出图章管理办法

出图章管理办法一、总则（一）目的为加强公司出图章的管理，规范出图章的使用流程，确保公司图纸等文件的准确性、完整性和安全性，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有涉及使用出图章的部门、项目组及相关人员。（三）定义1.出图章：指公司用于在正式图纸、文件等资料上加盖，具有证明文件有效性和公司权威性作用的印章。2.图纸：包括但不限于工程设计图纸、产品设计图纸、技术图纸等各类以图形形式呈现的技术文件。3.文件：涵盖与公司业务相关的各类书面资料，如报告、方案、说明书等。（四）管理原则1.严格审批原则：出图章的使用必须经过严格的审批流程，确保盖章文件符合公司规定和相关要求。2.专人负责原则：指定专人负责出图章的保管和使用，明确其职责和权限。3.登记备案原则：对出图章的使用情况进行详细登记备案，以便追溯和查询。4.安全保密原则：确保出图章的存放安全，防止印章被盗用、滥用或丢失，对涉及公司机密的盖章文件严格保密。二、出图章的刻制与启用（一）刻制1.出图章由公司行政管理部门统一负责刻制，根据公司实际需求确定印章的规格、样式和材质。2.刻制出图章时，应选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量符合国家标准和公司要求。3.刻制完成后，行政管理部门应留存印章印模，并将印模副本分发给相关部门备案。（二）启用1.出图章刻制完成后，由行政管理部门填写《出图章启用申请表》，详细说明印章名称、规格、启用日期、使用范围等信息。2.《出图章启用申请表》经公司分管领导审批同意后，方可正式启用。3.启用时，行政管理部门应在公司内部发布出图章启用通知，明确告知各部门出图章已正式启用及相关使用规定。三、出图章的保管（一）保管人员1.公司指定专人负责出图章的保管，保管人员应具备责任心强、工作认真细致等品质。2.保管人员应经过公司严格的审查和培训，熟悉出图章的管理规定和使用流程。（二）保管地点1.出图章应存放在安全可靠的专用保险柜或印章盒内，保险柜或印章盒应放置在有专人负责的办公室或档案室。2.保管地点应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全措施，确保出图章的安全存放。（三）保管要求1.保管人员应严格遵守公司的印章管理制度，妥善保管出图章，不得擅自将印章转借他人或带出保管地点。2.非工作时间，出图章必须存放在保险柜内，并妥善保管钥匙。3.保管人员应定期对出图章进行检查，确保印章完好无损，如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告公司行政管理部门，并采取相应措施。四、出图章的使用（一）使用范围1.出图章仅用于公司正式对外发布的图纸、文件等资料，包括但不限于向客户提交的设计图纸、工程竣工图、技术文件等。2.严禁将出图章用于与公司业务无关的文件或资料上。（二）使用流程1.申请需使用出图章的部门或项目组应填写《出图章使用申请表》，详细说明盖章文件的名称、编号、内容、用途、盖章份数等信息。《出图章使用申请表》应由申请部门负责人签字确认，并提交相关证明材料，如文件审批单、合同协议等。2.审批《出图章使用申请表》提交后，按照公司内部审批流程进行审批。审批层级根据文件的重要性和涉及金额等因素确定，一般需经过部门负责人、项目负责人、分管领导等审批环节。审批人员应认真审核申请内容，确保盖章文件符合公司规定和相关要求，对于不符合要求的申请应予以退回，并说明理由。3.盖章经审批同意后，申请部门或项目组将《出图章使用申请表》及相关文件提交给保管人员。保管人员在核对申请内容和审批意见无误后，方可在文件上加盖出图章，并在《出图章使用登记表》上详细记录盖章时间、文件名称、盖章份数、申请人等信息。4.文件发放盖章后的文件由申请部门或项目组按照公司文件发放规定进行发放，并做好发放记录。对于需要对外发送的文件，应严格按照公司保密规定进行封装和传递，确保文件安全送达。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，需要在未完成正常审批流程的情况下使用出图章，申请部门或项目组应通过电话、邮件等方式向分管领导说明情况，并获得口头同意。事后，申请部门或项目组应及时补办审批手续，并在《出图章使用申请表》上注明紧急情况的原因和处理经过。2.对于涉及公司重大项目、重要合同等关键文件的盖章，如分管领导无法及时审批，可由公司总经理特批，但事后必须补齐相关审批手续。五、出图章的停用与销毁（一）停用1.当出图章因公司业务调整、印章损坏等原因不再使用时，由行政管理部门填写《出图章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息。2.《出图章停用申请表》经公司分管领导审批同意后，方可正式停用。3.停用后，行政管理部门应及时通知各部门出图章已停用，并收回相关的《出图章使用申请表》和《出图章使用登记表》。（二）销毁1.对于已停用的出图章，行政管理部门应按照公司规定进行销毁处理。2.销毁时，应选择在公司内部相关人员的监督下进行，确保印章彻底销毁，无法再使用。3.销毁完成后，行政管理部门应填写《出图章销毁登记表》，详细记录销毁时间、销毁方式、监督人员等信息，并将销毁登记表存档保存。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对出图章的管理和使用情况进行审计检查，确保出图章的使用符合公司规定和相关要求。2.行政管理部门负责对出图章的日常管理工作进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。（二）违规处理1.对于违反本办法规定使用出图章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因出图章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。3.对于