数据透视表的基础知识及应用讲课文档

数据透视表的基础知识及应用第1页，共15页。一、数据透视表的定义

数据透视表是一种交互式报表，可以快速分类汇总比较大量的数据，并且可以随时选择其中页、列和行的不同元素，以快速查看源数据的不同统计结果，同时还可以方便地显示或打印出感兴趣区域的明细数据。第2页，共15页。二、数据透视表的适用情况1、对大量的数据源进行多条件的统计。2、对数值数据进行分类汇总，按分类和子分类对数据进行汇总，创建自定义计算和公式。3、展开或折叠要关注结果的数据级别，查看感兴趣区域汇总数据的明细。4、将行移动到列或将列移动到行，以查看源数据的不同汇总。5、对数据子集进行筛选、排序、分组和有条件地设置格式。第3页，共15页。三、数据透视表的优点1、可以随着数据源更新而刷新同步。2、通过对各字段的自由选择拖放，可以快速的转变统计结果。3、可以随时在透视表内提取某一字段的数据结果表，进行定向的单项分析。4、运算速度是函数统计无法比拟的。第4页，共15页。四、运用数据透视表需要注意的事项1、数据区域的顶端行应为字段名称(标题)。2、避免在数据清单中存在有空行和空列。所谓空行，是指在某行的各列中没有任何数据，如果某行的某些列没有数据，但其他列有数据，那么该行就不是空行。同样，空列也是如此。3、各列只包含一种类型数据。4、避免在数据清单中出现合并单元格。5、避免在单元格的开始和末尾输入空格。

第5页，共15页。五、数据透视表的结构数据透视表字段列表中的四个区域分别是：

1、

报表筛选――添加字段到报表筛选区，可以使该字段包含在数据透视表的筛选区域中，以便对其独特的数据项进行筛选。

2、列标签――添加一个字段到列标签区域，可以在数据透视表顶部显示来自该字段的独特的值。

3、行标签――添加一个字段到行标签区域，可以沿数据透视表左边的整个区域显示来自该字段的独特的值。

4、数值―――添加一个字段到“数值”区域，可以使该字段包含在数据透视表的值区域中，并使用该字段中的值进行指定的计算。系统可根据字段类型自动划分：默认情况下，系统会将非数值型字段添加到行标签，数值型字段添加到“数值”区域。第6页，共15页。六、数据透视表与分类汇总的比较（一）定义1、分类汇总是对相同类别（列）的数据进行统计汇总(求和、计数、求平均等汇总运算)

。2、数据透视表是通过对行或列的不同组合来对源数据进行统计汇总(求和、计数、求平均等汇总运算)。第7页，共15页。（二）建立方法1、分类汇总：

2、数据透视表:

排序数据分类字段汇总方式汇总项确定分类汇总数据透视表插入选定数据源区域确定数据透视表的位置确定第8页，共15页。（三）结果的显示及查看1、分类汇总的显示：

分级显示：a、总计情况，b、分类情况，c、明细情况。2、数据透视表的显示：

a、列字段：具有列方向的字段，每一个不同的项目占据一列。

b、行字段：具有行方向的字段，每一个不同的项目占据一行。

c、汇总项：进行汇总的项目。

d、数据区域：这些数据是行和列上项目的交叉统计值。第9页，共15页。七、编辑数据透视表

实例分析：1．查看某期间（季度）销售人员的业绩？

步骤：将销售人员、订单日期拖动至“行标签”，订单金额拖动至“数值区域”。鼠标选择日期单元格——右击——创建组——选择季度（可同时选择年/月）。

不能选择整个工作表，否则不能对日期进行分组、组合，应该把鼠标放在其中的一个日期单元格内。2．按订单金额的3%计算，每个销售人员得多少提成？

步骤：鼠标放在某一个数值单元格上：选项——域、项目和集——计算字段——名称（提成）——公式——

添加——确定。3．排序出每季度订购额在前三名的销售人员？步骤：将销售人员、订单日期拖动至“行标签”，订单金额拖动至“数值区域”。

鼠标选择销售人员单元格——右击——筛选

——显示最大的三个值。

第10页，共15页。4．按订单ID进行分组？

步骤：

订单ID至行标签——右击——创建组——步长；

（

单击右键——取消组合）5．查看某一销售人员的明细？

步骤：双击某一单元格即可得到明细。（国家/地区、销售人员、订单金额、订单日期、订单ID）6．恢复原数据？

步骤：

双击订单金额数值合计单元格，可以得到全部明细。7．刷新功能？

步骤：a.手动刷新：在源数据中插入一行或者更改其中的某一个数值，单击右击，选择“刷新”；或者单击“选项”下面的“刷新”。b.自动刷新：点击透视表任意单元格，数据透视表选项——数据——勾选“打开文件时刷新数据”——确定。第11页，共15页。8、更改数据的汇总方式？

汇总方式有：求和、计数、最大值、最小值、平均值等等。

步骤：右击——值字段设置——值汇总方式。9、更改数据的排列顺序？

排序可以分为：自动排序，手动排序，按字母、笔画排序，自定义排序。

a.自动排序的几种形式：右键、透视表下拉按钮、菜单栏。

b.手动排序：靠鼠标拖动排序。

c.按字母和笔画排序：透视表下拉按钮——其他排序选项——升序（降序）——其他选项——去掉自动排序的勾——字母（笔画）排序——确定。

d.自定义排序：第一步：文件——选项——高级——常规——编辑自定义列表——导入排序的依据——确定。第二步：透视表下拉按钮——其他排序选项——升序（降序）——其他选项——去掉自动排序的勾——主关键字排序（选择刚定义的排序）——确定。第12页，共15页。10、移动数据透视表？

步骤：在需要移动的数据透视表的任意位置单击，菜单栏将显示“数据透视表工具”，自动添加“选项”和“设计”选项卡。在“选项”选项卡上的“操作”组中，“选择移动数据透视表”。11、删除数据透视表？

步骤：在需要删除的数据透视表的任意位置单击，在“选项”选项卡上的“操作”组中，单击“选择”下方的箭头，然后单击“整个数据透视表”，按Delete键删除。

注：如果要把透视表的所有边框和内容都删除，直接选中包含