2025某科技有限公司合同管理规程

2025某科技有限公司合同管理规程第一章适用范围第一条为规范2025某科技有限公司（以下简称“公司”）的合同管理工作，确保合同的合法性、合规性和有效性，依据相关法律法规及公司实际情况，制定本规程。第二条本规程适用于公司及其子公司（以下简称“各单位”）在经营活动中涉及的所有合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止及档案管理等环节。第三条本规程所称合同是指公司与其他自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，包括但不限于销售合同、采购合同、服务合同、技术开发合同、投资协议、战略合作协议等。第二章职责分工第四条公司合同管理实施统一归口管理原则，由公司法律合规部（以下简称“法务部”）负责合同管理的归口工作，包括但不限于合同的审核、备案、监督及纠纷处理。第五条各单位（部门）应设专人负责本单位的合同管理工作，确保合同管理流程的规范执行。第六条合同承办部门（以下简称“承办部门”）负责合同的具体洽谈、起草、初审及履行工作，确保合同内容的准确性、完整性和合法性。第七条法务部负责对合同进行专业审核，评估合同法律风险，并提出修改意见或建议。第八条财务部负责对合同涉及的财务条款进行审核，确保合同内容符合公司财务制度和资金管理要求。第九条审计部负责对合同管理工作的合规性进行监督和检查，确保合同管理流程的有效执行。第三章合同的起草与初审第十条承办部门在起草合应根据公司业务需求，明确合同的背景、目的、主要内容及合作方式，并确保合同内容符合相关法律法规及公司内部规章制度。第十一条合同初稿完成后，承办部门应进行初步审核，重点检查合同条款的完整性、准确性及合法性，确保合同内容清晰、具体、可操作。第十二条承办部门应在合同初稿中明确下列内容：（一）合同双方的基本信息，包括但不限于名称、住所、法定代表人或授权代表等；（二）合同标的，包括但不限于数量、质量、技术要求等；（三）合同价款及支付方式；（四）合同履行期限及方式；（五）双方的权利义务；（六）违约责任及争议解决方式；（七）其他需要约定的事项。第十三条承办部门在完成合同初稿及初审后，应填写《合同审核审批表》（以下简称“审批表”），并附合同文本及相关资料，提交至法务部进行专业审核。第四章合同的审核与审批第十四条法务部在收到承办部门提交的合同及审批表后，应及时进行专业审核，重点审查以下内容：（一）合同内容是否符合相关法律法规及公司内部规章制度；（二）合同条款是否明确、完整，是否存在重大法律风险；（三）合同双方的权利义务是否公平合理；（四）合同中的违约责任及争议解决条款是否合法、可行；（五）其他需要审核的事项。第十五条法务部在审核过程中发现合同内容存在问题的，应提出书面修改意见或建议，并反馈给承办部门进行修改。第十六条承办部门收到法务部的修改意见后，应及时进行修改完善，并将修改后的合同文本重新提交至法务部复核。第十七条对于重大、复杂的合同，法务部可组织相关部门进行集体讨论，形成统一意见后再提交公司审批。第十八条合同审核通过后，承办部门应按照公司审批流程，将合同提交至公司分管领导及总经理进行审批。第五章合同的签订第十九条合同经公司审批通过后，承办部门应与合同相对方签订正式合同，并确保合同文本内容与审批通过的内容一致。第二十条签订合同前，承办部门应核实合同相对方的资质、信用状况及履约能力，确保合同相对方具备相应的资质和能力履行合同义务。第二十一条合同签署过程中，应严格按照公司公章使用管理制度执行，确保合同签署的合法性和有效性。第二十二条合同签署完成后，承办部门应将签署后的合同文本及相关资料及时归档，并将合同信息录入公司合同管理系统。第六章合同的履行第二十三条承办部门应严格按照合同约定履行合同义务，并及时跟踪合同履行情况，确保合同履行的顺利进行。第二十四条承办部门应定期对合同履行情况进行评估，发现合同履行过程中存在问题或风险的，应及时采取措施予以解决。第二十五条在合同履行过程中，如发现合同相对方存在违约行为，承办部门应及时采取法律手段维护公司合法权益。第二十六条承办部门应妥善保存合同履行过程中形成的各类文件和资料，包括但不限于往来函件、会议纪要、验收单据等，确保合同履行记录的完整性和可追溯性。第七章合同的变更与终止第二十七条在合同履行过程中，如需对合同内容进行变更或解除，承办部门应与合同相对方协商一致，并签订书面补充协议或解除协议。第二十八条承办部门在进行合同变更或解除前，应履行内部审批程序，确保变更或解除行为的合法性和合规性。第二十九条合同变更或解除后，承办部门应及时将相关情况反馈至法务部，并更新合同管理系统中的合同信息。第三十条合同履行完毕后，承办部门应及时与合同相对方办理合同终止手续，并将终止后的合同文本及相关资料归档。第八章合同档案管理第三十一条公司实行合同档案管理制度，由法务部统一负责合同档案的归口管理工作。第三十二条所有合同自签订之日起，应按照公司档案管理制度的要求进行归档，确保合同档案的完整性和安全性。第三十三条合同档案应包括但不限于以下内容：（一）合同文本；（二）合同审批表；（三）合同签署记录；（四）合同履行记录；（五）合同变更或解除的相关文件。第三十四条合同档案应分别以电子版和纸质版形式保存，电子版合同应保存于公司合同管理系统中，纸质版合同应存档于公司档案室。第三十五条合同档案的借阅和查阅应履行审批程序，确保合同档案的安全性和保密性。第九章合同管理的监督与责任追究第三十六条公司审计部应对合同管理工作的执行情况进行定期监督检查，发现问题的，应及时督促整改。第三十七条对于违反本规程，导致公司遭受经济损失或负面影响的，公司将依法依规追究相关责任人的责任。第