停用公章管理办法

停用公章管理办法总则目的为加强公司公章管理，规范公章停用流程，确保公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司各部门及下属分支机构涉及的所有公章，包括但不限于行政公章、合同专用章、财务专用章等。基本原则1.依法依规原则：公章的停用管理必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.安全保密原则：确保停用公章的妥善保管，防止印章信息泄露及不当使用。3.流程规范原则：明确停用公章的申请、审批、交接、销毁等各环节流程，做到操作规范、责任清晰。停用公章的情形机构变更1.公司名称变更、重组、分立、合并等导致原公章不再适用。2.部门撤销、变更隶属关系或职能调整，相关公章失去使用依据。印章损坏公章因磨损、遗失、被盗、损坏等原因无法正常使用。业务终止特定业务结束，与之相关的专用公章无需再使用。其他原因经公司管理层研究决定，因其他合理原因需要停用公章的情况。停用申请与审批申请1.当出现本办法规定的停用公章情形时，相关部门或机构应填写《公章停用申请表》，详细说明停用原因、公章名称、编号、启用时间等信息。2.申请表需由申请部门负责人签字确认，并加盖部门公章（如有）。审批1.《公章停用申请表》提交至公司办公室，由办公室进行初步审核，核实申请信息的真实性和完整性。2.办公室审核通过后，将申请表呈交公司分管领导审批。分管领导根据实际情况进行审批，对于重大事项涉及的公章停用，需报公司总经理批准。3.审批通过后的《公章停用申请表》由办公室留存备案，作为后续停用公章操作的依据。停用公章的交接交接准备1.在收到审批通过的《公章停用申请表》后，办公室负责组织相关部门进行停用公章的交接工作。2.交接前，办公室应通知原公章保管人清理与该公章相关的文件、资料、用印记录等，确保交接物品齐全、准确。交接流程1.原公章保管人填写《公章交接清单》，详细记录公章的名称、编号、数量、状态（如是否完好、有无损坏部件等）、交接时间、交接人等信息。2.交接双方在办公室人员的监督下，对《公章交接清单》上的内容进行逐一核对，并在清单上签字确认。3.交接完成后，原公章保管人将停用公章及相关物品移交给办公室指定的接收人。办公室接收人应妥善保管交接后的公章及物品。停用公章的保管保管方式1.对于停用的公章，办公室应设立专门的保管区域，采用安全可靠的方式进行存放，如保险柜、文件柜等，并确保存放环境安全，防止公章被盗、丢失或损坏。2.对于重要的停用公章，可考虑采用双人保管、异地存放等特殊保管措施，以增强保管的安全性。保管责任1.办公室指定专人负责停用公章的日常保管工作，明确保管人员的职责和权限，确保保管人员严格遵守本办法规定及公司相关保密制度。2.保管人员应定期对停用公章进行检查，如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时向办公室报告，并采取相应的补救措施。停用公章的销毁销毁条件1.符合下列条件之一的停用公章，可进行销毁：因机构变更、业务终止等原因长期不再使用且无保留价值的公章。因印章损坏无法修复且已完成相关手续的公章。因遗失、被盗等原因已采取相应措施并经公司批准停用的公章。2.对于涉及重要业务、法律纠纷或其他有特殊要求的停用公章，在规定的保管期限内不得销毁，需按照相关规定进行妥善保管。销毁申请1.由办公室根据停用公章的实际情况，填写《公章销毁申请表》，说明销毁原因、公章名称、编号、数量等信息，并附上相关证明材料（如审批文件、交接清单等）。2.《公章销毁申请表》经办公室负责人审核后，报公司分管领导审批。对于重大事项涉及的公章销毁，需报公司总经理批准。销毁方式1.经批准后，办公室负责组织实施公章销毁工作。销毁方式可根据公章材质、数量等因素选择合适的方法，如粉碎、熔毁等，确保公章无法恢复使用。2.在销毁过程中，应安排专人进行监督，确保销毁工作彻底、安全。监督人员应在《公章销毁记录》上签字确认销毁情况，记录内容包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。销毁记录1.办公室应将《公章销毁申请表》、《公章销毁记录》等相关资料整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。2.销毁记录作为公司公章管理工作的重要档案，以备后续查询和审计。监督与检查内部监督1.公司审计部门负责对公章停用管理情况进行定期审计和不定期检查，重点检查停用公章的申请、审批、交接、保管、销毁等环节是否符合本办法规定及公司相关制度。2.审计部门在检查过程中发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于违反本办法规定的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理。外部监督1.公司应积极配合相关政府部门、监管机构等的监督检查工作，如实提供公章停用管理的相关资料和信息。2.对于外部监督检查中提出的意见和建议，公司应认真研究，及时整改，不断完善公