秘书职业概论 课件 第1-4章 秘书概述- -秘书职能范畴

《秘书职业概论》第一章

秘书概述第二章

秘书工作第五章

秘书职业形象设计第四章

秘书职能范畴第三章

秘书的资质目录CONTENTS01第六章秘书人际关系处理第五章

秘书职业规划与发展020304050607第一章

秘书概述01第一节

秘书的定义秘书是世界范围内最广泛的社会职业之一，属于第三产业，被誉为“常青职业”。我国秘书职业化始于20世纪80年代，历经三十余年发展，逐步走上制度化、规范化道路。国外源于拉丁文“secretarius”，意为“可靠的职员”。英语“secretary”与“secret（秘密）”密切相关。现代概念形成于资产阶级工业革命时期，指一种职位、职业及相关人员。我国在我国,秘书的含义几经变化，主要有以下几个方面的含义：一是指宫禁中的秘藏之书。二是指谶纬之书。三是指官员职务名称。四是职务之称。现代意义上的秘书始于南京临时政府。一、秘书词义的演变01具有熟练办公室工作能力，能主动负责、积极进取、在授权范围内正确决策的经理助手。国际职业秘书协会03“帮助与处理各种事务的工作人员”“秘书是全能运动员”。日本05常崇宜：从事信息性、事务性、技术性工作，近距离综合辅助领导决策与管理的职员。杨树森：直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，以脑力劳动为主的工作人员。谭一平：为了给上司创造最佳决策环境的人。原劳动和社会保障部《秘书国家职业标准》：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。我国学者及标准02秘书已从单纯接待员兼打字员转变为行政管理助手，是决策者与执行者之间的桥梁，是经理的左右手。美国《韦氏秘书手册》04普通职业，职能为机关提供辅助性、事务性和信息性服务。苏联二、对秘书的不同定义工作的依存性直接、全面地为服务对象提供服务，涵盖辅助决策、沟通协调、事务管理等多方面。服务的全面性角色的差异性才能的复合性要求“一人多用”，具备多种技能，是复合型人才。以领导活动为中心，受制于领导活动，多数行为的启动、运行和终止受领导活动制约。由服务客体（不同领导要求不同）和服务主体（自身素质差异）决定。三、秘书职业的特征现代社会应关心领导生活、替领导分忧，而非单纯畏惧，可适当变通为领导解决困难。误解一：“伴君如伴虎”01秘书需具备科学知识、理论功底、政治敏锐等综合能力，需持续学习。误解二：“只要帮领导写好文章就行了”02办公室事务繁杂但能锻炼人，可提升能力和素质。误解三：“办公室简直就不是人待的地方”03阅读资料：浅议对“秘书”的几点误解02第二节秘书的分类私务秘书由私人、私人企业、民办企业等出资雇用，为私人服务。公务秘书为党政军、社会事业单位、社会团体、机关服务，由组织、人事部门选用、任命。一、按照秘书服务的对象划分党政秘书辅助党政机关领导人和领导集体实施决策与管理，保障机关工作正常运转。企业秘书在公司企业中为企业领导统筹各项事务，私有企业的属私人秘书性质，国有企业的属公务秘书性质。商务秘书在企业经营活动中辅助领导处理商业性事务，目前我国纯粹商务秘书较少。二、按照秘书工作的性质划分从事操作性服务工作，如核对打印文稿、整理资料等3536。高级秘书从事辅助管理事务和部分操作性事务，如筹办会议、撰拟文稿等。初级秘书中级秘书在高层领导身边从事高级参谋和助手工作，如分析信息、提供决策方案等，需高综合素质。三、按照秘书的级别划分行政秘书、文字秘书、事务秘书、机要秘书、会议秘书、通信秘书、信访秘书、公关秘书、外事秘书、教学秘书、科研秘书等。四、按照秘书业务的内容划分02高级秘书具备综合素质高、责权重、薪水高、说服能力强等特点，是人才市场珍稀资源。01高科技企业对高级秘书要求高，需沟通能力、组织才能、英语和电脑技能及相关科技专业知识。高级秘书职业发展空间大，可成为主管人才的摇篮。03阅读资料：“金领一族”新成员：高级秘书03第三节

培养秘书正确的角色意识主动性。集体性。专业性。灵活性。超前性。助手角色（承上启下、沟通联系）写手角色（撰写各类文稿）公关角色（代表组织形象）保密角色（严守机密）秘书工作的特征秘书的角色一、秘书的角色定位呈现女性化特征，改革开放后女性秘书成为主体。整体呈现年轻化特征，但并非绝对，需结合岗位要求。要求身心健康，二者相互联系、相互制约。包括学历层次和合理知识结构，是胜任工作的必要条件。年龄条件性别条件健康条件文化程度01020304二、秘书的角色条件“秘书是‘高级保姆’”：错误在于将服务无界限，混淆职责内与私人关系。“秘书是‘漂亮宝贝’”：极端贬低秘书职业作用，扭曲职业形象。“秘书是‘领导附庸’”：抹杀秘书工作真实状态，矮化人格形象。“秘书是‘领导高参’”：过高估计参谋作用，忽视办事职能。秘书角色知觉的误区责任意识。服务意识。服从意识。主体意识。公关意识。形象意识。纪律意识。秘书角色意识的培养关系越位。工作越位。表态越位。社交越位。秘书角色错位的表现三、秘书的角色意识谭一平招聘秘书的条件：女性（28岁以上）、外貌端庄、性格开朗、为人稳重、专科以上学历、基本英语与计算机水平。认为女性做秘书的优势：语言能力、直觉能力较强，安心工作并精益求精。强调经验、性格、“端庄”的综合要求，学历和英语水平达到基本标准即可。阅读资料：假如我招聘秘书——本刊记者专访谭一平第二章秘书工作01第一节秘书工作概述参谋辅助：为领导决策出谋划策，提出弥补不足、纠正错误的建议。协调工作：调整和改善各种关系，促使活动同步化、和谐化、有序化。调查研究：围绕中心工作，为领导决策提供科学依据。信息工作：收集、整理、传递、存储、反馈和利用相关信息。督查工作：对决策实施、中心工作和领导交办事项进行督促检查。政务性工作文稿撰写：起草、修改、审核和校对各类公文及其他文稿。文书处理：收发、打印、传递、登记、办理、立卷、归档各类文件等。档案管理：收集、整理、保管和利用各类文书档案。会务工作：会议会前筹划与准备、会间组织与服务、会后落实与反馈。信访工作：处理群众来信、来电，接待群众来访。保密工作：管理单位内部机要通信、机要文件等。公关工作：协调与社会公众的联系，树立组织良好形象。业务性工作接待工作：对各类客人和来访者的迎送、接洽、招待和服务。日常事务：值班、保卫、后勤、印信、办公用品管理及领导临时交办事项等。通信联络：处理公务电话、收发邮件、往来公务信件等。随从工作：跟随领导外出时提供的服务性工作。事务性工作一、秘书工作的内容因贴近领导而知密早、知密多、知密深，需强保密观念。处理大量繁重琐碎事务，与“细、繁、杂、忙”相关。为领导、其他部门、下级和群众服务。与政策紧密相关，需正确贯彻党和国家方针、政策。工作位置的政策性工作职能的服务性工作形式的事务性工作范围的机密性劳动成果融于领导行为和组织活动，不单独体现。围绕领导工作运转，涉及领导工作所及的各个领域。工作内容的综合性工作效果的潜隐性始终围绕、从属于领导和领导工作，是领导的参谋和助手。工作作用的辅助性二、秘书工作的性质直接为领导服务，是领导者“双手的延长”，涉及秘书活动全部内容。助手作用为领导决策提供信息和备选方案，是领导者“头脑的拓展”。参谋作用处于领导与职能部门、下级单位之间的枢纽位置，是领导者“喉舌的延伸”。桥梁作用为领导提供信息，是领导者“耳目的扩充”。信息作用保证领导决策目标实现，是领导者“眼神的延续”。督查作用是单位与各方面联络的“门面”，反映单位工作作风和领导水平。窗口作用三、秘书工作的作用01美国玛丽・德弗里斯：归纳为管理记录材料、建立信息收发系统、进行远程通信操作等9项内容。02英国约翰・哈里森：概括为接受口述并打印、处理邮件、接待访客等14项内容。阅读资料：外国秘书专家对秘书工作内容的归纳与概括02第二节秘书的一天整理办公场所包括个人办公区、上司办公区、公共办公区，创造良好办公环境。01汇报工作安排帮助领导管理时间，提醒当日日程，适时请示超越职权的事务。02处理日常事务应答电话、接待客人、收发文件、管理邮件、撰写文稿及领导临时交办事项等。03一、工作时间之内回顾前一天工作：检查未完成、不满意及满意的工作。考虑今天的工作：承接未完成事项、实施当日紧急事项、处理重要不紧急事项。修饰个人仪表：检查头发、面部、着装等。先于他人上班：提前到达办公室，整理领导和自己的办公室等。上班之前工作加班：处理未尽事宜和突发事件，安排第二天工作，检查办公室安全。社交应酬：必要时跟随领导参加，做好安排车辆、联络、修饰仪表、负责领导安全等工作。下班之后二、工作时间之外第三章秘书的资质01第一节

秘书的修养与职业道德政治理论修养秘书应该认真学习政治理论以及党和国家领导人的重要文章和讲话,了解马克思主义在中国的发展,掌握辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法,学会分析事物的发展规律经济理论修养秘书工作多与经济相关，需学习经济理论，以更好地辅助领导开展经济工作。业务理论修养包括秘书学基本原理、基础知识及秘书实务知识和技能，构成完整的业务理论知识体系。秘书的理论修养01摆正位置，树立平等观念，虚心向群众学习，杜绝官僚作风。实事求是，谦虚谨慎02做到“四勤”（勤看、勤问、勤记、勤想），有吃苦精神，随时处于应急状态。勤奋刻苦，乐于奉献03树立时效观念，做到快速、准确、细致、谨慎，保证工作质量。讲究效率，做事严谨04严格要求自己，廉洁自律，置身于组织管理监督之中，保持清正廉洁作风。清正廉洁，洁身自好二、秘书的工作作风01020304忠于职守，爱岗敬业忠于岗位，履行职责，增强责任感和事业心，不擅权越位、掺杂私念、渎职。跟从领导，当好参谋严格按领导指示和意图办事，在服从前提下发挥积极性、创造性，提高参谋意识和能力。兢兢业业，甘居幕后埋头苦干，任劳任怨，不计个人得失，有吃苦耐劳和委曲求全精神。谦虚谨慎，办事公道热情服务，平等对待他人，秉公办事，不因人而异、亲疏有别。三、秘书的职业道德遵纪守法，廉洁奉公遵守职业纪律和法律法规，不利用职务之便谋取私利，以集体利益为重。恪守信用，严守机密遵守时间和诺言，言必信行必果，加强保密观念，严守机密。实事求是，勇于创新坚持实事求是的工作作风，从实际出发，具有创新意识和精神。刻苦学习，提高素质努力学习，提高思想素质，具备广博知识，适应工作需要。05060708三、秘书的职业道德社会对女秘书存在偏见，将其与“情人”“二奶”画等号，导致晓菲因职业身份多次相亲失败。少数女秘书的不良行为毁坏了整个职业声誉，需以实际行动改变世俗偏见。0102阅读资料：女秘书为何8次相亲失败02第二节

秘书必备的知识和能力要求010203科学文化知识：包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等，尤其要提高语言文字和历史知识。政治哲学知识：涵盖哲学、经济学及现代科学方法论知识，帮助解决※※方向和思想方法问题。法律政策知识：包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律等，针对性学习与职业活动相关的内容。外语知识：现代秘书必备，随着国际接轨，对秘书外语能力要求越来越高。基础知识专业理论知识：秘书学和秘书工作总体的理论知识，是胜任工作的重要前提和指导思想。业务知识：包括秘书工作各环节的操作常识、基本技能、操作规范、公文起草等。行业知识：所在单位行业的基本知识，使工作更具针对性和科学性。专业知识新的学科知识：如行为科学、系统论、控制论、信息论等。管理学知识：包括行政管理、人力资源管理、领导科学决策等方面。社会交往知识：如公共关系学、人际关系学等，以提高交际和沟通能力。心理学知识：包括普通心理学、领导心理学、管理心理学等。社会知识：分为国际知识（国际基本问题、世界格局等）和国内知识（国情、民情等）。相关知识一、秘书工作的必备知识遵守规章制度，做事周到，考虑各种意外状况，成为办事稳重、值得信赖的人。认真、缜密说老实话、办老实事、做老实人，不因“近水楼台”而滋生优越感，保持谦逊。诚实、谦逊性情温和，待人友好，换位思考，与各部门协作，避免离群索居或孤芳自赏。宽厚、合群有高度自信，将自信化为行动，办事谨慎，为人宽容，赢得上司信赖。自信、稳重机智且富于幽默感，将原则性和灵活性结合，避免机械呆板，维护良好人际关系。幽默、风趣二、秘书必备的品质参加各种社会活动，懂得礼仪礼节，善于待人接物和处理复杂人际关系。社交活动能力具备各种应用文书写作能力，反映思维、观察和语言组织能力。写作能力发现工作中的矛盾和不平衡，及时沟通、协调，化解误解和不和。协调能力说标准流利的普通话，口齿清晰，说话有条有理，根据对象调整表达。口头表达能力做有心人，善于观察补台，分析问题并提出解决办法供领导选择。观察分析能力耐心倾听并正确理解他人发言，从冗长或争论中抓住重点，掌握多种语言工具。听知能力遇到意外情况时，冷静处事，既符合原则又有灵活性和机动性。应变能力善于精读、快读和泛读，提高对其他能力的促进作用。阅读概括能力三、秘书必备的能力容貌端庄，衣着打扮和言谈举止得体，给上司良好的第一印象。看起来舒心忠诚老实，为人稳重，值得信赖，能保守机密。带在身边放心经验丰富，身心健康，能高效完成工作，成为上司的得力助手。用起来省心四、现代企业※※※选聘秘书的标准秘书要保守老板的习惯与隐私，守口如瓶。01秘书要与老板保持适当距离，不介入其私人生活，避免引起误会。03秘书要明确自身助手身份，不越权决策，不喧宾夺主。02阅读资料：老板喜欢什么样的秘书？03第三节

秘书的心理素质与心理健康秘书性格秘书意志秘书情感根据心理机能类型划分,可分为理智型、情绪型、意志型性格。根据心理表现方向性划分,可分为内向(内倾)型和外向(外倾)型性格。根据独立性划分,可分为独立型、顺从型、理论型、经济型性格。根据社会活动特点划分,可分为审美型、社会型、※※型、宗教型性格。自觉性：行动有明确目的性，服从社会要求。果断性：紧急情况下明断是非，及时决策。顽强性：长期克服困难，保持精力和毅力，实现目标。自制性：支配和控制情绪与行为，符合客观需要。情绪与情感：情绪是较强烈的外部表现，情感分为道德感、美感、理智感。秘书要求：保持积极、乐观、平静的情绪，对职业有热爱的情感体验。秘书兴趣秘书气质秘书良好的兴趣应具有以下特点广泛性与中心性相统一；兴趣的持久性；兴趣的效能性。气质类型：包括胆汁质、多血质、黏液质、抑郁质等，无好坏之分，各有长短。秘书适应：任何气质类型只要扬长避短，都可胜任秘书工作。一、秘书的心理素质常见心理问题焦虑（表现为疑惑忧虑、怨天尤人等，生理上有胸闷、心悸等症状）。克服焦虑的方法敢于面对焦虑，增强自信。培养豁达襟怀。制订行动计划替代焦虑。保持心理健康的方法树立正确的人生观，正确对待矛盾和挫折。确定适度的抱负水准，结合工作实现理想。创造良好的人际关系，宽容待人，乐于合作。及时调整不良心理，形成正确适度的行为反应。参加各种有益的活动，促进身心健康。二、秘书的心理健康老板青睐态度和善、有爱心、勤奋、有责任感和主动性的秘书。高级秘书多为30岁以上成熟女性，工作踏实，有长期工作准备和“管家心理”。秘书工作细致重要，是老板的左膀右臂，影响老板工作效率和公司形象。阅读资料：做秘书的关键品质——踏实第四章秘书职能范畴01第一节辅助决策决策：狭义指确定目标并选择最佳方案的过程。广义指为达到目标决定行动方案并付诸实施的过程。辅助决策：秘书为领导者制定并实施决策所采取的各种辅助行为，涵盖决策前、中、后的各项工作。决策与辅助决策的含义决策准备阶段：发现问题、确定目标、拟制方案。决策制定阶段：分析评估、方案选优。决策审定阶段：决策审批、立法认定。决策执行阶段：试验证实、普遍实施。辅助决策的过程现代领导工作的必要补充，弥补领导者个人才智、经验和精力的不足。秘书职能的重要转变，从简单办文办事到既办文办事又出谋献策。造就新型秘书人才的有效途径，提高秘书的综合素质和能力。辅助决策的意义一、辅助决策概述定位原则秘书始终处于辅助位置，“谋”而不“断”，不喧宾夺主。信息原则重视信息工作，为决策提供及时、准确、适用的信息。超前原则以预见和预测能力，考虑未来需求，提供未来信息，发挥超前服务作用。谏诤原则发现决策不足和过失时，实事求是向领导者进言，提出意见和建议。系统原则有全局观念和整体思维能力，考虑决策涉及的整个系统及相关环节。二、辅助决策的原则提供决策课题、搜集决策依据（事实、理论、法律等依据）、拟订备选方案。准备决策阶段征询群众意见、组织专家论证、承办决策会议。制定决策阶段撰写决策报告、编制实施计划、落实行动措施（组织、财物、制度三落实）。审批决策阶段协助决策试验、提供反馈信息、总结决策经验。执行决策阶段三、决策中的秘书活动注重理论和个性修养，掌握进言艺术，采取合适方式方法。善谋做到公正公道，不谋私、不乱谋，科学指导实践，使决策符合实情和实践。良谋胸中有“数”（数量多、精选、真实、分析到位），为决策提供坚实基础。有谋转变观念，敢于直言，对领导决策的缺陷和失误及时进言。敢谋阅读资料：秘书工作要围绕“谋”字做文章02第二节督促检查秘书的督查是领导者授权或授意下的辅助督查，不同于一般职能机构、监督部门及领导者的督查，需明确辅助性，不能以“钦差大臣”自居。一、秘书督查工作的性质01”党和国家路线方针政策执行情况、重大决策实施情况、重要部署落实情况、领导批示交办事项办理情况等。范围02”规模督查法：针对重大决策，由领导者统率和督查机构牵头，集中人员进行普遍督查。典型督查法：选择有代表性的单位进行督查，可选择先进、后进或中间状态的典型。专项督查法：对领导者某一批示、交办事项专门督查，分清轻重缓急，可分为自办、协办和转办。方法二、秘书督查的范围和方法1抓住领导工作的重点、难点和热点，实施有效督查。3及时反馈信息，与领导保持密切沟通。2正确理解和贯彻领导意图，把握政策界限。4坚持原则，规范督查，注重实效，不搞形式主义。6协调配合，科学有序，按程序操作，促进各方面有序执行。明确目的，注重效率，自身高效运作。5三、秘书督促检查的要领03第三节协调关系””含义作用化解一般性、浅层次失调于萌芽状态。控制突发性、重大失调的事态，为领导解决问题做准备。为领导处理严重、深层次失调提供信息和建议。02秘书在职责范围内或领导授权下，调整和改善组织、工作、人际等关系，促使活动同步化与和谐化，实现共同目标。01一、秘书协调关系的含义和作用0102内部协调：同一组织机构中部门与部门之间的关系协调。外部协调：同级组织或不相隶属组织之间的关系协调。上下级协调：同一组织系统中不同层级之间的关系协调，分为上行和下行协调。范围受托：接受上级、本级、同级或下级的委托，进行登记。审理：审议受托事项，限制范围，控制数量。核查：调查、核实和研究受理的协调事项，拟定协调计划。协商：与协调各方见面，商量并取得一致意见，可采用多种协商方式。处理：做出处理决定并付诸实施，可采用会议纪要或协议书等书面形式。程序二、秘书协调关系的范围和程序0102注重与组织目标的一致性，不以牺牲组织目标为代价调和矛盾。注重对变化的适应性，结合环境条件变化分析研究，因势利导。0405注重沟通疏导性，利用信息优势促进各方协调一致。03注重非权力支配性，以理服人，谋求认同，不采用命令、指示方式。06注重量力适度性，不超越自身能力协调问题，复杂问题为领导提供服务。注重非职责限定性，根据领导工作需要和自身能力相机处理。三、秘书协调关系的要领小事要“暗”协调暗中化解同事摩擦，帮助有困难的同事，在原则范围内协调。特事要“冷”协调冷静处理领导特意吩咐、同事特殊情况和自身特别遭遇。私事要“明”协调把话、情、事做在明处，按规章制度办事，不徇私舞弊。大事要“硬”协调贯彻上级规定，坚持原则，维护规章制度权威，提出合理化建议。急事要“热”协调把握介入时机，趁热打铁，与领导保持热线联系。难事要“软”协调维护团结，放下架子沟通，冷静处理不配合情况。阅读资料：秘书怎样提高自己的“协调”艺术04第四节保守秘密保守国家秘密是秘书的重要纪律和工作原则，在当今竞争激烈的形势下尤为重要。保守秘密是将不让外界知悉的秘密加以保护，使之不外泄的行为。秘密是事物，保密是行为，二者相互关联，保密是秘密的保证。一、保守秘密的含义封闭性由秘密的本质属性决定，需采取防范