合同管理办法总则

合同管理办法总则一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同的签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和政策规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则合同双方当事人在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同的内容应当公平合理，不得显失公平，保障双方当事人的合法权益。4.诚实守信原则合同双方当事人应当诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或者解除合同。（四）职责分工1.公司合同管理部门负责制定和完善公司合同管理制度，指导和监督各部门合同管理工作，审查重大合同，参与合同纠纷的处理等。2.各部门负责本部门合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等工作，并及时向合同管理部门报送合同相关资料。3.法务部门负责对合同进行法律审查，提供法律咨询和建议，参与合同纠纷的诉讼、仲裁等法律事务。4.财务部门负责对合同的资金收付进行审核和监督，确保合同款项的及时、准确收付。二、合同的签订（一）合同的起草1.合同一般由承办部门负责起草。承办部门应当根据合同内容和要求，确定合同条款，确保合同条款完整、准确、清晰。2.合同文本应当使用国家规定的标准格式，如无标准格式的，应当参照类似合同的示范文本进行起草。3.合同中应当明确双方当事人的名称、地址、联系方式等基本信息，以及合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。（二）合同的审核1.合同起草完成后，承办部门应当将合同文本提交本部门负责人审核。部门负责人应当对合同的合法性、合规性、合理性等进行审核，并签署审核意见。2.承办部门将经本部门负责人审核后的合同文本提交合同管理部门审核。合同管理部门应当对合同的条款进行全面审查，重点审查合同的合法性、合规性、风险防范措施等，并签署审核意见。3.对于重大合同或者法律关系复杂的合同，合同管理部门应当会同法务部门进行联合审核。法务部门应当对合同进行法律审查，提供法律咨询和建议，确保合同的法律效力和风险可控。4.审核意见应当明确指出合同存在的问题及修改建议，承办部门应当根据审核意见对合同进行修改完善。（三）合同的签订1.合同经审核通过后，由承办部门负责与对方当事人签订合同。签订合同应当使用公司统一印制的合同专用章，并由法定代表人或者授权代表签字（或盖章）。2.授权代表签订合同的，应当出具法定代表人签署的授权委托书。授权委托书应当明确授权范围、期限等内容，并由授权代表签字（或盖章）。3.合同签订后，承办部门应当及时将合同副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。三、合同的履行（一）履行计划1.合同签订后，承办部门应当制定合同履行计划，明确合同履行的步骤、时间节点、责任人等内容，并确保合同履行计划的有效执行。2.合同履行计划应当报本部门负责人审核，并送合同管理部门备案。（二）履行监督1.承办部门应当按照合同履行计划组织实施合同履行工作，并定期向本部门负责人汇报合同履行情况。2.合同管理部门应当对合同履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。对于重大合同或者履行过程中出现异常情况的合同，合同管理部门应当重点跟踪监督。3.法务部门应当对合同履行过程中的法律问题进行指导和监督，确保合同履行行为的合法性。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容的，应当经双方当事人协商一致，并签订书面协议。变更协议作为原合同的补充协议，与原合同具有同等法律效力。2.合同履行过程中，如出现法定或者约定的解除情形的，一方当事人可以解除合同。解除合同应当通知对方当事人，并办理相关手续。3.合同变更或者解除后，承办部门应当及时将相关情况通知合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门，并对合同变更或者解除的原因、过程、结果等进行记录和归档。四、合同的归档与保管（一）归档范围公司签订的各类合同及其相关资料，包括合同文本、合同审批表、授权委托书、补充协议、变更协议、解除协议、往来函件、履行记录等，均属于合同归档范围。（二）归档要求1.承办部门应当在合同签订后[X]个工作日内，将合同及其相关资料整理齐全，移交合同管理部门归档。2.合同管理部门应当按照合同类别、签订时间等进行分类整理，建立合同档案，并进行编号登记。3.合同档案应当采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应当装订成册，妥善保管；电子档案应当进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上。（三）保管期限合同档案的保管期限应当根据合同的性质、重要程度等因素确定，一般为[X]年。对于涉及公司重大利益、重要资产、长期合作等的合同，保管期限应当适当延长。（四）查阅与借阅1.因工作需要查阅合同档案的，应当填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅人员应当遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制合同档案。2.因工作需要借阅合同档案的，应当填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和合同管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期的，应当办理续借手续。借阅人员应当妥善保管合同档案，不得转借他人，不得在合同档案上涂改、抽取、复制等。五、合同纠纷的处理（一）纠纷预防1.公司各部门应当加强合同管理，提高合同风险防范意识，在合同签订、履行过程中，严格遵守法律法规和公司合同管理制度，确保合同的顺利履行。2.合同管理部门应当定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题，预防合同纠纷的发生。（二）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，承办部门应当及时报告本部门负责人，并会同法务部门等相关部门进行研究分析，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案应当根据纠纷的性质、特点等因素确定，一般包括协商解决、仲裁解决、诉讼解决等方式。在选择纠纷处理方式时，应当充分考虑纠纷的实际情况和公司的利益，确保纠纷得到妥善解决。3.对于涉及金额较大、法律关系复杂的合同纠纷，应当成立专门的纠纷处理小组，负责纠纷的处理工作。纠纷处理小组应当由合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门