GB/T 41207-2025信息与文献文件(档案)管理体系实施指南

ICS35040

CCSA.14

中华人民共和国国家标准

GB/T41207—2025

代替GB/T41207—2021

信息与文献文件档案管理体系

()

实施指南

Informationanddocumentation—Managementsystemsforrecords—

Guidelinesforimplementation

ISO303022022MOD

(:,)

2025-08-01发布2026-02-01实施

国家市场监督管理总局发布

国家标准化管理委员会

GB/T41207—2025

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅴ

范围

1………………………1

规范性引用文件

2…………………………1

术语和定义

3………………1

组织环境

4…………………1

了解组织及其环境

4.1…………………1

了解利益相关方的需求和期望

4.2……………………4

确定的范围

4.3MSR……………………5

文件管理体系

4.4………………………6

领导作用

5…………………6

领导作用和承诺

5.1……………………6

方针

5.2…………………7

组织的岗位职责和权限

5.3、……………8

规划

6………………………9

应对风险与机遇的措施

6.1……………9

文件管理目标及实现规划

6.2…………11

支持

7………………………12

资源

7.1…………………12

能力

7.2…………………12

意识

7.3…………………13

沟通

7.4…………………14

证明性信息

7.5…………………………15

运行

8………………………18

运行计划与控制

8.1……………………18

确定形成的文件

8.2……………………19

文件过程文件控制和文件系统的设计和实施

8.3、…………………19

绩效评价

9…………………21

监控测量分析和评价

9.1、、……………21

内部审核

9.2……………22

管理评审

9.3……………23

改进

10……………………24

不符合项及纠正措施

10.1……………24

Ⅰ

GB/T41207—2025

持续改进

10.2…………………………25

附录资料性附录要求的实施示例

A()GB/T34112—2022A………26

参考文献

……………………30

Ⅱ

GB/T41207—2025

前言

本文件按照标准化工作导则第部分标准化文件的结构和起草规则的规定

GB/T1.1—2020《1:》

起草

。

本文件与信息与文献文件档案管理体系要求和信息与文献文件档案管理体系基

《()》《()

础与术语共同构成支撑文件管理的系列国家标准

》。

本文件代替信息与文献文件档案管理体系实施指南与

GB/T41207—2021《()》,GB/T41207—

相比除结构调整和编辑性改动外主要技术变化如下

2021,,:

更改了组织环境的内容细分为了解组织及其环境了解利益相关方的需求和期望确定

———“”,“”“”“

的范围和文件管理体系见第章年版的第章

MSR”“”(4,20214);

更改了领导作用和承诺的内容并增加了最高管理者领导作用和承诺的内容见

———“”,(5.1,

年版的

20215.1);

更改了组织的岗位职责和权限的内容并增加了最高管理者的职责和权限的内容见

———“、”,(

年版的

5.3,20215.3.1、5.3.2、5.3.3);

更改了文件管理目标及实现规划的内容增加了文件管理目标输入要素见年版

———“”,(6.2,2021

的

6.2);

增加了证明性信息中形成和更新的内容见

———“”“”(7.5.2);

更改了运行计划与控制的内容更改了运行计划与控制内容确定形成的文件文件过

———“”,“”“”“

程文件控制和文件系统的设计和实施的具体管理内容见和年版的

、”(8.1、8.28.3,20218.1);

更改了绩效评价的内容见第章年版的第章

———“”(9,20219);

删除了对于文件过程和文件系统运行绩效以及文件管理体系有效性的评估的内容见

———“,”(

年版的

20219.1.2);

将内容体系审计更改为内部审核并更改了内容见年版的

———“”“”,(9.2,20219.2);

更改了管理评审的内容删除了管理评审的输入信息更改了管理评审的方式和改进

———“”,,MSR

方面见年版的

(9.3,20219.3);

更改了不符合项及纠正措施的内容删除了部分输出结果内容见年版的

———“”,(10.1,202110.1)。

本文件修改采用信息与文献文件管理体系实施指南

ISO30302:2022《》。

本文件与相比做了下述结构调整

ISO30302:2022,:

中细分为细分为细分为

———ISO30302:20224.1.1~,4.1.2~,4.2

细分为细分为

4.2.1~4.2.4,4.34.3.1、4.3.2,4.44.4.1、4.4.2;

中细分为细分为细分为

———ISO30302:20225.15.1.1、5.1.2,5.25.2.1~5.2.6,5.35.3.1~5.3.3;

中细分为细分为

———ISO30302:20226.16.1.1~6.1.3,6.26.2.1~6.2.4;

中细分为细分为细分为

———ISO30302:20227.17.1.1、7.1.2,7.27.2.1~7.2.6,7.37.3.1、

细分为细分为细分为

7.3.2,7.47.4.1~7.4.4,7.5.1、,7.5.3、;

中细分为细分为细分为

———ISO30302:20228.18.1.1、8.1.2,8.28.2.1、8.2.2,8.38.3.1、8.3.2;

中细分为细分为细分为

———ISO30302:20229.19.1.1~9.1.5,9.29.2.1~9.2.3,9.39.3.1~9.3.5;

中细分为细分为

———ISO30302:202210.110.1.1~10.1.5,10.210.2.1~10.2.3。

本文件与的技术差异及其原因如下

ISO30302:2022:

用规范性引用的替换了以适应我国的技术条件见第章第

———GB/T34112—2022ISO30301,(1、

章附录

3、4.1、4.2、4.3、4.4、5.1、5.2、5.3、6.1、6.2、7.2、7.5、8.1、8.2、8.3、9.1、9.2、9.3、10.1、A);

Ⅲ

GB/T41207—2025

用规范性引用的替换了以适应我国的技术条件见第章

———GB/T34110ISO30300,(3);

删除了中一般法规和判例法有关组织特定主要问题的一系列法律

———ISO30302:20224.1.2“”“

判例的内容以适应我国的技术条件

”,。

本文件做了下列编辑性改动

:

为与现有标准体系协调将标准名称修改为信息与文献文件档案管理体系实施指南

———,《()》;

纳入了的修正内容所涉及的条款的外侧页边空白位置用垂直

———ISO30302:2022/Amd1:2025,

双线进行了标示

(‖);

用资料性引用的替换了见替

———GB/T26162—2021ISO15489-1()、GB/T19000—2016

换了替换了见替换了

ISO9001,GB/T24001—2016ISO14001(4.3.1)、GB/T22080—2016

见替换了见

ISO/IEC27001(4.3.1、8.3.1)、GB/T27921—2023IEC31010(6.1.3)、

替换了见替换了

GB/Z32002—2015ISO/TR26122(8.2.1)、GB/T34840.1—2017

见替换了见以适应我国的技术

ISO16175-1(8.3.1)、GB/T19011—2021ISO19011(9.2.1),

条件

;

更改了中举例的具有多种法律知识的法律专家在跨多个行政管辖区

———ISO30302:20224.2“”“

的组织中这一点尤其重要见以适应我国的技术条件

,”(4.2.3),;

更改了中的例如在某些行政管辖区通用的元数据方案对公共部门中

———ISO30302:20228.3“,,

的组织是强制性的见以适应我国的技术条件

”(8.3),。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利本文件的发布机构不承担识别专利的责任

。。

本文件由全国信息与文献标准化技术委员会提出并归口

(SAC/TC4)。

本文件起草单位天津师范大学中国人民大学国家档案局中国商用飞机有限责任公司上海飞机

:、、、

设计研究院国网天津市电力公司苏州工业园区档案管理中心天津市标准化研究院

、、、。

本文件主要起草人白文琳安小米蔡盈芳聂曼影何芮王木亮宋辉刘婷婷吉祥罗雅文

:、、、、、、、、、、

师蒙蒙王文文沈荣赵美焕胡菊芳

、、、、。

本文件及其所代替文件的历次版本发布情况为

:

年首次发布为

———2021GB/T41207—2021;

本次为第一次修订

———。

Ⅳ

GB/T41207—2025

引言

本文件旨在帮助用户实施所提出的文件管理体系要求

GB/T34112—2022。GB/T34112—2022

规定了一个组织在形成和控制作为证据和资产的信息时所需的文件管理体系

(managementsystemfor

要求适用于一个组织需要证明其有能力在履行法律义务或开展业务过程中对形成接

records,MSR),、

收和维护的信息进行有效管理的场景本文件所称文件等同于中文语境下的机关单位或组织的文件

。“”

和档案

。

本文件旨在为一个组织依据实施提供实践指南文件涵盖了建立和维

GB/T34112—2022MSR。

护的必要内容但既不修改也不降低所规定的要求只有当

MSR,GB/T34112—2022。GB/T34112—

明确要求时某项活动或对活动的记录才被视为强制性要求

2022,。

的实施通常作为一个项目来执行无论是已具备文件系统或程序并需对其管理进行评审和

MSR。

改进的组织还是首次计划对文件形成和控制实施系统化和可验证方法的组织均可实施本文

,,MSR。

件中提出的实践指南能应用于上述两种情况在某些情况下可能是应对法律或技术不确定性的

。,MSR

理想选择

。

在决定实施之前组织需要初步评价现有文件和文件系统并识别出需应对的风险和可显著

MSR,,

改进的机会例如实施能作为一项风险降低措施用于应对重大信息技术平台变更或外包高风

。,MSR,

险业务过程或者能为重大改进提供标准化的管理框架例如将文件过程与特定业务过程整合

。,MSR,、

加强在线业务往来或社交媒体业务使用中的文件控制和管理等

。

本文件的使用具有必要的灵活性具体取决于一个组织的规模性质复杂性以及已经实施的

,、、,

的成熟度每个组织所处的环境和复杂性都是独特的且组织对特定环境的要求还会对实

MSR。,MSR

施产生影响小型组织可简化本文件所描述的措施而大型或复杂的组织则可能需要分层管理体系以

。,,

有效实施和管理本文件中的各项措施

。

本文件的指南结构与保持一致描述了为满足要求而采

GB/T34112—2022,GB/T34112—2022

取的措施以及如何对这些措施进行记录

,。

第章涉及如何开展实施所需的环境分析通过此分析界定了的范围并确定了实

4MSR。,MSR,

施与其他管理体系之间的关系

MSR。

第章解释了领导作用以及如何获得最高管理者的承诺这种承诺通过文件方针职责与权限分

5。、

配来体现

。

第章涉及实施的规划和文件管理目标的制定这些工作需依据高层级风险分析环境分析

6MSR,、

见第章和可用资源见第章来确定

(4)(7)。

第章列出了所需的支持如资源能力意识沟通和证明性信息

7MSR,、、、。

第章涉及界定评审以及计划运行层面的内容它包括对确定要形成的文件的分析见以

8、。(8.2),

及文件过程控制和系统的设计和实施它依据环境要求和范围见第章并以文件方针见风

、。(4),(5.2)、

险分析见和所需的资源见为基础以满足计划实施中的文件管理目标见第章解释

(6.1)(6.1),(6.2)。8

了如何实施附录中的要求

GB/T34112—2022A。

第章和第章涉及对照中定义的计划目标和要求的绩效评价和改进

910GB/T34112—2022、。

对于中第章第章中的每一条本文件提供了以下内容

GB/T34112—20224~10,:

满足的要求所需开展的活动这些活动能按顺序执行但部分活动则需同

———GB/T34112—2022:,

步执行

;

活动的输入这些是开展活动的起始点可能是先前活动的输出结果

———:,;

Ⅴ

GB/T41207—2025

活动的输出结果这些是开展活动后产生的结果或交付物特别提及开展活动后强制性的证明

———:,

性信息

。

关于如何设计操作文件过程的概念是基于所确立的原则其他设计实施监

GB/T26162—2021。、、

控和改进文件过程控制和系统的主要工具能与本文件结合使用以落实的详细运行要素

、,MSR。

已经实施的组织可运用本文件在体系化和可验证方法下开发用于管

GB/T26162—2021,MSR,

理文件的基础设施

。

Ⅵ

GB/T41207—2025

信息与文献文件档案管理体系

()

实施指南

1范围

本文件提供了按照实施的指导本文件与协同使

GB/T34112—2022MSR。GB/T34112—2022

用描述了设计实施与监控时需要开展的各项活动

,、MSR。

本文件适用于任何实施的组织或跨组织使用适用于各种类型例如企业政府机构非营利

MSR,(、、

组织等