蔬菜招标采购管理办法

蔬菜招标采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司蔬菜采购管理，规范采购行为，确保采购蔬菜的质量安全，降低采购成本，提高采购效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门因工作需要进行的蔬菜招标采购活动。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则招标采购过程应公开透明，所有潜在供应商均有平等参与竞争的机会，采购结果应公正合理。2.质量优先原则优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购蔬菜符合国家相关质量标准和公司实际需求。3.成本效益原则在保证蔬菜质量的前提下，通过合理的采购流程和竞争机制，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信合作原则建立与供应商的良好合作关系，诚实守信，共同维护市场秩序和双方利益。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定蔬菜采购计划，明确采购品种、数量、质量要求、采购时间等。2.组织实施蔬菜招标采购活动，包括发布招标公告、资格预审、招标文件编制、开标、评标、定标等。3.与中标供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。4.建立供应商档案，对供应商进行考核评价，定期更新供应商信息。（二）质量控制部门1.参与蔬菜采购招标活动，对采购蔬菜的质量标准、检验方法等提出意见和建议。2.负责对采购蔬菜进行质量检验和验收，确保所采购蔬菜符合质量要求。3.对不合格蔬菜的处理情况进行跟踪检查，防止不合格蔬菜流入公司。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，提供资金保障。2.负责对采购资金的支付进行审核和监督，确保资金支付的合规性。3.协助采购部门进行成本核算和效益分析，提供财务数据支持。（四）需求部门1.根据工作实际需求，提出蔬菜采购申请，明确采购品种、数量、质量要求等。2.参与采购招标过程中的技术评标工作，对采购蔬菜的适用性、功能性等提出意见和建议。3.配合采购部门和质量控制部门做好蔬菜的验收和使用工作，及时反馈使用过程中发现的问题。三、招标采购流程（一）采购计划制定1.各需求部门应于每月[具体日期]前，根据次月工作安排，填写《蔬菜采购申请表》，详细注明采购蔬菜的品种、数量、质量要求、预计采购时间等信息，提交至采购部门。2.采购部门汇总各需求部门的采购申请后，结合库存情况，于每月[具体日期]前制定次月蔬菜采购计划，明确采购总金额、采购批次等内容，报公司领导审批。（二）招标公告发布1.采购部门根据批准的采购计划，编制蔬菜采购招标文件，明确招标项目基本情况、采购需求、供应商资格条件、评标标准、投标文件格式等内容。2.通过公司官网、行业媒体、公共资源交易平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应至少提前[X]个工作日发布，公告期不得少于[X]个工作日。（三）资格预审1.采购部门负责对报名参与投标的供应商进行资格预审，审查内容包括供应商营业执照、食品经营许可证、生产许可证、产品质量检测报告、业绩证明、信誉情况等。2.对资格预审合格的供应商发放招标文件，同时向其告知开标时间、地点、投标要求等相关信息。（四）投标文件编制与提交1.供应商应按照招标文件要求编制投标文件，投标文件应包括商务部分（如报价表、公司资质证明文件、业绩证明文件等）、技术部分（如蔬菜品种、规格、质量标准、供货方案等）和服务部分（如售后服务承诺、配送方案等）。2.供应商应在投标截止时间前，将密封完好的投标文件送达指定地点。投标截止时间后送达的投标文件，采购部门将予以拒收。（五）开标1.采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议，开标会议应邀请所有投标人代表、公司相关部门人员参加。2.开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容等。（六）评标1.采购部门组织成立评标委员会，评标委员会由采购部门、质量控制部门、财务部门等相关人员组成，人数为[奇数]人以上。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标标准应包括价格、质量、服务、信誉等方面，其中价格分值占总分值的比重不得低于[X]%，质量分值占总分值的比重不得低于[X]%。3.评标委员会应遵循公平、公正、科学、择优的原则，对各投标人的投标文件进行综合评审，推荐中标候选人名单。（七）定标1.采购部门将评标委员会推荐的中标候选人名单报公司领导审批，公司领导根据评标结果确定中标供应商。2.采购部门向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（八）合同签订1.中标供应商应在收到中标通知书后的[X]个工作日内，与采购部门签订蔬菜采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购蔬菜的品种、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送质量控制部门、财务部门等相关部门备案。四、采购合同管理（一）合同执行1.中标供应商应按照采购合同约定的时间、地点、数量、质量等要求，及时组织蔬菜供应。2.采购部门应跟踪合同执行情况，定期与供应商沟通协调，确保合同顺利履行。如遇特殊情况需要变更合同内容的，应按照合同约定的程序办理变更手续。（二）交货验收1.供应商交货前，应提前通知采购部门，采购部门应组织质量控制部门等相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。2.验收合格的蔬菜，采购部门应出具验收报告；验收不合格的蔬菜，采购部门应及时通知供应商进行处理，供应商应在规定时间内更换合格蔬菜或采取其他补救措施。（三）付款管理1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，对采购资金进行审核和支付。2.供应商申请付款时，应提供合法有效的发票及相关证明文件，经采购部门、质量控制部门等相关部门审核签字后，报财务部门办理付款手续。（四）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.如因一方违约或其他原因导致合同无法继续履行的，另一方有权解除合同。合同解除后，双方应按照合同约定进行结算和清理。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商选择标准，从供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面进行综合评估，选择合格的供应商。2.鼓励采购部门通过市场调研、实地考察、供应商推荐等方式，拓展供应商渠道，建立多元化的供应商库。（二）供应商考核1.采购部门应定期对供应商进行考核评价，考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合同履行情况等。2.根据考核结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对优秀供应商给予适当的奖励和优先合作机会；对不合格供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求的，应取消其供应商资格。（三）供应商培训1.采购部门应定期组织供应商培训，向供应商传达公司的采购政策、质量要求、服务标准等信息，提高供应商的合作意识和服务水平。2.培训内容可包括食品安全知识、质量管理体系、物流配送要求等方面，培训方式可采用集中培训、现场指导、线上培训等多种形式。（四）供应商淘汰1.如供应商出现以下情况之一的，采购部门应及时淘汰该供应商：提供的蔬菜存在严重质量问题，给公司造成重大损失的；连续多次不能按时交货，影响公司正常生产经营的；违反合同约定，拒不履行售后服务承诺的；有其他严重违法违规行为的。2.采购部门应及时更新供应商库，将淘汰的供应商信息从供应商库中删除，并向其他供应商通报相关情况。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对蔬菜采购招标活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购过程是否公正透明等。2.采购部门应定期向公司领导汇报蔬菜采购工作情况，接受公司领导的监督和指导。（二）外部监督1.采购部门应主动接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部