信阳档案管理办法

信阳档案管理办法一、总则（一）目的为了加强信阳地区档案管理工作，有效保护和利用档案资源，提高档案管理的规范化、科学化水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本地区实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于信阳地区各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理活动。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则档案工作实行统一领导，各级档案行政管理部门负责对本地区档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导；各单位按照职责分工，负责本单位档案的收集、整理、保管和利用等工作。2.完整准确、系统安全原则确保档案的完整、准确、系统，维护档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则档案管理应充分考虑利用需求，优化档案整理和存储方式，提高档案利用效率，为各项工作提供有效服务。二、档案机构与人员（一）档案管理机构设置1.各级档案行政管理部门信阳地区档案局是本地区档案工作的行政管理部门，负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本地区档案事业发展规划并组织实施，监督指导本地区各单位的档案工作。2.各单位档案管理部门各单位应设立专门的档案管理部门或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的日常管理工作。档案管理部门应保持相对稳定，确需调整时，应报同级档案行政管理部门备案。（二）档案管理人员职责1.档案行政管理部门人员职责宣传、贯彻档案法律法规，依法开展档案行政执法监督检查工作。制定档案业务建设规范和标准，组织档案业务培训和学术交流活动。指导、监督本地区各单位档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。负责档案统计工作，掌握本地区档案事业发展情况。组织开展档案信息化建设，推进档案信息资源共享。2.单位档案管理人员职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和本单位档案管理制度。负责收集、整理、保管本单位各种门类和载体的档案，确保档案的完整、准确、系统。对档案进行分类、编号、编目等整理工作，编制检索工具，方便档案查询利用。定期对档案进行鉴定，提出档案保管期限的调整意见，对已到保管期限的档案，按照规定程序进行销毁。做好档案的安全保护工作，防止档案损坏、丢失和泄密，对档案库房进行定期检查和维护。积极开展档案利用工作，为单位各项工作提供档案信息支持，做好档案利用登记和统计工作。参与本单位档案信息化建设，负责档案数据的录入、存储和维护等工作。（三）档案人员培训与考核1.档案行政管理部门应定期组织档案管理人员参加业务培训，不断提高其业务水平和综合素质。培训内容包括档案法律法规、档案业务知识、信息化技术等。2.各单位应鼓励档案管理人员参加各类培训和学习交流活动，支持其参加档案专业技术职务评审。3.建立档案人员考核制度，对档案管理人员的工作业绩、业务能力、职业道德等进行考核。考核结果作为档案人员奖惩、晋升、续聘的重要依据。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案收集本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括上级文件、本单位文件、下级文件、会议文件、请示与批复、函件等。2.科技档案收集本单位在科研、生产、基建等活动中形成的图纸、图表、技术文件、实验报告、成果鉴定材料等。3.人事档案收集本单位工作人员的履历、考核、任免、奖惩、工资、党团组织关系等方面的文件材料。4.会计档案收集本单位的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。5.声像档案收集本单位在重大活动、重要会议、业务工作等过程中形成的照片、录音、录像等声像材料。6.电子档案收集本单位在信息化建设过程中形成的电子文件、数据等，包括办公自动化系统产生的文件、业务系统生成的数据等。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集齐全。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，不得涂改、伪造。3.对归档的电子文件，应确保其来源可靠、格式规范、元数据齐全，并按照规定进行备份。4.档案形成部门应在规定时间内将整理好的档案移交本单位档案管理部门，交接双方应办理交接手续，明确责任。（三）档案整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理；科技档案按照项目、专业等进行分类整理；人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理；会计档案按照会计档案管理办法进行整理；声像档案按照载体、时间等进行分类整理；电子档案按照其存储结构和管理要求进行整理。4.档案整理应做到分类科学、编号规范、编目准确、装订整齐，便于查找和利用。四、档案的保管（一）档案保管场所建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能，配备必要的消防器材、防盗设施、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.档案库房应根据档案的种类、数量和保管要求，合理划分不同的保管区域，设置档案架（柜）、密集架等存储设备，确保档案存放有序。（二）档案保管制度1.建立档案库房管理制度，明确库房管理人员职责，严格控制非库房管理人员进入库房。2.定期对档案库房进行检查，包括温湿度、设备运行情况、档案保管状况等，做好检查记录，发现问题及时处理。3.对档案的出入库进行严格登记，详细记录档案的名称、数量、出入库时间、经手人等信息，确保档案的安全。4.按照档案保管期限和重要程度，对档案进行定期清查核对，做到账实相符。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。（三）档案数字化与存储1.积极推进档案数字化工作，按照国家和地方有关标准和规范，对馆藏档案进行数字化处理，建立档案数字化副本。2.档案数字化应保证数据的准确性、完整性和安全性，对数字化成果进行备份存储，存储介质应选择安全可靠、便于长期保存的类型。3.建立档案数字化管理系统，实现档案数字化信息的有效管理和利用，方便档案的检索、查询和共享。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定原则与组织1.档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干以及相关部门人员组成，负责对档案进行鉴定。（二）档案鉴定标准与方法1.根据档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.对保管期限已满且无继续保存价值的档案，应进行鉴定并提出销毁意见；对虽已到保管期限但仍具有重要历史价值或其他特殊意义的档案，应延长保管期限或进行特殊保管。3.鉴定过程中应查阅档案内容，参考有关档案鉴定标准和规定，结合本单位实际情况，确定档案的存毁。（三）档案销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，提出销毁清单，经单位分管领导审核批准。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。监销人员应在销毁清单上签字确认。3.销毁档案应采用符合保密要求的方式进行，如焚烧、粉碎等，严禁将档案作为废品出售或随意丢弃。4.销毁清单应永久保存，作为档案销毁工作的记录。六、档案的利用（一）档案利用服务方式1.设立档案查阅利用窗口，为单位内部人员和社会公众提供档案查阅服务。查阅利用窗口应配备必要的办公设备，方便查阅人员使用。2.建立档案信息网络平台，通过互联网提供档案信息检索和远程利用服务，提高档案利用效率。3.根据利用需求，开展档案资料的编研工作，编写档案参考资料、专题汇编等，为利用者提供更加便捷的服务。（二）档案利用手续办理1.单位内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅申请表应注明查阅目的、查阅内容等信息。2.外单位人员查阅档案，应持有单位介绍信或相关证明材料，填写档案查阅申请表，经档案管理部门负责人审核批准后，方可查阅。涉及重要档案或机密档案的查阅，还应经单位分管领导批准。3.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅场所进行，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）档案利用监督与保密1.档案管理部门应加强对档