要求等，合理规划仓库布局，划分不同的存储区域，如原材料区、半成品区、成品区等。2.对易燃易爆、有毒有害等特殊存货，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。（二）存货入库1.验收合格的存货，仓储部门应及时办理入库手续。入库时应核对存货的数量、规格、质量等与采购订单和验收记录是否一致。2.按照仓库规划将存货存放到指定位置，并做好标识。标识应包括存货名称、规格、批次、入库日期等信息。3.建立存货保管账，详细记录存货的入库、出库、结存情况。保管账应定期与财务部门核对，确保账账相符。（三）存货保管1.仓储部门应制定存货保管制度，明确存货保管要求和责任人。2.定期对存货进行检查，查看存货的存储状况、质量状况等。如发现存货有损坏、变质、过期等情况，应及时采取措施处理，并上报相关部门。3.做好仓库的安全管理工作，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保存货安全。（四）存货出库1.各部门领用存货时，应填写领料单，注明领用存货的名称、规格、数量、用途等信息。领料单需经相关部门负责人审批。2.仓储部门根据审批后的领料单发放存货，并做好出库记录。出库记录应包括领料日期、领料部门、领料人、存货名称、规格、数量等信息。3.对于贵重存货、限量存货等，应实行限额领料制度，严格控制领用数量。五、存货领用与发出管理（一）领用审批1.各部门根据生产经营需要领用存货时，应填写领用申请单，详细说明领用存货的用途、数量等情况。2.领用申请单需经部门负责人审核，涉及大额领用或特殊用途领用的，还需经公司管理层审批。（二）发出流程1.仓储部门收到经审批的领用申请单后，按照申请单内容发放存货。发放时应核对存货的名称、规格、数量等与申请单是否一致。2.存货发出后，仓储部门应及时更新存货保管账，记录存货的减少情况。同时，将发出的存货信息传递给财务部门，以便进行成本核算。（三）退库管理1.因生产计划变更、产品质量问题等原因，已领用的存货需要退库的，领用部门应填写退库单，注明退库原因、存货名称、规格、数量等信息。2.退库单需经相关部门审核，仓储部门核对退库存货的数量、质量等无误后，办理退库手续，并更新存货保管账。六、存货盘点管理（一）盘点计划制定1.财务部门应会同仓储部门、生产部门等制定年度存货盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点方法、人员分工等内容。2.盘点计划应报公司管理层审批后实施。盘点计划应尽量避免影响公司正常生产经营活动。（二）盘点实施1.根据盘点计划，组织相关人员进行存货盘点。盘点人员应认真核对存货的实际数量、规格、质量等与存货保管账记录是否一致。2.盘点过程中应做好记录，包括盘点日期、盘点人员、存货名称、规格、数量、账实差异等信息。对于盘盈、盘亏的存货，应详细记录原因。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，盘点人员应编制盘点报告，说明盘点情况、账实差异及原因分析等内容。2.财务部门根据盘点报告进行账实调整，确保存货账目与实际情况相符。对于盘盈、盘亏的存货，应按照公司相关规定进行处理，如查明责任、调整账务、追究赔偿等。3.仓储部门应根据盘点结果对存货保管情况进行总结分析，针对存在的问题提出改进措施，不断完善存货管理工作。七、存货核算与财务处理（一）核算原则1.财务部门应按照国家统一的会计制度和公司存货核算制度，对存货进行准确核算。2.存货核算应遵循历史成本原则，以实际采购成本或生产成本入账。对于存货的后续计量，应根据存货的性质和用途，采用适当的方法进行计价。（二）账务处理1.采购存货时，财务部门根据采购发票、入库单等凭证，借记“原材料”“库存商品”等科目，贷记“应付账款”“银行存款”等科目。2.存货发出时，根据不同的计价方法计算发出存货的成本，并进行相应的账务处理。如采用先进先出法、加权平均法等。3.对于盘盈、盘亏的存货，在查明原因并经批准后，进行相应的账务调整。盘盈的存货，借记“原材料”“库存商品”等科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目；盘亏的存货，借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目，贷记“原材料”“库存商品”等科目。（三）财务报表列示1.存货在资产负债表中应按照“原材料”“在产品”“库存商品”“周转材料”等科目余额合计填列。2.财务部门应定期编制存货相关的财务报表附注，详细披露存货的分类、计价方法、跌价准备计提情况等信息，为财务报表使用者提供全面的存货信息。八、存货风险管理（一）风险识别与评估1.公司应建立存货风险识别与评估机制，定期对存货管理过程中的风险进行识别和评估。2.风险识别应涵盖采购、存储、领用、盘点等各个环节，包括市场价格波动风险、供应商违约风险、存货损坏变质风险、账实不符风险等。3.根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场价格波动风险：加强市场价格监测与分析，合理安排采购计划，采用套期保值等金融工具规避价格风险。2.供应商违约风险：选择多家优质供应商，分散采购渠道；加强与供应商的沟通与合作，定期评估供应商信用状况；签订详细的采购合同，明确违约责任。3.存货损坏变质风险：完善存货保管条件，加强仓库安全管理；定期对存货进行检查和维护；合理控制存货库存水平，避免积压。4.账实不符风险：加强存货核算与管理，定期进行账账核对、账实核对；规范存货出入库流程，确保单据传递及时、准确；建立健全存货盘点制度，及时发现和处理账实差异。九、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对存货管理情况进行审计监督，检查存货管理制度的执行情况、采购流程的合规性、存货核算的准确性、仓库管理的安全性等。2.内部审计部门应根据审计结果出具审计报告，提出改进建议和意见，并跟踪整改情况，确保公司存货管理活动规范有序。（二）日常监督检查1.采购部门、仓储部门、财