印章自营管理办法

印章自营管理办法一、总则（一）目的为加强公司印章的自营管理，规范印章的刻制、使用、保管等行为，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门、各分支机构以及全资、控股子公司印章的自营管理。（三）基本原则1.依法合规原则印章的管理和使用必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保公司行为合法合规。2.安全保密原则加强印章的安全保管，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生，严格控制印章使用范围和审批程序，确保印章信息安全。3.责任明确原则明确印章管理各环节的责任主体，做到责任到人，确保印章管理工作有序进行。二、印章分类及定义（一）公司公章公司公章是公司对外行使权力的重要象征，用于代表公司签署各类合同、协议、文件等具有法律效力的文书。（二）法定代表人章法定代表人章用于特定的公司事务，如银行结算、签署法定代表人授权委托书等。（三）财务专用章财务专用章主要用于公司财务核算、资金收付等财务相关业务，是财务工作的重要印鉴。（四）合同专用章合同专用章专门用于公司签订各类经济合同，明确合同的法律效力和责任主体。（五）部门章部门章由各部门根据工作需要自行刻制，用于本部门内部的文件往来、业务联系等，不具备对外法律效力。三、印章的刻制（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、数量等信息，并经部门负责人签字确认。2.《印章刻制申请表》提交至公司行政管理部门，行政管理部门对申请事项进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。（二）刻制审批公司分管领导根据申请事项的必要性和合规性进行审批，审批通过后方可安排印章刻制工作。（三）刻制选择1.公司印章必须在公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制，确保印章质量和安全性。2.行政管理部门负责与选定的印章刻制单位签订刻制合同，明确双方的权利和义务，包括印章的规格、材质、字体、颜色、交付时间等要求。（四）印章领取1.印章刻制完成后，行政管理部门应及时通知申请部门或单位领取印章。领取时，领取人需在《印章领取登记表》上签字确认，并注明领取日期。2.行政管理部门对新刻制印章进行登记备案，建立印章管理档案，记录印章的名称、规格、刻制时间、领取人等信息。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章用于公司对外签订合同、协议、文件，向政府部门、企事业单位等出具证明材料，以及其他需要代表公司行使权力的事项。2.法定代表人章用于特定的公司事务，如银行结算、签署法定代表人授权委托书等。3.财务专用章用于公司财务核算、资金收付等财务相关业务，如开具发票、支票、汇票等。4.合同专用章用于公司签订各类经济合同。5.部门章用于本部门内部的文件往来、业务联系等，如部门内部通知、报告、报表等。（二）使用流程1.用印申请使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核审批《印章使用申请表》提交至公司行政管理部门，行政管理部门对用印事项进行审核，审核内容包括用印文件的合法性、合规性、真实性等。审核通过后，报公司分管领导审批；涉及重大事项或金额较大的用印，需报公司法定代表人审批。3.印章使用经审批同意后，用印人凭审批通过的《印章使用申请表》到印章保管部门领取印章，并在印章保管人员的监督下使用印章。用印时，应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。4.用印登记印章保管人员在用印完成后，应在《印章使用登记表》上详细记录用印日期、用印文件名称及份数、用印事项、用印人等信息，并由用印人签字确认。（三）特殊情况处理1.紧急情况下（如因时间紧迫无法按正常流程审批）需要使用印章的，用印人应电话请示公司分管领导或法定代表人同意，并在事后及时补办审批手续。2.异地用印时，应通过传真、扫描等方式将用印文件及《印章使用申请表》发送至公司行政管理部门，经审核审批后，由行政管理部门通过邮寄等方式将印章送达用印地点，用印人在当地印章保管人员的监督下使用印章，并及时将用印情况反馈回公司行政管理部门。五、印章的保管（一）保管责任1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章由公司行政管理部门指定专人负责保管；部门章由各部门指定专人负责保管。2.印章保管人员应与公司签订《印章保管责任书》，明确保管责任和义务，确保印章安全。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管制度，即由两名印章保管人员分别持有保险柜或保管箱的钥匙，确保印章在任何时候都处于两人共同监管之下。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损，如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告公司行政管理部门，并采取相应的措施。（三）保管场所印章保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全条件，确保印章存放安全。（四）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、规格、数量、交接时间、交接双方等信息，并经交接双方签字确认。2.印章交接应在公司行政管理部门的监督下进行，确保印章交接过程的规范、准确。交接完成后，公司行政管理部门应及时更新印章管理档案。六、印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、机构调整等原因导致印章不再使用的。2.印章损坏、遗失等原因需要更换新印章的。3.其他原因需要停用印章的。（二）停用程序1.印章保管部门或单位在确定印章需要停用时，应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.《印章停用申请表》提交至公司行政管理部门，行政管理部门对申请事项进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。3.经审批同意后，公司行政管理部门负责通知各相关部门和单位印章已停用，并收回停用印章。（三）销毁程序1.对于停用的印章，由公司行政管理部门统一组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、数量、销毁原因等信息，并经公司分管领导审批。2.印章销毁应采用粉碎、熔化等不可恢复的方式进行，确保印章信息彻底消除。销毁过程中，应安排专人负责监督，并填写《印章销毁登记表》，详细记录印章销毁时间、地点、方式、监督人等信息。3.印章销毁完成后，《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料应作为印章管理档案的重要组成部分进行保存，以备查阅。七、监督与检查（一）内部监督1.公司行政管理部门负责定期对印章的管理和使用情况进行检查，检查内容包括印章的保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全等。2.公司审计部门负责对印章管理和使用情况进行审计监督，定期或不定期对印章管理档案、用印记录等进行审查，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督积极接受政府部门、监管机构等外部单位的监督检查，按照要求提供印章管理相关资料，配合做好各项检查工作。（三）违规处理1.对于违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管印章的部门或个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将依法追究相关人员的法律责任。2.因印章管理不善导致公司遭受经济损失或其他不良影