单位用章管理办法

单位用章管理办法一、总则（一）目的为加强单位印章管理，规范印章使用流程，维护单位合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于单位内部各部门及所属分支机构在业务活动中涉及的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。（三）基本原则1.依法依规原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规及行业标准。2.分级管理原则：根据印章的重要性和使用范围，实行分级管理，明确各级管理职责。3.专人负责原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章安全。4.审批规范原则：严格印章使用审批程序，未经批准不得擅自使用印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章的部门或机构，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、使用范围等信息，并经本部门负责人审核后，报单位分管领导审批。2.经批准后，由单位办公室统一到公安机关指定的刻章单位刻制印章。刻章单位应具备合法资质，确保印章质量符合国家标准。3.印章刻制完成后，刻章单位应将印章及印模交付单位办公室，并提供刻章发票及相关证明文件。（二）印章启用1.新印章启用前，单位办公室应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、规格、用途、使用范围等信息，并附印模。经单位分管领导审批后，在单位内部发布启用通知。2.启用通知应明确印章的使用范围、审批程序、保管要求等内容，确保全体员工知晓。3.新印章启用后，原相关印章同时废止。废止的印章应及时交回单位办公室封存或销毁，并在单位内部发布废止公告。三、印章的保管（一）保管人员1.单位办公室负责指定专人保管公章、合同专用章、法人章等重要印章；财务部门负责保管财务专用章等财务类印章；其他部门因工作需要刻制的部门章，由各部门指定专人保管。2.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定，严格遵守印章保管制度。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得擅自将印章带出单位办公区域。如因工作需要携带印章外出，须经单位分管领导批准，并办理相关借用手续。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏、遗失等情况，应及时报告单位办公室，并采取相应的措施进行处理。（三）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、规格、数量、启用时间、保管期限等信息，并经交接双方及监交人签字确认。2.交接清单一式三份，交接双方各执一份，单位办公室存档一份。交接完成后，原印章保管人员应将印章及相关资料移交给新的保管人员。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于单位对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等；代表单位签署的各类法律文书；单位内部的重要通知、决定、通报等。2.合同专用章：用于单位对外签订的各类合同、协议等经济类文件。3.财务专用章：用于单位财务收支、银行结算、票据开具等财务业务。4.法人章：用于单位法定代表人授权的经济业务、法律文书等。5.部门章：用于本部门内部的文件、通知、报表等，不得用于对外签订合同、协议等经济类文件。（二）使用流程1.填写《印章使用申请表》：使用部门或个人应根据印章使用事项，填写《印章使用申请表》，详细说明使用事由、文件名称、文号、使用时间、使用范围等信息，并经本部门负责人审核签字。2.审批：根据印章使用的重要程度和金额大小，按照以下审批权限进行审批：一般事项：经本部门负责人审核后，报单位分管领导审批。重要事项：经本部门负责人、单位分管领导审核后，报单位主要领导审批。涉及经济合同、协议等重大事项：经本部门负责人、单位分管领导、单位法律顾问审核后，报单位主要领导审批。3.用印：印章保管人员根据审批后的《印章使用申请表》，对用印文件进行核对，确认无误后在用印处加盖印章，并在《印章使用登记簿》上登记用印时间、文件名称、文号、用印人等信息。4.留存文件：用印完成后，印章保管人员应将《印章使用申请表》及用印文件复印件留存归档，以备查阅。（三）特殊情况处理1.紧急情况下，如因时间紧迫无法履行正常审批程序，需使用印章的，使用部门或个人应电话请示单位分管领导或主要领导同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.如遇印章被盗、遗失等情况，应立即向单位办公室报告，并采取相应的措施，如向公安机关报案、在媒体上发布声明等，以防止印章被冒用。同时，应及时对相关业务进行处理，避免造成损失。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因单位名称变更、机构撤销、业务调整等原因，需要停用印章的，由单位办公室填写《印章停用申请表》，注明停用原因、印章名称、规格、启用时间、保管期限等信息，并经单位分管领导审批后，在单位内部发布停用通知。2.停用通知应明确印章停用日期、交回时间、保管要求等内容，确保全体员工知晓。（二）销毁1.停用的印章应及时交回单位办公室封存，并按照规定进行销毁。2.印章销毁应填写《印章销毁申请表》，注明销毁印章名称、规格、数量、启用时间、保管期限等信息，并经单位分管领导审批。3.印章销毁应由单位办公室会同财务部门、审计部门等相关人员共同进行，并在《印章销毁登记簿》上记录销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。4.印章销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行拍照或录像，留存相关资料。六、监督与检查（一）内部监督1.单位办公室负责定期对印章管理情况进行检查，检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全等。2.财务部门负责对财务类印章的使用情况进行监督检查，确保财务印章使用符合财务管理制度。3.审计部门负责对印章管理和使用情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受上级主管部门、监管部门等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对外部监督检查中发现的问题，应及时进行整改，并将整改情况报告上级主管部门和监管部门。七、责任追究（一）违规责任1.印章保管人员违反本办法规定，擅自使用印章、转借印章、遗失印章等，给单位造成损失的，应承担相应的赔偿责任；情节严重的，依法追究法律责任。2.使用部门或个人违反本办法规定，未经审批擅自使用印章、伪造用印文件等，给单位造成损失的，应承担相应的赔偿责任；情节严重的，依法追究法律责任。（二）审批责任审批人员