全国印章管理办法

全国印章管理办法一、总则（一）目的与依据为加强印章管理，维护公司/组织正常运营秩序，保障公司/组织合法权益，根据国家相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及所属全资、控股子公司等所使用的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章、业务专用章等。（三）印章定义本办法所称印章是指公司/组织在对外交往与对内管理中，用以证明身份、行使职权、确认事项等具有法律效力的印信凭证。（四）基本原则1.依法管理原则：印章管理必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保印章使用合法合规。2.分级负责原则：实行分级管理，明确各级管理人员在印章管理中的职责，确保印章管理责任落实到人。3.安全保密原则：加强印章保管和使用过程中的安全保密措施，防止印章被盗用、冒用、伪造等情况发生。4.规范使用原则：印章使用必须严格按照规定的程序和权限进行，确保印章使用的准确性和严肃性。二、印章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或机构，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、数量等信息，并经部门负责人审核签字后，报公司/组织分管领导审批。2.涉及公司/组织重大事项或重要业务的印章刻制申请，需经公司/组织主要领导审批。（二）刻制审批公司/组织办公室负责对印章刻制申请进行审核，重点审核申请理由是否充分、印章规格是否符合规定、使用范围是否明确等。审核通过后，报公司/组织领导审批。（三）印章刻制经审批同意刻制的印章，由公司/组织办公室统一指定具有资质的印章制作单位进行刻制。印章制作单位应严格按照审批要求制作印章，确保印章质量和安全性。（四）印章启用1.印章刻制完成后，由公司/组织办公室负责领取并进行登记。登记内容包括印章名称、规格、数量、刻制日期、领取日期、领取人等。2.印章启用前，公司/组织办公室应在《印章启用登记表》上注明启用日期、启用范围等信息，并报公司/组织领导备案。3.印章启用时，应严格按照规定的程序进行，确保印章启用的合法性和严肃性。三、印章的保管（一）保管原则1.专人保管原则：各类印章必须指定专人负责保管，确保印章保管安全可靠。2.专柜存放原则：印章应存放在专门的保险柜或文件柜中，并加锁保管，确保印章存放安全。3.双人保管原则：对于重要印章，如公章、合同专用章、财务专用章等，应实行双人保管制度，确保印章保管安全。（二）保管职责1.印章保管人应严格遵守印章保管制度，妥善保管印章，不得擅自将印章交他人保管或带出办公场所。2.印章保管人应定期检查印章保管情况，确保印章安全完好。如发现印章损坏、遗失等情况，应及时报告公司/组织办公室，并采取相应的措施进行处理。3.印章保管人在印章保管期间，不得擅自使用印章，如因工作需要使用印章，应按照规定的程序进行审批和登记。（三）保管场所1.印章保管场所应具备安全防范设施，如防盗门、防盗窗、保险柜等，确保印章保管安全。2.印章保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，防止印章受潮、生锈等情况发生。（四）印章交接1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接登记表》，详细说明印章名称、规格、数量、交接日期、交接双方等信息，并经部门负责人审核签字后，报公司/组织办公室备案。2.印章交接时，交接双方应进行当面清点，确认印章数量、规格、质量等信息无误后，在《印章交接登记表》上签字确认。3.印章交接完成后，公司/组织办公室应及时更换印章保管人，并对印章保管情况进行检查和监督。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司/组织对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署。2.合同专用章：用于公司/组织对外签订的各类合同、协议等法律文件的签署。3.财务专用章：用于公司/组织财务收支、结算、报销等业务的办理。4.法定代表人章：用于公司/组织法定代表人授权范围内的业务办理。5.部门章：用于部门内部的文件、通知、报表等的签署。6.业务专用章：用于公司/组织特定业务领域的文件、合同、协议等的签署。（二）使用流程1.用印申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印日期等信息，并经部门负责人审核签字后，报公司/组织相关领导审批。2.用印审批：公司/组织相关领导应根据用印事项的性质、重要程度等因素进行审批，确保用印事项合法合规。3.用印登记：印章保管人应根据审批通过的《印章使用申请表》进行用印登记，登记内容包括用印日期、用印事项、用印文件名称、用印份数、用印人等信息。4.用印盖章：印章保管人应按照审批要求和登记内容进行用印盖章，确保印章使用的准确性和严肃性。5.用印文件存档：用印完成后，印章保管人应将用印文件原件及《印章使用申请表》等相关资料进行存档，以备查阅。（三）使用权限1.公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等重要印章的使用，必须经公司/组织主要领导或授权领导审批。2.部门章、业务专用章等一般印章的使用，由部门负责人或授权人员审批。（四）特殊情况用印1.紧急情况下需要使用印章的，可先电话请示公司/组织相关领导同意后使用，但事后必须及时补办审批手续。2.涉及公司/组织重大事项或重要业务的印章使用，如对外投资、融资、担保等，必须经公司/组织董事会或股东会审议通过后，按照规定的程序进行用印。五、印章的停用与销毁（一）停用原因1.因公司/组织名称变更、机构调整、业务范围变化等原因，原印章不再使用的。2.因印章损坏、遗失等原因，需要更换新印章的。3.因法律法规、政策调整等原因，印章使用不符合规定的。（二）停用程序1.印章保管人应及时将停用印章的情况报告公司/组织办公室，并填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息。2.公司/组织办公室应根据印章保管人的报告，对停用印章进行审核，并报公司/组织领导审批。3.经审批同意停用的印章，由公司/组织办公室负责收回，并进行登记。登记内容包括印章名称、规格、数量、停用日期、收回日期、收回人等信息。（三）销毁程序1.对于需要销毁的印章，公司/组织办公室应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁原因、销毁印章名称、规格、数量等信息，并报公司/组织领导审批。2.经审批同意销毁的印章，由公司/组织办公室指定专人负责销毁。销毁过程应进行现场监督，并拍照记录。3.印章销毁完成后，销毁人员应在《印章销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告公司/组织办公室。公司/组织办公室应将《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料进行存档，以备查阅。六、监督与检查（一）监督检查职责1.公司/组织办公室负责对印章管理情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章管理工作规范有序。2.公司/组织审计部门负责对印章使用情况进行审计监督，确保印章使用合法合规。3.公司/组织纪检监察部门负责对印章管理过程中的违规违纪行为进行调查处理，维护公司/组织正常运营秩序。（二）监督检查内容1.印章保管情况：检查印章是否存放在专门的保险柜或文件柜中，并加锁保管；印章保管人是否严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章交他人保管或带出办公场所。2.印章使用情况：检查印章使用是否严格按照规定的程序和权限进行审批和登记；印章使用文件是否真实、合法、有效；印章使用是否符合规定的使用范围。3.印章停用与销毁情况：检查印章停用与销毁是否严格按照规定的程序进行审批和登记；印章销毁是否进行现场监督，并拍照记录。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，检查人员应及时向被检查部门或个人提出整改意见，并要求其限期整改。2.对于违