社区送腊八粥会议记录范文

社区送腊八粥会议记录范文基本信息-会议时间：[具体时间]-会议地点：社区会议室-参会人员：社区工作人员、志愿者代表、社区老年协会代表、辖区内相关合作商家代表会议主要内容开场致辞与活动背景介绍社区主任[姓名]首先对参会人员表示欢迎，并介绍了此次会议的目的。腊八节作为中国传统节日，喝腊八粥是一项重要习俗，社区举办送腊八粥活动，旨在传承和弘扬传统文化，增强社区居民之间的情感交流，营造温馨、和谐的社区氛围。过去几年，社区举办的类似活动都得到了居民的广泛好评，今年希望能够在以往的基础上，把活动办得更加丰富、更有意义。活动方案初步讨论1.活动时间和地点-社区工作人员[姓名]提出，活动时间定在腊八节当天（[具体日期]）上午8点至11点。地点选择在社区中心广场，这里位置显眼，交通便利，能够覆盖到更多的社区居民。-志愿者代表[姓名]建议，可以在活动前一天提前准备部分工作，比如提前泡发食材等，这样可以确保腊八节当天能更高效地煮出腊八粥。同时，考虑到一些行动不便的居民无法到广场领取，是否可以安排志愿者将腊八粥送到他们家中。-经过讨论，大家一致同意活动时间和地点的安排，并且决定成立专门的“爱心送餐小组”，负责为社区内的孤寡老人、残疾人等特殊群体送腊八粥上门。2.食材采购-社区工作人员[姓名]介绍，根据以往的经验，预计本次活动需要准备大米、糯米、红枣、桂圆、莲子、花生、红豆、绿豆等多种食材。初步估算，大约需要为500-600人提供腊八粥，按照每人一碗的量，需要采购相应数量的食材。-辖区内合作商家代表[姓名]表示，商家愿意以优惠的价格为社区提供食材，并且可以保证食材的质量。同时，商家还可以提供部分包装材料，用于装盛腊八粥。-经过讨论，确定由社区工作人员和志愿者代表组成采购小组，与商家进一步沟通采购细节，确保食材的数量和质量满足活动需求。3.人员分工-社区主任[姓名]提出了初步的人员分工方案：-煮粥组：由社区老年协会的成员和部分有经验的志愿者组成，负责腊八粥的煮制工作。-发放组：由社区工作人员和志愿者组成，负责在广场上为居民发放腊八粥。-宣传组：由社区宣传干事和志愿者组成，负责活动的宣传推广工作，包括制作海报、拍摄活动照片等。-后勤保障组：由社区工作人员组成，负责活动现场的物资供应、场地布置等后勤保障工作。-志愿者代表[姓名]建议，可以设置一个“应急处理小组”，负责处理活动现场可能出现的突发情况，如人员摔倒、设备故障等。-经过讨论，大家对人员分工方案进行了完善，明确了各小组的职责和负责人。活动宣传方案讨论1.线上宣传-社区宣传干事[姓名]提出，利用社区官方微信公众号、社区业主微信群等线上平台进行活动宣传。提前发布活动通知，介绍活动的时间、地点、内容等信息，同时可以发布一些腊八节的传统文化知识，增强居民对活动的了解和兴趣。-志愿者代表[姓名]建议，可以制作一些精美的活动海报和短视频，在微信公众号和业主微信群中发布，提高宣传效果。-经过讨论，确定由宣传组负责制作活动海报和短视频，并在活动前三天开始在各线上平台进行宣传推广。2.线下宣传-社区工作人员[姓名]提出，在社区内的宣传栏、楼道口等显眼位置张贴活动海报，扩大活动的知晓度。同时，可以组织志愿者在社区内进行走访宣传，向居民发放活动传单。-社区老年协会代表[姓名]建议，可以邀请社区内的学校、幼儿园参与活动宣传，让孩子们向家长宣传腊八节和社区送腊八粥的活动，提高居民的参与度。-经过讨论，确定由宣传组负责制作活动传单，组织志愿者进行线下宣传。同时，与社区内的学校、幼儿园取得联系，争取他们的支持和配合。活动预算讨论1.食材费用-采购小组初步估算，食材费用大约需要[X]元。包括大米、糯米、红枣、桂圆、莲子、花生、红豆、绿豆等食材的采购费用。-经过讨论，大家认为可以根据实际参与人数对食材采购量进行适当调整，以控制成本。2.包装材料费用-辖区内合作商家提供的包装材料可以满足部分需求，但还需要采购一些一次性碗、勺子等物品，预计费用为[X]元。3.宣传费用-宣传组预计制作活动海报、短视频和传单等宣传材料的费用大约为[X]元。4.其他费用-考虑到活动现场可能需要一些水电费、设备租赁费用等，预计其他费用为[X]元。-经过讨论，大家对活动预算进行了审核和调整，最终确定活动总预算为[X]元。社区主任[姓名]表示，将向街道申请部分活动经费，同时鼓励社区居民和商家进行捐赠，以弥补活动经费的不足。活动安全保障讨论1.食品安全-煮粥组负责人[姓名]提出，在食材采购过程中，要严格把关食材的质量，选择正规渠道采购。在煮制腊八粥的过程中，要注意卫生，遵守食品安全操作规范。-后勤保障组负责人[姓名]表示，将准备一些常用的消毒用品，对活动现场的餐具、设备等进行消毒处理，确保食品安全。2.现场秩序-发放组负责人[姓名]提出，在活动现场设置排队区域，安排志愿者维持秩序，避免出现拥挤、踩踏等情况。同时，要提醒居民注意安全，不要在活动现场奔跑、打闹。-应急处理小组负责人[姓名]表示，将准备一些急救药品和器材，应对可能出现的突发情况。并且在活动前组织志愿者进行应急培训，提高应对突发事件的能力。活动后续工作讨论1.活动总结-社区主任[姓名]提出，活动结束后，各小组要及时进行总结，总结活动中的经验和不足之处。同时，组织召开活动总结会议，共同讨论如何改进和完善今后的活动。2.照片和视频整理-宣传组负责人[姓名]表示，将对活动现场拍摄的照片和视频进行整理和编辑，制作成活动纪念相册和视频，在社区官方微信公众号和社区文化室进行展示，让更多的居民了解活动的精彩瞬间。3.感谢与反馈-社区工作人员[姓名]建议，活动结束后，要向参与活动的居民、志愿者和商家表示感谢。可以通过社区官方微信公众号发布感谢信，同时对居民的反馈意见进行收集和整理，为今后的活动提供参考。会议总结社区主任[姓名]对本次会议进行了总结，强调了本次送腊八粥活动的重要意义，希望各小组按照分工认真做好各项准备工作，确保活动的顺利开展。同时，鼓励大家积极创新，为活动增添更多的亮点和特色。大家要共同努力，把这次活动办成一次温馨、和谐、有意义的社区文化活动，让社区居民感受到浓浓的节日氛围和社区大家庭的温暖。参会人员一致表示，将按照会议要求，积极履行职责，为活动的成功举办贡献自己的力量。附件1.《社区送腊八粥活动人员分工表》|小组名称|职责|负责人|成员||----|----|----|----||煮粥组|负责腊八粥的煮制工作|[煮粥组负责人姓名]|社区老年协会成员、部分志愿者||发放组|在广场上为居民发放腊八粥|[发放组负责人姓名]|社区工作人员、志愿者||宣传组|活动的宣传推广工作，制作海报、拍摄活动照片等|[宣传组负责人姓名]|社区宣传干事、志愿者||后勤保障组|活动现场的物资供应、场地布置等后勤保障工作|[后勤保障组负责人姓名]|社区工作人员||应急处理小组|处理活动现场可能出现的突发情况|[应急处理小组负责人姓名]|志愿者||爱心送餐小组|为社区内特殊群体送腊八粥上门|[爱心送餐小组负责人姓名]|志愿者|2.《社区送腊八粥活动预算表》|项目|预算金额（元）|备注||----|----|----||食材费用|[X]|包括大米、糯米、红枣等多种食材||包装材料费用|[X]|一次性碗、勺子等||宣传费用|[X]|海报、短视频、传单制作||其他费用|[X]|水电费、设备租赁等||总计|[X]||3.《社区送腊八粥活动宣传方案》-线上宣传-活动前三天，在社区官方微信公众号发布活动通知，介绍活动时间、地点、内容和腊八节传统文化知识。-制作精美的活动海报和短视频，在社区业主微信群中发布。-活动期间，在微信公众号实时发布活动动态和照片。-线下宣传-在社区宣传栏、楼道口张贴活动海报。-组织志愿者在社区内走访宣传，发放活动传单。-与社区内学校、幼儿园合作，让孩子们向家长宣传活动。4.