使用印章管理办法

使用印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司等印章的管理。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。2.法定代表人章：用于特定的财务、合同等业务场景。3.合同专用章：专门用于签订各类合同。4.财务专用章：用于财务核算、资金收付等相关业务。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部业务。6.其他专用章：如发票专用章等，按照相关规定刻制和使用。（四）管理原则1.分级负责原则：实行公司、部门两级管理，明确各层级管理职责。2.规范使用原则：严格按照规定的流程和权限使用印章，确保印章使用合法、合规、准确。3.安全保密原则：加强印章保管，防止印章被盗用、冒用或丢失，确保印章安全。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章的，由申请部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人审核后报公司领导审批。2.审批通过后，由公司行政部门统一办理印章刻制手续，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章交付申请部门，并办理交接手续。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，并报公司领导审批。2.审批通过后，行政部门应在公司内部发布印章启用通知，明确印章的使用范围、流程和注意事项。3.印章启用后，原印章同时废止。如有需要留存原印章的，应按照公司档案管理规定进行妥善保管。三、印章的保管（一）保管职责1.公司公章、法定代表人章、合同专用章由公司办公室指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；部门章由各部门负责人指定专人保管。2.印章保管人应严格遵守印章保管制度，确保印章安全，不得擅自将印章交予他人保管或带出办公区域。3.如因工作需要暂时离岗，印章保管人应将印章交予部门负责人指定的临时保管人，并办理交接手续；如离岗时间较长，应将印章交回公司办公室统一保管。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章清晰、完整，如有损坏或遗失，应及时报告并采取相应措施。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需提前盖章的，必须在盖章后及时填写相关内容，并确保填写内容与盖章用途一致。四、印章的使用（一）使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经部门负责人审核签字。2.审批：根据用印事项的性质和金额大小，按照公司规定的审批权限进行审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项由公司领导审批；涉及财务、合同等重大事项的，还需经相关职能部门审核。3.用印：印章保管人在收到经审批的《印章使用申请表》后，应认真核对申请表内容与用印文件是否一致，确认无误后在规定位置加盖印章，并做好用印登记。4.登记：用印完成后，印章保管人应及时在《印章使用登记簿》上记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、申请人等信息。（二）使用范围1.公司公章：用于公司对外发布的重要文件、报告、函件等；签订各类合同、协议；办理工商登记、税务申报、银行开户等相关业务；其他需要代表公司行使权力的事项。2.法定代表人章：用于特定的财务、合同等业务场景，如签署支票、授权委托书等。3.合同专用章：专门用于签订各类合同，确保合同的法律效力。4.财务专用章：用于财务核算、资金收付等相关业务，如开具发票、支票、汇票等。5.部门章：用于部门内部业务，如发布部门文件、通知、报表等；办理部门内部的审批手续；其他与部门业务相关的事项。6.其他专用章：按照相关法律法规和行业标准的规定使用，如发票专用章用于开具发票等。（三）禁止使用情况1.未经审批的用印申请。2.涉及违法违规、损害公司利益的事项。3.空白纸张、空白合同、空白介绍信等。4.与申请事项不符的文件或材料。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、名称变更、业务终止等原因，需要停用印章的，由公司办公室填写《印章停用申请表》，报公司领导审批。2.审批通过后，公司办公室应及时发布印章停用通知，收回停用印章，并妥善保管。（二）销毁1.对于不再使用的印章，由公司办公室统一组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、数量、销毁原因等信息，并报公司领导审批。2.审批通过后，公司办公室应选择具有资质的销毁单位进行销毁，并在销毁过程中进行现场监督，确保印章彻底销毁。3.印章销毁后，应在《印章销毁登记簿》上记录销毁日期、印章名称、数量、销毁单位等信息，并由监销人签字确认。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门应定期对印章管理情况进行审计检查，重点检查印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等环节是否符合规定。2.公司办公室应加强对印章使用情况的日常监督，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、政府相关部门的监督检查，积极配合做好相关工作。2.对于涉及重大事项的印章使用，应主动接受社会监督，确保公司行为合法合规。七、违规处理（一）违规行为1.未按规定流程使用印章，擅自加盖印章。2.超越审批权限使用印章。3.在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。4.因保管不善导致印章被盗用、冒用或丢失。5.其他违反印章管理办法的行为。（二）处理措施1.对于违规使用印章的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；给公司造成经济损失或不良影响的，将依法追究相关人员的法律责任。2.因保管不善导致印章被盗用、冒用或丢失的，印章保管人应立即采取措施，如向