学校大会议室管理制度

学校大会议室管理制度一、制度概述

学校大会议室是学校组织各类会议、讲座、培训等活动的重要场所。为规范大会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保会议活动的顺利进行，特制定本制度。

一、适用范围

本制度适用于学校大会议室的所有使用者，包括教职员工、学生以及其他来校人员。

二、会议室管理原则

1.保障会议活动的正常进行；

2.公平、公正、公开使用会议室；

3.节约资源，提高会议室使用效率；

4.严格执行会议室使用审批制度。

三、会议室使用申请

1.使用者需提前向会议室管理部门提交使用申请；

2.申请内容包括会议主题、参会人员、会议时间、预计时长等；

3.会议室管理部门根据申请情况，合理安排会议室使用时间。

四、会议室使用审批

1.会议室管理部门对使用申请进行审批；

2.审批通过后，使用者需按照批准的时间、人数、内容等要求使用会议室；

3.使用者如有变动，应及时向会议室管理部门报告，并进行相应调整。

五、会议室使用规范

1.使用者需爱护会议室设施，不得随意损坏；

2.会议室内保持安静，不得喧哗、打闹；

3.严禁在会议室吸烟、饮酒；

4.使用完毕后，使用者需关闭会议室设备，清理场地。

六、会议室设备使用

1.使用者需按照设备操作规程使用会议室设备；

2.使用完毕后，应将设备恢复到原始状态；

3.如设备出现故障，使用者应及时报告，由会议室管理部门负责维修。

七、会议室维护与保养

1.会议室管理部门定期对会议室进行清洁、消毒；

2.对会议室设施进行定期检查、维修，确保设备正常运行；

3.加强会议室安全管理，防止火灾、盗窃等安全事故发生。

八、违规处理

1.对违反本制度的行为，视情节轻重，给予批评教育、警告、通报批评等处理；

2.对严重违规者，取消使用会议室资格，并追究相关责任。

九、制度修订

本制度由学校行政部门负责解释，如有需要修订之处，由学校行政部门提出修订意见，经学校领导批准后实施。

十、生效日期

本制度自发布之日起生效。

二、适用范围

本制度适用于学校大会议室的所有使用者，包括但不限于教职员工、学生、校内各院系、行政部门以及其他因工作或学习需要使用会议室的校外单位和个人。具体包括以下情况：

1.学校组织的各类教学、科研、学术讨论、培训等活动；

2.校内各部门的行政会议、工作研讨、团队建设等；

3.学生社团、学生组织的活动及会议；

4.校外单位因教学、科研、文化交流等需要在学校举办的各类活动；

5.任何个人或团体在得到批准后，为学校内部或校外人员提供的服务或活动。所有上述活动在使用会议室前，均需按照本制度的相关规定进行申请和审批。

三、会议室使用申请

使用者需提前向会议室管理部门提交使用申请，以下为申请流程及所需材料：

1.申请者需填写《会议室使用申请表》，表格内容包括但不限于：申请人姓名、部门、职务、联系电话、会议主题、参会人数、预计开始时间和结束时间、会议内容摘要等。

2.申请表需经申请人所在部门负责人审核签字后，提交至会议室管理部门。

3.会议室管理部门在收到申请后，将根据会议室的使用情况和申请的优先级进行审核。

4.审核通过的，会议室管理部门将通知申请者，并确认会议时间。

5.审核未通过的，会议室管理部门将告知申请者原因，并建议调整申请时间或地点。

6.申请者需在会议召开前确保会议室的预定信息准确无误，如需更改会议时间或取消会议，应提前至少24小时通知会议室管理部门，以便进行相应的调整。

四、会议室使用审批

1.会议室管理部门在收到使用申请后，将进行以下审批流程：

-核实申请表中的信息是否完整、准确；

-检查会议室预定时间是否与已有预定冲突；

-评估会议室预定是否符合学校的使用规定和优先级；

-如遇特殊情况或高峰时段，可能需要调整预定时间或安排其他会议室；

-审批结果将以书面形式通知申请者。

2.审批通过后，会议室管理部门将确认以下事项：

-会议时间、地点、参会人数等预定信息；

-提醒申请者会议室的使用规则和注意事项；

-如有设备使用需求，提前告知申请者相关设备的准备情况。

3.若审批未通过，会议室管理部门将告知申请者未通过的原因，并可能提供以下选项：

-调整会议时间或日期；

-提供其他会议室或时间段的建议；

-说明未通过的具体原因，如会议室已被其他活动预定等。

4.申请者在接到审批结果后，需在规定时间内确认是否接受审批结果。如需更改预定信息，应立即通知会议室管理部门。

5.对于紧急或临时性的会议需求，会议室管理部门将尽力协调，但可能无法保证立即满足所有需求。

6.会议室管理部门将定期对会议室使用情况进行汇总和分析，以便优化会议室的分配和使用效率。

五、会议室使用规范

1.使用者在进入会议室前，需仔细阅读并遵守以下规范：

-会议室门牌号码和预定信息不得随意更改或遮挡；

-进入会议室时，请保持安静，不得大声喧哗；

-未经允许，不得在会议室外大声讨论会议内容；

-保持会议室内的整洁，不得乱扔垃圾，使用完毕后需清理桌面和地面；

-不得在会议室进行与会议无关的活动，如饮食、吸烟等；

-不得擅自使用会议室内的设备，如投影仪、音响系统等，需提前向管理部门申请；

-如需调整会议室内的布局，需征得管理部门的同意。

2.使用者在会议过程中应遵守以下规定：

-按时开始和结束会议，不得无故拖延；

-如有迟到或早退情况，应向与会者表示歉意；

-保持会议秩序，不得随意打断他人发言；

-如有紧急情况需要离开会议室，应提前告知会议主持人或在场负责人；

-如有需要，可安排专人负责记录会议内容。

3.使用者在会议结束后，需遵守以下要求：

-关闭会议室内的所有电器设备，如投影仪、音响、空调等；

-如使用过会议室内的设备，需将其恢复至原位；

-清理会议室内的垃圾，确保会议室整洁；

-如有损坏会议室设施的情况，需及时通知管理部门；

-如有特殊需求，如需要保留会议室内的资料或物品，需征得管理部门的同意。

六、会议室设备使用

1.使用者在使用会议室设备前，应详细阅读并遵守以下操作规程：

-投影仪：确保投影仪电源已关闭，使用前检查设备是否正常，使用完毕后关闭电源，拔掉电源插头；

-音响系统：开启音响系统前，检查音量是否适中，使用完毕后关闭音响，确保音量旋钮调至最低；

-多媒体电脑：开启电脑前，确保所有连接线正确连接，使用完毕后关闭电脑，断开网络连接；

-白板和书写工具：使用白板时，避免用力过猛，使用完毕后清理白板上的内容，归位书写工具。

2.使用者在使用会议室设备时，应注意以下事项：

-未经允许，不得擅自移动或更改设备位置；

-如发现设备故障，应立即停止使用并报告给会议室管理部门；

-使用过程中，避免对设备造成物理损害，如划痕、折损等；

-使用完毕后，确保所有设备处于关闭状态，电源插头已拔出。

3.对于需要特殊操作的设备，如视频会议系统等，使用者应提前向管理部门了解操作流程，并在管理人员指导下进行操作。

4.会议室管理部门将定期对设备进行检查和维护，确保设备正常运行。如使用者发现设备异常，应及时通知管理部门。

5.使用者在使用会议室设备时，应遵守节能环保的原则，合理使用电力资源，避免不必要的浪费。

6.对于违反设备使用规定的行为，将根据情节轻重进行相应处理，包括但不限于警告、罚款或取消使用资格。

七、会议室维护与保养

1.会议室的日常维护工作由学校物业管理部门负责，包括但不限于以下内容：

-定期对会议室进行清洁，包括地面、墙面、窗帘和家具；

-对会议室内的设备进行常规检查和维护，确保其正常运行；

-对会议室内的通风、照明系统进行检查，确保其功能正常；

-对会议室内的安全设施，如消防器材、应急照明等进行定期检查，确保其有效性。

2.会议室的定期保养工作包括：

-对会议室内的家具进行擦拭和保养，防止磨损和褪色；

-对会议室内的地毯进行吸尘和清洗，保持清洁；

-对会议室内的玻璃和金属表面进行清洁和抛光；

-对会议室内的空调和通风系统进行深度清洁和保养。

3.使用者在使用会议室后，应遵守以下保养规范：

-确保会议室内的所有设备处于关闭状态，包括灯光、空调等；

-清理会议室内产生的垃圾，保持会议室整洁；

-如有特殊物品或资料遗留在会议室，应及时通知物业管理部门处理。

4.物业管理部门应建立会议室维护保养记录，详细记录每次维护保养的时间、内容、负责人等信息，以便于追踪和评估。

5.如遇设备故障或损坏，使用者应及时通知物业管理部门，不得自行修理或更换设备。

6.对于特殊事件或自然灾害导致会议室损坏的情况，物业管理部门应立即启动应急预案，及时修复损坏，确保会议室尽快恢复正常使用。

八、违规处理

1.对于违反本制度的行为，将根据违规性质和严重程度，采取相应的处理措施：

-轻微违规：如未按时清理垃圾、未关灯等，给予口头警告或记录在案，提醒使用者遵守规定；

-一般违规：如擅自更改会议室预定时间、地点，或未经批准移动设备等，给予书面警告，并可能要求承担一定的经济损失；

-严重违规：如故意损坏会议室设施、在会议室内吸烟、酗酒等，将根据情况给予罚款、通报批评，并可能取消其使用会议室的资格；

-重复违规：对于多次违反本制度的使用者，将视情况加重处罚，直至取消其使用会议室的权利。

2.违规行为的处理流程如下：

-会议室管理部门在发现违规行为后，应及时进行调查和核实；

-根据调查结果，确定违规行为的性质和严重程度；

-将违规行为和处理建议报告给学校相关部门；

-学校相关部门对处理建议进行审核，并作出最终决定；

-对违规使用者进行相应处理，并通知其知晓处理结果。

3.受到违规处理的使用者，如有异议，可在接到处理通知之日起五个工作日内向学校行政部门提出申诉。行政部门将组织调查，并作出最终裁决。

4.会议室管理部门应将违规处理结果记录在案，并定期对处理情况进行总结和分析，以不断提高会议室的管理水平。

5.学校将对违反本制度的行为进行公示，以警示其他使用者，维护会议室的正常使用秩序。

九、制度修订

1.本制度如有需要修订之处，由学校行政部门负责提出修订意见。

2.修订意见应包括但不限于以下内容：修订的必要性、具体修订内容、修订后的制度文本。

3.修订意见经学校相关部门讨论并同意后，提交给学校领导审批。

4.学校领导审批通过后，修订后的制度文本将正式生效，并替换原有的制度文本。

5.修订后的制度文本将通知所有使用者，并确保其知晓和遵守新的规定。

6.修订过程中，如遇重大争议或需要紧急调整的情况，学校行政部门有权在确保会议进行不受影响的前提下，临时调整制度内容，并及时上报学校领导。

7.修订后的制度将保留原有制度的编号，并在标题或文件中注明修订日期。

8.学校行政部门应定期对制度进行审