外包用房管理办法

外包用房管理办法总则目的为规范公司外包用房的管理，提高用房使用效率，保障公司业务的正常开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于公司所有外包用房的管理，包括但不限于租赁的办公场地、生产厂房、仓储用房等。基本原则1.合法合规原则：外包用房的管理必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.合理使用原则：确保用房资源得到合理配置和有效利用，避免浪费。3.安全保障原则：保障外包用房的使用安全，防止发生安全事故。4.责任明确原则：明确各部门及相关人员在用房管理中的职责，做到责任到人。外包用房的规划与审批用房需求规划1.各部门应根据业务发展需要，提前制定年度外包用房需求计划，详细说明用房的用途、面积、使用期限等。2.需求计划应提交至公司行政部门，行政部门进行汇总和初步审核后，提交公司管理层审批。用房审批流程1.部门提交用房申请，填写《外包用房申请表》，注明申请用房的详细信息及用途说明。2.行政部门对申请进行初审，审核内容包括用房需求的合理性、是否符合公司规划等，初审通过后提交公司领导审批。3.公司领导根据公司实际情况及发展战略，对用房申请进行审批，审批通过后由行政部门负责安排落实。外包用房的租赁与合同管理租赁信息收集1.行政部门负责收集市场上符合公司需求的外包用房租赁信息，包括房源位置、面积、租金、配套设施等。2.对收集到的租赁信息进行整理和分析，筛选出合适的房源供公司领导决策。租赁合同签订1.确定意向房源后，行政部门代表公司与出租方进行租赁合同谈判，明确双方的权利和义务。2.合同条款应包括租赁期限、租金及支付方式、房屋用途、维修责任、违约责任等重要内容，确保合同条款合法合规、公平合理。3.租赁合同初稿经公司法律顾问审核后，提交公司领导审批，审批通过后正式签订租赁合同。合同执行与跟踪1.行政部门负责租赁合同的执行，按照合同约定及时支付租金及相关费用。2.定期对租赁合同的执行情况进行跟踪检查，确保公司权益得到保障，如发现问题及时与出租方沟通协商解决。3.合同执行过程中如有变更或续签需求，应按照合同约定的程序进行申请和审批，重新签订或修订租赁合同。外包用房的使用管理用房分配与交接1.行政部门根据公司领导审批意见，将租赁的外包用房分配给相关部门使用，并办理交接手续。2.交接内容包括房屋钥匙、门禁卡、相关设施设备清单等，双方应签字确认。使用规范1.各部门应按照租赁合同约定的用途使用外包用房，不得擅自改变房屋用途。2.保持用房内的环境卫生，爱护房屋及附属设施设备，如有损坏应及时通知行政部门进行维修。3.遵守安全规定，不得在用房内从事违法违规活动，确保用房使用安全。安全管理1.行政部门负责制定外包用房的安全管理制度，明确安全责任和防范措施。2.各部门应加强对用房内人员的安全教育，提高安全意识，定期进行安全检查，及时消除安全隐患。3.配备必要的消防器材和安全设施设备，并确保其正常运行。外包用房的维护与维修管理维护责任划分1.租赁合同中应明确房屋及附属设施设备的维护责任，属于出租方维护范围的，由行政部门及时通知出租方进行维修。2.属于公司使用过程中造成的损坏，由使用部门负责维修或承担相应维修费用。维修申请与审批1.使用部门发现用房需要维修时，应填写《外包用房维修申请表》，详细说明维修内容和原因。2.行政部门对维修申请进行审核，根据维修情况确定维修方式（自行维修或委托外部维修），并提交公司领导审批。3.维修费用在规定额度内的，由行政部门按照公司相关财务制度进行审批支付；超出规定额度的，需报公司管理层专项审批。维修跟踪与验收1.行政部门负责维修工作的跟踪协调，确保维修工作按时完成。2.维修完成后，使用部门应进行验收，验收合格后在《外包用房维修申请表》上签字确认。外包用房的费用管理租金及相关费用支付1.行政部门按照租赁合同约定的租金及支付方式，及时准确地向出租方支付租金及其他相关费用。2.支付前应进行费用核算和审批，确保支付金额准确无误。费用报销管理1.公司内部使用外包用房产生的费用，如水电费、物业费等，由使用部门按照公司费用报销制度进行报销。2.报销时应提供相关费用发票及使用记录，经行政部门审核后提交财务部门进行报销。外包用房的档案管理档案内容1.外包用房管理过程中产生的各类文件资料，包括租赁合同、申请表、维修记录、费用清单等，均应作为档案进行管理。2.档案应按照时间顺序和类别进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。档案保管与查阅1.行政部门负责外包用房档案的保管，指定专人负责档案的整理、归档和保管工作。2.建立档案查阅制度，因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经行政部门负责人审批后，在指定地点查阅，查阅人员不得擅自复印、涂改或带走档案资料。外包用房的退出管理合同到期退出1.租赁合同到期前，行政部门应提前通知相关部门和出租方，做好用房退出准备工作。2.到期后，使用部门应及时清理用房内的物品，将房屋及附属设施设备完好地交还给出租方，并办理交接手续。提前解约退出1.如因特殊原因需要提前解除租赁合同的，行政部门应按照合同约定提前通知出租方，并与出租方协商解除合同的相关事宜。2.经协商一致后，办理合同解除手续，按照合同约定承担相应的违约责任，并完成用房的退出交接工作。监督与考核监督检查1.公司行政部门定期对各部门外包用房的使用情况进行监督检查，检查内容包括用房使用规范、安全管理、维护维修等方面。2.对检查中发现的问题及时下达整改通知，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。考核机制1.建立外包用房管理考核机制，将用房管理情况纳入各部门绩效考核体系。2.