园区采购管理办法

园区采购管理办法一、总则（一）目的为规范园区采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于园区内各部门、各单位及下属企业的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的参与机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构园区设立采购管理委员会，作为采购决策机构，负责审议重大采购事项，包括采购预算、采购方式、采购合同等。采购管理委员会由园区领导、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门1.采购部门：负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购谈判、合同签订与执行等。2.需求部门：提出采购需求，参与采购过程中的技术要求制定、验收等工作。（三）职责分工1.采购部门职责贯彻执行国家有关采购的法律法规和园区采购管理办法。制定采购工作流程和操作规范。编制采购计划，根据需求部门的采购申请，结合库存情况和预算安排，确定采购数量、规格、时间等。开展供应商调查与评估，建立供应商档案，选择合格供应商。组织采购谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。负责采购文件的整理、归档和保管。定期统计采购数据，分析采购成本和效益，提出改进建议。2.需求部门职责准确提出采购需求，包括物资名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间等，并对需求的合理性和准确性负责。参与采购前期的市场调研和供应商考察。协助采购部门进行采购谈判，提供技术支持和商务意见。负责采购物资的验收工作，确保物资符合要求。对采购物资的使用情况进行跟踪和反馈。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据园区年度工作计划和各部门的需求预测，会同财务部门编制采购预算草案。2.采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并细化到具体的采购品目和供应商。3.采购预算草案经采购管理委员会审议通过后，报园区决策层批准执行。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务，不得超预算采购。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。需求部门提出预算调整申请，说明调整原因和金额，经采购部门审核、财务部门会签后，报采购管理委员会审议，园区决策层批准。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督和检查，定期向采购管理委员会报告预算执行情况。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保采购活动合规、高效。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：达到规定金额标准以上的货物、工程和服务采购项目，一般应采用公开招标方式。2.招标程序采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。组织开标、评标和定标，按照评标标准确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请程序采购部门确定邀请供应商名单，一般不少于三家。向邀请供应商发出投标邀请书，提供招标文件。组织开标、评标和定标，确定中标供应商，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序采购部门成立谈判小组，成员不少于三人，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。邀请不少于三家符合相应资格条件的供应商参加谈判。谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商提交最后报价。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序采购部门组织专业人员进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由。将论证意见报采购管理委员会批准。与单一供应商进行谈判，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序采购部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门制定供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商申请准入时，应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料。3.采购部门对供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商的生产经营情况，符合准入标准的，纳入供应商档案管理。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估与考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.建立供应商评估指标体系，设定各项指标的权重，通过量化评分的方式对供应商进行评估。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予优先合作机会；对于不合格供应商，及时淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、优先支付货款、提供培训与技术支持等。2.建立供应商约束机制，对于违反合同约定、产品质量不合格、售后服务不到位等的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消准入资格等。六、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间等内容，并经部门负责人审核签字。2.采购申请表提交给采购部门，采购部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、是否在预算范围内等。（二）采购计划制定1.采购部门根据采购申请和库存情况，制定采购计划，明确采购项目、采购数量、采购时间、采购方式等。2.采购计划报采购管理委员会审批，经批准后组织实施。（三）供应商选择1.根据采购项目的特点和采购方式，采购部门选择合适的供应商。2.对于公开招标、邀请招标项目，按照招标程序选择供应商；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，按照相应的程序选择供应商。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款达成一致意见。2.根据谈判结果，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。（五）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同的要求，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保按时、按质、按量交货。2.货物到货后，需求部门组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准等是否符合合同要求。验收合格后，填写验收报告。（六）付款结算1.采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款申请手续。付款申请应附采购合同、发票、验收报告等相关资料。2.财务部门对付款申请进行审核，审核无误后按照合同约定支付货款。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别与评估，识别可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险，应采取重点监控、加强管理等措施；对于中风险，应采取适当的控制措施；对于低风险，可进行一般关注。2.建立风险预警机制，及时发现风险迹象，提前采取应对措施，降低风险损失。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立内部监督制度，对采购活动进行全过程监督，确保采购行为合规、公正、透明。2.审计部门定期对采购项目