苏州建筑档案管理办法

苏州建筑档案管理办法总则目的与依据为加强苏州建筑档案的科学管理，确保建筑档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥建筑档案在城市建设、管理、维护及工程质量追溯等方面的作用，根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》以及国家和地方有关档案管理的法律法规、行业标准，结合本市实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于苏州市行政区域内各类新建、改建、扩建的建筑工程（包括房屋建筑、市政基础设施、园林景观等）从项目立项到竣工验收备案全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的档案资料的管理。定义与原则1.建筑档案定义：本办法所称建筑档案，是指在建筑工程规划、建设、管理等活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种载体的历史记录。2.管理原则：建筑档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则，确保档案管理工作与建筑工程建设同步进行。管理职责档案行政管理部门职责苏州市档案行政管理部门负责全市建筑档案管理工作的统筹规划、组织协调、监督指导。制定建筑档案管理的规章制度和业务标准，开展档案执法检查，查处违反档案管理规定的行为。建设行政主管部门职责苏州市建设行政主管部门负责对全市建筑工程档案管理工作进行行业管理。督促建设、勘察、设计、施工、监理等单位依法做好建筑档案的形成、收集、整理和移交工作，将建筑档案管理纳入工程建设管理程序，在工程竣工验收备案时对档案进行审查。建设单位职责1.建设单位是建筑档案管理的第一责任人，负责组织、协调和监督勘察、设计、施工、监理等单位的档案管理工作，确保建筑档案的完整、准确、及时。2.在工程招标及合同签订时，应明确各参建单位的档案管理责任，将档案管理工作纳入合同条款。3.按照规定及时向建设工程所在地的城建档案管理机构移交建筑工程档案。4.对需报送的建筑工程档案进行审查，确保档案符合要求后，方可组织工程竣工验收。勘察、设计、施工、监理等单位职责1.勘察单位：负责提供工程地质勘察报告等相关资料，并对资料的真实性、准确性负责。在工程建设过程中，配合建设单位做好与勘察工作相关的档案收集、整理工作。2.设计单位：负责提供工程设计文件、图纸等资料，并对资料的完整性、准确性负责。按照工程建设进度，及时向建设单位提交设计变更资料，并协助做好相关档案的整理工作。3.施工单位：负责编制施工过程中的各项技术资料、施工记录、质量检验报告等档案资料，确保档案资料真实、完整、准确、有效。按照档案管理要求，对施工档案进行分类整理、组卷装订，并在工程竣工后及时向建设单位移交。4.监理单位：负责对工程建设全过程的档案资料进行监督检查，审核施工单位报送的档案资料，签署审核意见。对工程建设过程中形成的监理文件、资料进行收集、整理、归档，并在工程竣工后向建设单位移交。城建档案管理机构职责1.负责接收、保管和利用本行政区域内的建筑工程档案，对接收的档案进行整理、编目、上架等管理工作，确保档案的安全和完整。2.对建设单位报送的建筑工程档案进行预验收，提出整改意见，指导建设单位及相关参建单位做好档案整理工作。3.开展建筑档案信息化建设，建立建筑档案数据库，实现档案信息的数字化存储、检索和利用，提高档案管理和服务水平。4.组织开展建筑档案业务培训、学术交流等活动，推广先进的档案管理技术和经验。建筑档案的形成与收集形成要求1.建筑工程各参建单位应按照国家和地方有关规定及行业标准，在工程建设过程中及时形成各自职责范围内的档案资料。档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，采用耐久性强的书写材料和制作工艺。2.工程建设过程中形成的电子文件应符合国家有关电子文件管理的标准和规范，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件应与纸质文件同步归档，并建立相应的关联关系。收集范围1.前期文件：项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.勘察设计文件：工程地质勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件及设计变更文件等。3.施工文件：施工组织设计、施工技术交底、工程测量记录、原材料及构配件质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：工程竣工验收报告、工程竣工备案表、工程质量保修书等。6.声像及其他文件：工程建设过程中的照片、录像、光盘等声像资料，以及其他具有保存价值的文件资料。收集程序1.建设单位应在工程建设项目确定后，及时向城建档案管理机构咨询档案管理要求，并在工程建设过程中定期组织各参建单位召开档案工作协调会，督促各单位做好档案收集工作。2.勘察、设计、施工、监理等单位应按照合同约定和档案管理要求，在各自工作完成后及时将形成的档案资料移交建设单位。建设单位应指定专人负责档案资料的收集、整理工作，对接收的档案资料进行审核，确保档案资料齐全、完整、准确。3.在工程竣工验收前，建设单位应将整理好的建筑工程档案报送城建档案管理机构进行预验收。城建档案管理机构应在收到预验收申请后的规定时间内组织预验收，对档案资料的完整性、准确性、系统性等进行检查，提出预验收意见。建设单位应根据预验收意见及时整改，整改合格后，方可组织工程竣工验收。建筑档案的整理与归档整理原则建筑档案整理应遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。分类标准建筑档案按照工程前期文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行分类，每类再根据文件的性质、内容等进一步细分。例如，施工文件可分为施工管理文件、施工技术文件、施工物资文件、施工测量记录、施工记录、隐蔽工程验收记录、施工试验记录及检测报告、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。组卷要求1.案卷内文件应排列有序，密不可分的文件应依序排列在一起。一般应批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印本在前，定稿在后；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后。2.卷内文件应按照一定的顺序编号，编号应连续、清晰。页号编写位置应符合规范要求，单面书写的文件在右下角编写页号，双面书写的文件正面在右下角，背面在左下角编写页号。3.卷内目录应按照卷内文件排列顺序逐件填写，包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注等项目。卷内备考表应填写卷内文件的总页数、组卷单位、立卷人、检查人、立卷日期等内容。4.案卷应采用统一规格的档案盒进行装订，档案盒应符合耐久性要求，盒面应标明案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等信息。归档要求1.工程竣工后，建设单位应在规定时间内将经过整理、编目、装订的建筑工程档案向城建档案管理机构归档。归档时应提交档案移交清单，清单应注明档案的类别、数量、题名等信息，并由双方签字确认。2.城建档案管理机构应对接收的建筑工程档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。对不符合要求的档案，应退回建设单位重新整理。3.建设单位向城建档案管理机构移交的建筑工程档案应一式两份，一份由城建档案管理机构保存，一份由建设单位自行保存。对重要的建筑工程档案，城建档案管理机构可根据需要进行复制，提供给有关部门和单位查阅利用。建筑档案的保管与利用保管条件1.城建档案管理机构应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。档案库房应配备必要的温湿度调节设备、消防设备、防虫药品等，确保档案的安全保管。2.档案库房应设置不同的保管区，按照档案的类别、保管期限等进行分类存放。对珍贵的档案资料应采取特殊的保管措施，如专柜存放、密封保存等。3.档案库房应建立完善的管理制度，加强对库房的日常管理和安全检查。管理人员应定期对档案进行清点、核对，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。保管期限建筑档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映本城市建设和管理活动的重要档案，如城市规划、重大建设项目档案、城市历史文化遗产保护档案等，应永久保管。2.长期保管：对城市建设和管理有一定参考价值的档案，保管期限为50年。3.短期保管：对工程建设过程中形成的一般性文件资料，保管期限为20年。利用服务1.城建档案管理机构应建立健全档案利用制度，为社会提供便捷、高效的档案利用服务。利用者可通过查阅档案原件、复制档案资料、提供档案咨询等方式获取所需信息。2.查阅建筑档案应按照规定办理查阅手续，填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。查阅重要档案或涉及国家机密、商业秘密的档案，应经相关部门批准。3.城建档案管理机构应积极推进档案信息化建设，建立建筑档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索。利用者可通过网络查询系统查阅档案目录信息，如需查阅档案原件，可预约到档案库房现场查阅。4.为满足社会各界对建筑档案的利用需求，城建档案管理机构可根据实际情况，开展档案编研工作，编辑出版建筑档案资料汇编、专题图集等，为城市建设、历史研究、文化传承等提供参考依据。监督与检查监督检查主体苏州市档案行政管理部门和建设行政主管部门负责对全市建筑档案管理工作进行监督检查。城建档案管理机构负责对本行政区域内建筑工程档案的形成、收集、整理、归档、保管和利用等情况进行日常监督检查。监督检查内容1.各参建单位建筑档案管理责任落实情况，包括档案管理制度建立、人员配备、档案收集整理等工作。2.建筑档案的形成、收集、整理、归档是否符合国家和地方有关规定及行业标准，档案资料是否完整、准确、系统。3.建筑档案的保管条件是否符合要求，档案的安全保护措施是否落实。4.建筑档案的利用服务情况，是否按照规定为利用者提供便捷、高效的服务。检查方式与处理1.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查人员应出示有