单位合同管理办法

单位合同管理办法一、总则（一）目的为加强本单位合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护单位合法权益，根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本单位与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则。合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和政策规定。2.平等自愿原则。合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则。合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则。合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。（四）职责分工1.合同管理部门负责本单位合同管理工作的统筹协调和指导监督；制定和完善合同管理制度；审查合同文本；参与重大合同的谈判、签订；监督合同履行；处理合同纠纷等。2.业务部门负责本部门合同的起草、初审；组织合同谈判；办理合同签订手续；履行合同约定的义务；及时向合同管理部门报告合同履行情况及存在的问题等。3.法务部门负责对合同文本进行合法性审查；为合同签订、履行提供法律咨询和建议；参与合同纠纷的处理等。4.财务部门负责审核合同中的财务条款；监督合同款项的收付；协助处理合同纠纷涉及的财务问题等。二、合同的签订（一）合同立项1.业务部门根据工作需要提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、违约责任等主要内容，并附上相关背景资料。2.合同立项申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。重大合同立项申请需经单位领导班子集体研究决定。（二）合同起草1.合同一般由业务部门负责起草。业务部门应根据合同立项申请的要求，参照相关法律法规、行业标准和示范文本，拟定合同条款。2.合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清、歧义或漏洞。合同主要条款应包括：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。3.涉及技术、法律、财务等专业事项的合同，业务部门应会同法务、财务等相关部门共同起草。（三）合同审查1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交本部门负责人初审。初审内容主要包括合同条款的完整性、准确性、合法性、可行性等。2.业务部门初审通过后，将合同文本连同《合同审查表》一并提交合同管理部门审查。合同管理部门应重点审查合同的主体资格、合同条款的合法性、风险防范措施等。3.合同管理部门审查后，将合同文本及审查意见反馈给业务部门。业务部门根据审查意见对合同文本进行修改完善。4.涉及重大合同或法律关系复杂的合同，合同管理部门应组织法务、财务等相关部门进行会审。会审通过后，合同文本报分管领导审批。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同应使用单位统一印制的合同文本，并加盖单位合同专用章或公章。2.签订合同的人员应具有相应的授权。授权委托书应明确授权范围、期限等内容，并由单位法定代表人签字或盖章。3.合同签订过程中，应确保合同双方当事人当面签字或盖章，不得由他人代签或代盖。合同一式多份，应分别由合同双方当事人、合同管理部门、业务部门、财务部门等留存。三、合同的履行（一）履行计划1.合同签订后，业务部门应制定合同履行计划，明确合同履行的步骤、时间节点、责任人等，并将合同履行计划报合同管理部门备案。2.合同履行计划应具有可操作性，确保合同能够按照约定顺利履行。（二）履行通知1.业务部门应按照合同约定及时向对方当事人发出履行通知，告知对方合同履行的相关事项，如履行时间、地点、方式等。2.履行通知应采用书面形式，并留存相关凭证。（三）履行跟踪1.业务部门应建立合同履行跟踪台账，对合同履行情况进行实时跟踪记录。跟踪记录应包括合同履行的进度、质量、付款情况、存在的问题等。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。（四）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知对方当事人，并按照合同约定或法律法规的规定办理合同解除手续。合同解除后，双方应按照约定或法律法规的规定进行结算和清理。四、合同的归档与保管（一）归档范围本单位签订的各类合同及与合同签订、履行相关的文件资料，包括合同立项申请表、合同文本、合同审查表、授权委托书、履行通知、履行跟踪台账、合同变更协议、合同解除协议等，均应作为合同档案进行归档。（二）归档要求1.合同档案应按照年度、类别、编号等进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。2.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应装订成册，编制目录，妥善存放；电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并按照规定进行分类存储。3.合同档案的保管期限应根据国家法律法规和单位实际情况确定。一般情况下，合同档案的保管期限为合同履行完毕后[X]年。（三）查阅与借阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到合同管理部门查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制合同档案资料。2.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人和分管领导审批后，到合同管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管合同档案资料，不得转借他人，不得在合同档案资料上涂改、抽取、复制、标记等。五、合同纠纷的处理（一）纠纷预防1.合同管理部门应定期组织合同法律法规培训，提高员工的合同法律意识和风险防范能力。2.业务部门在合同签订、履行过程中，应严格按照合同约定和法律法规的规定操作，避免因自身原因引发合同纠纷。（二）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时报告合同管理部门，并会同合同管理部门、法务部门等相关部门分析纠纷原因，制定解决方案。2.对于合同纠纷，应首先尝试通过协商、调解等方式解决。协商、调解不成的，可以根据合同约定或法律法规的规定，通过仲裁或诉讼等方式解决。3.在合同纠纷处理过程中，相关部门应积极收集、整理证据资料，维护单位的合法权益。六、监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门应定期对各部门合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。2.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立合同管理工作考核评价机制，对各部门合同管理工作进行考核评价。考核评价指标应包括合同签订的规范性、合同履行的情况、合同纠纷的处理情况、合同档案的管理情况等。2.考核评价结果作为各部门绩效考核的重要依据之一。对