加工公司办公用品管理制度

加工公司办公用品管理制度

一、总则1.目的：为加强本加工公司办公用品管理，规范办公用品的采购、使用、保管等流程，提高办公用品使用效率，降低办公成本，特制定本制度。2.依据：依据公司整体管理战略、运营需求以及行业通行做法，结合公司实际情况制定本制度。3.原则：遵循“按需采购、节约使用、规范管理、责任明确”的原则，确保办公用品能有效支持公司日常运营，同时避免浪费与不合理损耗。二、适用范围本制度适用于加工公司全体员工。三、组织架构与职责分工1.行政部门-负责办公用品管理制度的制定、修订与解释。-统筹办公用品的采购计划，根据各部门需求进行汇总与分析。-选择合适的供应商，进行采购谈判，签订采购合同，确保所采购的办公用品质量合格、价格合理。-负责办公用品的验收、入库、保管与发放工作，建立库存台账，定期进行盘点。2.各使用部门-根据工作实际需求，定期向行政部门提交办公用品需求计划。-合理使用办公用品，做好本部门办公用品的保管工作，指定专人负责。-配合行政部门做好办公用品的盘点等相关工作。3.财务部门-负责审核办公用品采购预算，对采购费用进行监督与核算。-协助行政部门制定办公用品成本控制目标，并对成本控制情况进行分析与评估。四、管理内容与流程1.需求计划-各部门每月末根据工作任务和人员变动情况，填写《办公用品需求计划表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息，提交给行政部门。-对于临时性、紧急性的办公用品需求，使用部门应及时向行政部门提出申请，说明原因和需求时间。2.采购流程-行政部门对各部门提交的需求计划进行汇总整理，结合库存情况，制定月度或季度办公用品采购计划。-根据采购计划，行政部门通过招标、询价、竞争性谈判等方式选择合适的供应商。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务周到的供应商，并与之建立长期稳定的合作关系。-行政部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等内容。-供应商按照合同约定的时间和地点将办公用品送达公司，行政部门负责验收。验收内容包括数量、规格、质量等方面，如发现问题应及时与供应商沟通解决。3.入库管理-办公用品验收合格后，行政部门仓库管理人员将其办理入库手续，填写《办公用品入库单》，注明入库日期、供应商名称、产品名称、规格、数量等信息。-将办公用品按照类别、规格等进行分类存放，建立库存台账，确保账物相符。4.发放管理-各部门指定专人凭经部门负责人签字的《办公用品领用申请表》到行政部门领取办公用品。-仓库管理人员按照申请表上的内容进行发放，并在库存台账上记录发放日期、领用部门、领用人员、产品名称、规格、数量等信息。-对于价值较高或限量使用的办公用品，实行以旧换新制度。领用人员在领取新的办公用品时，需交回旧的办公用品。5.库存盘点-行政部门定期（每月或每季度）对办公用品库存进行盘点，确保库存数量准确无误。-盘点结束后，仓库管理人员编制《办公用品盘点表》，记录实际库存数量、账存数量、盘盈盘亏情况等信息。-对于盘盈盘亏情况，要查明原因，及时调整库存台账，并向相关领导汇报。五、权利与义务1.员工权利-员工有权根据工作需要，按照规定流程申请领用所需的办公用品。-对行政部门办公用品的采购、发放等工作有提出合理建议和意见的权利。2.员工义务-严格遵守办公用品管理制度，不得违规领用、浪费办公用品。-妥善保管和使用所领用的办公用品，不得将办公用品私自带出公司或挪作他用。-积极配合行政部门做好办公用品的盘点等相关工作。3.行政部门权利-有权要求各部门按时提交办公用品需求计划，对不合理的需求有权进行调整。-在办公用品采购过程中，有权选择供应商、谈判采购价格和条款。-对各部门办公用品的使用情况进行监督检查。4.行政部门义务-按照规定流程和时间要求，及时采购、发放办公用品，确保各部门工作的正常开展。-做好办公用品的保管工作，保证办公用品的质量和安全。-定期向公司管理层汇报办公用品的采购、使用、库存等情况。六、监督与考核机制1.监督机制-行政部门定期对各部门办公用品的使用情况进行检查，检查内容包括办公用品的保管情况、使用是否合理、有无浪费现象等。-财务部门对办公用品的采购费用进行监督，审核采购价格是否合理，费用支出是否符合预算。-鼓励员工对违规使用、浪费办公用品等行为进行举报，对于查证属实的举报给予举报人一定的奖励。2.考核机制-将办公用品的使用和管理情况纳入部门绩效考核体系。考核指标包括办公用品费用控制情况、需求计划的准确性、库存管理水平等。-对于办公用品管理规范、费用控制良好的部门，给予一定的奖励，如绩效加分、通报表扬等。-对于存在浪费办公用品、需求计划严重不准确等问题的部门，视情节轻重