从化合同管理办法

从化合同管理办法一、总则（一）目的为加强从化公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于从化公司及其所属各部门、分支机构在经营管理活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规及行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方应当在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应当公平合理，不得显失公平，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应当诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或者解除合同。（四）职责分工1.法务部门负责合同的法律审查，对合同条款的合法性、合规性、完整性进行审核，提出法律意见和建议。参与合同纠纷的处理，提供法律支持和服务。负责合同管理相关法律法规及政策的宣传和培训。2.业务部门负责合同的谈判、起草、签订、履行等具体工作，对合同的真实性、可行性、效益性负责。及时向法务部门提交合同文本及相关资料，配合法务部门进行合同审查。负责合同履行过程中的跟踪、协调和管理，及时解决合同履行中出现的问题。3.财务部门负责合同的财务审核，对合同的价款、支付方式、结算方式等进行审核，提出财务意见和建议。负责合同款项的收付管理，确保合同款项的及时、足额收付。参与合同纠纷的处理，提供财务支持和服务。4.审计部门负责对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行审计监督，检查合同管理的合规性和有效性。对合同纠纷的处理情况进行审计，提出审计意见和建议。5.其他部门根据各自职责，配合做好合同管理的相关工作。二、合同的签订（一）合同主体资格审查1.业务部门在签订合同前，应当对合同对方的主体资格、经营范围、资信状况、履约能力等进行审查，确保合同对方具备签订合同的合法资格和履行合同的能力。2.审查合同对方主体资格时，应当要求对方提供营业执照副本、组织机构代码证、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关证明文件，并进行核实。3.对于涉及重大合同或者风险较高的合同，应当对合同对方的资信状况进行调查，包括但不限于财务状况、经营业绩、信用记录等。（二）合同文本起草1.合同文本应当由业务部门负责起草，合同条款应当符合法律法规及行业标准的要求，明确双方的权利和义务，避免模糊不清或者歧义条款。2.合同文本应当包括以下主要条款：合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息；合同标的的名称、规格、型号、数量、质量等；合同价款或者报酬及其支付方式、结算方式；合同履行的期限、地点和方式；合同的违约责任、争议解决方式等。3.对于格式合同，应当使用国家或者行业标准文本，并结合公司实际情况进行修改和完善。（三）合同审查1.业务部门起草的合同文本应当提交法务部门进行法律审查，法务部门应当在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审查，并出具审查意见。2.法务部门审查合同文本时，应当重点审查合同条款的合法性、合规性、完整性，是否存在法律风险和漏洞，是否符合公司利益等。3.对于法务部门提出的审查意见，业务部门应当认真研究并进行修改完善，如双方存在分歧，应当及时沟通协商，达成一致意见。4.合同文本经法务部门审查通过后，应当提交财务部门进行财务审核，财务部门应当在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。5.财务部门审查合同文本时，应当重点审查合同的价款、支付方式、结算方式等是否符合公司财务管理制度的要求，是否存在财务风险等。6.对于财务部门提出的审查意见，业务部门应当认真研究并进行修改完善，如双方存在分歧，应当及时沟通协商，达成一致意见。（四）合同签订1.合同文本经法务部门和财务部门审查通过后，由业务部门负责与合同对方签订合同。2.签订合同应当使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或者公章。3.合同签订应当由法定代表人或者其授权的代理人签字，并注明签字日期。4.对于多页合同，应当加盖骑缝章，确保合同的完整性和真实性。5.合同签订后，业务部门应当及时将合同副本送法务部门、财务部门等相关部门备案。三、合同的履行（一）合同履行计划制定1.业务部门应当根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个环节、时间节点、责任人等，确保合同能够按时、按质、按量履行。2.合同履行计划应当报分管领导审批，并送法务部门、财务部门等相关部门备案。（二）合同履行跟踪与监督1.业务部门应当建立合同履行跟踪制度，定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。2.对于合同履行过程中出现的重大问题或者风险，业务部门应当及时向分管领导报告，并采取有效措施进行处理。3.法务部门应当对合同履行情况进行监督检查，及时发现合同履行过程中存在的法律问题，并提出法律意见和建议。4.财务部门应当对合同款项的收付情况进行监督检查，确保合同款项的及时、足额收付。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如需要变更合同条款，应当由合同双方协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应当作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.合同履行过程中，如需要解除合同，应当由合同双方协商一致，并签订书面解除协议。4.解除协议应当明确解除合同的原因、时间、双方的权利和义务等内容。5.合同变更或者解除后，业务部门应当及时将变更或者解除协议送法务部门、财务部门等相关部门备案。四、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.业务部门应当加强合同管理，严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.法务部门应当定期对合同管理情况进行检查和评估，及时发现合同管理中存在的问题，并提出改进措施和建议。3.公司应当加强对员工的合同法律知识培训，提高员工的法律意识和风险防范能力。（二）纠纷处理流程1.合同纠纷发生后，业务部门应当及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，提出处理意见和建议，并向分管领导报告。2.分管领导应当组织法务部门、财务部门等相关部门对合同纠纷进行研究分析，制定纠纷处理方案。3.纠纷处理方案应当明确纠纷处理的方式、步骤、责任人等内容。4.根据纠纷处理方案，业务部门负责与合同对方进行协商沟通，争取通过协商解决纠纷。5.如协商不成，应当及时向公司领导汇报，并根据纠纷的性质和情况，选择合适的争议解决方式，如仲裁、诉讼等。6.在纠纷处理过程中，法务部门应当提供法律支持和服务，参与纠纷的处理和调解工作。7.财务部门应当提供财务支持和服务，协助业务部门做好合同款项的收付管理和纠纷处理工作。（三）纠纷处理结果跟踪1.合同纠纷处理完毕后，业务部门应当及时将纠纷处理结果向分管领导报告，并送法务部门、财务部门等相关部门备案。2.法务部门应当对合同纠纷处理结果进行跟踪检查，确保纠纷处理结果得到有效执行。3.对于因合同纠纷给公司造成损失的，应当按照公司相关规定追究相关责任人的责任。五、合同档案管理（一）档案收集1.业务部门在合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的相关文件、资料、记录等，应当及时收集整理，并移交公司档案管理部门。2.合同档案应当包括合同文本、合同审批表、合同审查意见、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、纠纷处理文件等相关资料。（二）档案整理与归档1.公司档案管理部门应当对收集到的合同档案进行整理、分类、编号，确保档案的完整性和规范性。2.合同档案应当按照年度、类别、保管期限等进行分类归档，并建立电子档案和纸质档案。3.合同档案的保管期限应当根据国家法律法规及公司相关规定确定，一般分为永久保管、长期保管和短期保管。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应当填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅合同档案应当在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。3.公司外部人员因工作需要查阅合同档案的，应当填写《合同档案查阅申请表》，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。4.借阅合同档案应当填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。5.借阅合同档案应当在规定的期限内归还，不得擅自转借他人或者延长借阅期限。（四）档案保管与销毁1.公司档案管理部门应当妥善