兵团档案管理办法

兵团档案管理办法一、总则（一）目的为加强兵团档案管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理工作水平，服务兵团经济社会发展，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合兵团实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于兵团各级机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案管理工作。（三）基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用的原则。（四）定义本办法所称档案，是指单位在履行职能、从事业务活动及其他各项工作中形成的对国家和社会具有保存价值的各种形式的历史记录。二、档案管理体制与职责（一）管理体制兵团档案工作实行统一领导、分级管理的体制。兵团档案局主管兵团档案工作，对兵团各单位的档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。各师（市）档案局负责本师（市）档案工作的监督指导，各单位应当明确档案管理机构或者配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位的档案管理工作。（二）职责分工1.兵团档案局职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定兵团档案工作规章制度并组织实施。统筹规划兵团档案事业发展，组织开展档案业务培训、学术研究和经验交流。监督指导兵团各单位的档案工作，依法查处档案违法行为。组织征集、整理、保管和利用兵团重要档案资料。2.师（市）档案局职责贯彻执行兵团档案工作规章制度，结合本师（市）实际，制定具体实施办法。监督指导本师（市）各单位的档案工作，开展档案业务检查和考核。组织本师（市）档案人员培训，负责档案专业技术职务评审的有关工作。征集、整理、保管和利用本师（市）重要档案资料。3.单位档案管理机构及人员职责贯彻执行国家和兵团有关档案工作的法律法规、方针政策及本办法，建立健全本单位档案管理制度。负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。指导本单位各部门的文件材料收集、整理和归档工作。组织开展档案信息化建设，推进档案资源数字化、管理信息化、服务网络化。三、文件材料的形成与归档（一）文件材料形成要求1.单位应当建立健全文件材料形成、积累、整理和归档制度，确保文件材料的真实、完整、准确、系统。2.文件材料的形成应当符合国家和兵团有关规定，使用规范的书写材料、字迹材料和装订材料，保证文件材料的耐久性。3.电子文件的形成应当符合国家有关电子文件管理的标准和规范，采用可靠的载体进行存储，确保电子文件的可读性、完整性和安全性。（二）归档范围1.单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等各种载体形式，均应归档。2.具体归档范围按照国家档案局和兵团档案局制定的相关档案保管期限表执行。一般包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等。（三）归档时间1.文书档案一般在次年上半年归档。2.科技档案应当在项目完成后三个月内归档。3.会计档案在会计年度终了后，由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。4.人事档案在人员离职后一个月内归档。5.业务档案按照相关业务规定的时间归档。（四）归档要求1.归档的文件材料应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。2.整理归档的文件材料应当遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.归档的电子文件应当与其元数据、背景信息等一并归档，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文书档案按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制档号。2.科技档案按照项目、专业、时间等进行分类整理，建立档案目录和编号系统。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册，并编制会计档案保管清册。4.人事档案按照干部人事档案管理的有关规定进行整理，建立档案目录和编号系统。5.业务档案按照业务特点和管理要求进行分类整理，建立档案目录和编号系统。（三）档号编制档号是档案的编号，具有唯一性和系统性。档号编制应当遵循以下原则：1.稳定性原则，档号一经确定，不应随意更改。2.简明性原则，档号应当简洁明了，便于记忆和使用。3.系统性原则，档号应当反映档案的分类体系和排列顺序。档号一般由全宗号、年度号、保管期限号、机构（问题）号、件号或卷号等组成。五、档案的保管（一）保管场所1.单位应当设立专门的档案库房，档案库房应当符合国家有关档案保管的标准和规范，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应当配备必要的设施设备，如温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备、防虫防鼠设备等。（二）保管要求1.档案应当按照分类方案和编号顺序进行排列上架，便于查找和利用。2.档案管理人员应当定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应当及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.电子档案应当进行备份，存储在不同的载体上，并异地存放，确保电子档案的安全性。（三）档案鉴定1.单位应当定期对已到保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作应当在档案管理机构负责人的主持下，由档案管理人员和有关业务人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应当根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷、逐件审查，提出存毁意见。3.对经过鉴定确无保存价值的档案，应当编制销毁清册，报经单位负责人批准后予以销毁。销毁档案时，应当指定专人负责监销，确保档案信息的安全。（四）档案统计1.单位应当建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，并按照规定及时向上级档案管理部门报送档案统计报表。2.档案统计数据应当真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、拒报、迟报。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应当遵循合法、合理、安全、保密的原则，在维护国家利益和单位合法权益的前提下，充分发挥档案的作用，为社会各方面提供优质服务。（二）利用方式1.单位应当建立档案查阅制度，明确查阅档案的范围、程序和要求。查阅档案应当填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.档案管理人员应当根据查阅登记表，及时提供档案，并做好查阅记录。查阅档案应当在档案查阅场所进行，不得擅自将档案带出查阅场所。3.因工作需要复印、复制档案的，应当经档案管理机构负责人批准，并按照规定进行登记。复印、复制的档案应当与原件核对无误，并加盖档案管理机构印章。4.单位应当积极开展档案数字化建设，通过网络平台等方式为社会提供档案信息服务。利用电子档案应当遵守国家有关电子文件管理的规定，确保电子档案的安全和有效利用。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应当严格按照国家有关保密规定进行管理，限制利用范围。2.对档案中涉及的敏感信息、重要数据等，应当进行技术处理或屏蔽，确保在利用过程中不发生信息泄露。七、档案信息化建设（一）建设目标单位应当将档案信息化建设纳入本单位信息化建设总体规划，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索。对电子文件进行规范化管理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.档案管理系统建设建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。档案管理信息系统应当与单位内部其他信息系统进行有效集成，实现信息资源共享。3.档案网站建设建立档案网站，发布档案工作动态、档案信息资源、档案利用指南等，为社会提供档案信息服务。档案网站应当具备在线查阅、下载、咨询等功能，方便社会公众利用档案。（三）安全管理1.单位应当建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息化系统的安全防护，确保档案信息的安全。2.档案信息化系统应当采取身份认证、访问控制、数据加密、备份恢复等安全技术措施，防止档案信息被篡改、泄露、丢失。3.档案管理人员应当定期对档案信息化系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.兵团档案局和各师（市）档案局应当定期对单位的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪督促整改落实情况。2.监督检查的内容包括档案管理机构设置、人员配备、制度建设、文件材料归档、档案整理、保管、利用、信息化建设等方面。（二）责任追究1.单位违反本办法规定，有下列行为之一的，由档案管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分：未建立档案管理制度的；未按规定归档文件材料的；档案整理不符合要求的；档案保管不善，造成档案损毁、丢失的；擅自销毁档案的；违反档案利用规定，造成档案信息泄露的；未