公司费用报销及发票常识培训课件

1费用报销及发票基础知识

培训

2020年10月2一、费用报销流程二、费用报销票据的构成三、费用报销注意事项四、发票的基础知识3一、常规费用报销流程领导批示：票据金额超过5万元以及事业部经营班子的费用报销票据事业部领导审批：（若领导出差，由其授权人代签）

财务部会计审核：出具实际核销意见部门负责人审批：核实报销人所报销款项是否真实（并在附件明细表上签批）财务部部长审批：财务总监批示：起点：粘贴完好、填写完整的费用报销单终点：财务部费用会计开具收据审计部备案：事业部经营班子的费用报销票据金额小于5万4二、费用报销票据的构成1.费用报销单2.费用票据粘贴单3.公司费用报销明细单5二、费用报销票据的构成1.费用报销单需要填写的要素：报销人、报销日期、工作部门、报销事由；出差起止地点、起止日期、差费补助；费用项目的张数、金额；

合计数的大小写。

填写要求：要素齐全、数字正确、字迹清晰避免模糊、涂改、挖补6二、费用报销票据的构成2.费用票据粘贴单将票据按费用项目分类（可参考费用报销单中的费用项目），分别粘贴在粘贴单上除火车票，旅游门票等短版硬质票据外，其他票据一律与粘贴单齐头粘贴单页粘贴单横向及纵向粘贴票据均匀，且单页粘贴单不得粘贴大于25张票据所有票据必须使用胶水粘贴牢固，不得松散，禁止使用订书针、塑胶等金属或塑料固件固定票据要求粘贴牢固，票面整洁，粘贴匀称；避免出现长短不齐、鼓包等现象7二、费用报销票据的构成3.费用报销明细单费用报销明细单仅作为报销票据的附件，目的在于提供费用真实发生情况的说明，每项流程审批均以此明细单所填项目为依据。填写要素：时间日期、地点、目的、金额、经办人和参与人、备注（需要说明的事项）费用明细单需要各经办人或参与人、部门领导确认后的签字，方才生效。例如：工程部费用报销明细单销售部费用报销明细单8三、费用报销注意事项根据费用项目，分别说明：1.交通费6.车辆费2.住宿费7.租赁费3.出差伙食补助8.运输费4.招待费9.会议费5.办公费10.其他事项9三、费用报销注意事项1.交通费

火车费：准予报销硬卧车票价格；若选择软卧出行，差额部分自行承担。（车票实名）

长途客运费：按照票面价格，必须有客运收费站专用章的为有效票据，否则不予报销。

市内交通费：写清每笔费用发生的时间、起止地点、用途、金额。

机票款：员工若搭乘飞机，在报销时需要提交一份上级领导签字同意的申请报告，否则将按照火车硬卧票价予以报销。10三、费用报销注意事项飞机汽车、火车、轮船总经理级√√副总经理级√√部门正副职√√其他×√备注因公务需乘坐头等舱需经总经理批准在途时间小于6小时的应当选择硬座或硬卧

1.交通费

关于出差选择出行工具的规定依据：公司费用报销管理办法11三、费用报销注意事项1.交通费规范粘贴示例如下图：12三、费用报销注意事项2.住宿费

地区职务省会城市、直辖市和计划单列市（大连、青岛及宁波等地）其他地区住宿标准市内交通费报销上限住宿标准市内交通费报销上限总经理实报实销实报实销实报实销实报实销公司副总/事业部总经理400实报实销350实报实销事业部副总300150300120部门负责人(含事业部\机关)2505025050其他人员200301502013三、费用报销注意事项2.住宿费

手开发票注意：开票日期住宿期间单位详细全称

定额发票注意：票面金额；加盖的印章；

背面有涂层的定额发票,需要粘贴牢固。（定额票为小额报销票据金额不宜过大）

机打发票注意：单位名称14三、费用报销注意事项3.出差伙食补助

伙食补助是指员工因公务出差在外，当天无法返回公司而给予的就餐补贴。

国内分子公司及下属公司出差伙食补助标准

出差目的地省会城市、直辖市和计划单列市（大连、青岛及宁波等地）其他地区标准50元/天/人30元/天/人15三、费用报销注意事项3.出差伙食补助

《公司费用报销管理办法》关于出差伙食补助的规定：第十三条公司总部工作人员在公司所在地、驻外办事机构工作人员在机构所在地办理公务时，不计发伙食补助。第十四条公司总部工作人员及办事机构人员公务出差到100公里以内的地区，当天返回的不计发伙食补助。因公当天未返回的，凭住宿发票给予相应补助。16三、费用报销注意事项4.招待费招待费具体包括：购买烟酒消费、餐费、娱乐消费、赠送礼品礼金等招待费明细表填写要素：时间、消费场所、消费金额、参与人员、预计目的和达到的效果《特变电工新疆新能源股份有限公司费用报销管理办法》第五章第十九条规定：公司提倡信用卡消费。超过300元的招待费用必须采用银行卡消费，并提供刷卡小票，无法提供小票者需提交情况说明书，经主管领导签批后核报。17三、费用报销注意事项4.招待费对于据实无法取得有效发票、亦无法取得收据的招待事项，务必在附件明细表的备注栏中说明原委，并由各经办人或参与人签字确认属实后报领导审批。对于以上的情况，以及其他需要使用替票（可以取得收据）的情况，所用票据应为除招待费票据以外的发票。杜绝用招待费类票据顶替招待费及其他票据的情况。18三、费用报销注意事项4.招待费票据粘贴要求：

（1）烟酒类发票中“数量”栏填写为“批”的情况，需要提供盖有印章的明细清单，所盖的印章与发票上的印章一致的清单有效。发票和清单粘贴在同一张粘贴单上。（2）招待费票据按次归类，在同一地点消费所取得的发票粘贴在一起，同一个招待事项所发生的发票需要一一对应。将取得的刷卡小票和消费清单与发票对应粘贴。19三、费用报销注意事项4.招待费票据粘贴要求：

（3）一般定额发票后有涂层，不易粘贴，可将边缘折叠后进行粘贴，以便粘贴牢固。示例如图：20三、费用报销注意事项4.招待费招待费类发票注意事项：

（1）发票中的货物名称项目中，不得出现礼品、礼盒、服装、包、化妆品等。（2）发票中的数量项目中，若标注为“批”或空白无明细的情况，需要索取明细清单表，并在表上加盖与发票相同的印章。

建议：直接在发票中写明烟酒的数量，如**件、**瓶、**条、**箱等。21三、费用报销注意事项4.招待费招待费类发票注意事项：

（3）发票上加盖的印章应为发票专用章。若印章不清晰、无法识别，作为废票处理。（4）商务运作所发生的大额招待费，在明细当中做好备注说明：每笔金额的出处、为某项目发生、需要达到的效果、参与人和经办人。22

公司费用报销管理办法

第八章礼品费用等其他费用管理第二十五条公司礼品采购实行招标定点采购，由总经办组织统一采购、专人保管。总经办凭物资采购合同、入库单、合格发票办理报销手续。第二十六条公司审计部、财务部对公司礼品进行定期盘点监督管理。第二十七条除以上费用外的其他费用，凭合格发票、相关证明的合法手续等及时办理报销手续。23三、费用报销注意事项5.办公费

《公司费用报销管理办法》第七章第二十三条：公司的办公用品由采购部根据公司招标小组确定的合作单位进行统一采购。办公用品采购费用由使用部门或人员确认后，报备采购部。第二十四条：日常零星办公费用未经采购部签字确认的不予报销。24三、费用报销注意事项5.办公费办公费主要包括：办公用品、电话费、邮递费、其他与办公有关的费用等。

（1）电话费以话费补助形式，统一向员工发放。预存话费不能报销。（2）邮递费发票的名称以个人开具的无效。将发货单或投递单作为附件。（3）无线网卡费用以实际发生的金额为报销金额，预存金额不予报销。25三、费用报销注意事项5.办公费

（4）办公用品由公司统一采购，报需求后领用即可，因此一般不予报销。特殊情况下，开具办公用品发票时应注意，发票数量项目中无明细的，需要开具用品清单，标明所购物品、数量、单价、合计金额，加盖与发票相同的印章。清单与发票齐全方可报销。

（5）属于固定资产的办公用品，需要单独填报费用报销单，走固定资产报销流程。26三、费用报销注意事项6.车辆费车辆费主要包括：油料费、修理费、洗车费、停车费、过路费、车辆保险费等其他费用。（1）公司内部车辆的油料费由公司统一承担。工程项目使用车辆由项目使用人负责管理，凭票报销。每笔金额需要司机和项目负责人确认的签字。（2）目前，发现停车费有假发票的现象。27三、费用报销注意事项6.车辆费（3）工程项目施工过程租用的车辆所发生的费用，依照租车合同，视情况给予报销。若合同中规定由我公司承担的费用则见票报销；合同中未明确约定的车辆费用，公司不予承担。（4）工程项目所发生的车辆油料费，均在发票背面备注如下信息：车牌号、司机、公里数。由项目负责人确认属实后签字。以上要素缺少任意一项的不予报销。28三、费用报销注意事项7.租赁费

一般将房屋租赁费和租车费归为租赁费。

（1）房屋租赁费：报销费用时，提供一份房屋租赁合同原件，用于备查。后期产生的与房屋租赁相关的费用（水电费、有线电视费、燃气费、物业费、采暖费、固定电话费和宽带费用等），均以合同签订的条款为依据视情况报销。

注意：不能取得租赁费正规发票的房屋租赁行为，其产生的所有相关费用的票据不可直接报销，只能以此类票据作为依据附件。29三、费用报销注意事项7.租赁费

（2）租车费：报销费用时，提供一份车辆租赁合同原件，出租方的有效证件复印件、车辆驾驶证复印件等资料，用于备查。如果无法取得正规的租赁费发票，则需要出租方在收到租赁金额后开具的收据作为依据。收据包括以下要素：租用期间、收到的金额、出租方签字、联系方式、有效证件号码、按手印。30三、费用报销注意事项7.租赁费

（2）租车费：零星、短途租用车辆的情况，则见票报销。若无法取得正规发票，务必取得租车司机开具的收据。若无法取得发票和收据，需要在报销明细单的备注栏中说明原委，由部门领导确认费用的真实性和合理性。只有领导认可的费用才可报销。31三、费用报销注意事项8.运输费

运输费票据的相关要求：（1）承运方或者收货方至少一方为我公司单位名称，税号前必须以“+”标识。（2）接国家税务局通知，开据运输费用发票，需填写“货物名称、数量（重量）、单位运价、计费里程”完整。不得只填写“货物名称”和“总计金额”。32三、费用报销注意事项8.运输费

运输费票据的相关要求：

（2）正确的填写方式如：货物名称数量（重量）单位运价计费里程金额太阳能配件100.003.00300.0090000.00

错误的填写方式如:

货物名称数量（重量）单位运价计费里程金额太阳能配件0.000.000.0090000.0033三、费用报销注意事项8.运输费

运输费票据的相关要求：（3）报销审批完毕之后，必须将抵扣联交给财务部会计，会计在收取抵扣联后填开收据。运输费发票的抵扣联不是报销凭证，不得折叠、污损，确保抵扣联完整、平整。34三、费用报销注意事项9.会议费

会议费发票在报销时注意：若会议发起人为本单位，则需要有召开会议的签批文件、与会人员名单、到会人员签到表，作为发票附件。若本单位受邀参加会议，则需要举办会议的单位派发的邀请函作为发票附件。35三、费用报销注意事项10.其他事项驻外办事机构所发生的费用，由机构所在地工作的专人负责登记、报销，即负责资金申请、费用开支、票据核销。票据核销期间按月度进行，此项费用报销单独贴票进行，不能与其他项目费用合并报销，否则不予冲账。销售部门在报销中标费、标书文件购买费时，务必将涉及的项目名称标注在费用报销单或粘贴单上，用以记账和备查。36四、发票的基础知识1.发票的概念

发票，是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。它是确定经济收支行为发生的法定凭证，是会计核算的原始依据。37四、发票的基础知识2.发票的种类

按照行业特点和纳税人的生产经营项目划分为：普通发票增值税专用发票专业发票

38四、发票的基础知识2.发票的种类（1）普通发票销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人，对外发生经营业务收取款项，收款方应向付款方开具发票；特殊情况下（如收购单位和扣缴义务人支付个人款项时），由付款方向收款方开具发票。所有单位和从事生产、经营活动的个人在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。39四、发票的基础知识2.发票的种类（1）普通发票不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。不符合规定的发票是指开具或取得的发票是应经而未经税务机关监制，或填写项目不齐全，内容不真实，字迹不清楚，没有加盖发票专用章，伪造、作废以及其他不符合税务机关规定的发票。40四、发票的基础知识2.发票的种类（1）普通发票

发票应当套印全国统一发票监制章。

全国统一发票监制章是税务机关管理发票的法定标志，该章的式样和发票版面印刷的要求，由国家税务总局规定。41四、发票的基础知识2.发票的种类（1）普通发票普通发票的基本联次为三联：第一联为存根联，开票方留存备查；第二联为发票联，收执方作为付款或者收款原始凭证；第三联为记账联，开票方作为记账原始凭证。42四、发票的基础知识2.发票的种类（2）增值税专用发票增值税专用发票是专供增值税一般纳税人销售货物或提供应税劳务时使用的一种特殊发票。