科研实验材料管理办法

科研实验材料管理办法一、总则（一）目的为加强公司科研实验材料的管理，确保科研实验工作的顺利进行，提高科研实验材料的使用效率，保障科研成果的质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及科研实验的部门、项目组及相关人员。（三）基本原则1.科学性原则科研实验材料的管理应遵循科学规律，确保材料的选择、采购、使用和存储符合科研实验的要求。2.规范性原则严格按照相关法律法规和行业标准，建立健全科研实验材料管理的各项规章制度，规范管理流程。3.效益性原则合理配置科研实验材料资源，提高材料的使用效率，降低科研成本，实现经济效益与社会效益的统一。4.安全性原则加强科研实验材料的安全管理，确保材料的存储、使用过程安全，防止发生安全事故。二、管理职责（一）科研管理部门1.负责制定科研实验材料管理的总体政策和规划。2.审核科研项目实验材料预算。3.监督检查科研实验材料管理工作的执行情况。（二）项目负责人1.根据科研项目的需求，编制实验材料采购计划。2.负责本项目实验材料的验收、使用、保管等工作。3.确保实验材料的使用符合科研项目的要求，及时清理剩余材料。（三）物资采购部门1.按照批准的采购计划，负责科研实验材料的采购工作。2.选择合格的供应商，确保采购材料的质量和供应及时性。3.办理采购材料的入库手续。（四）仓库管理部门1.负责科研实验材料的入库、存储、保管和发放工作。2.建立健全材料库存管理制度，定期盘点库存，确保账物相符。3.保障仓库环境安全，做好防火、防潮、防虫等工作。（五）财务部门1.负责审核科研实验材料采购费用的报销。2.协助科研管理部门做好科研项目实验材料预算的控制和管理。三、采购管理（一）采购计划编制1.项目负责人应根据科研项目的研究内容、进度安排和实验要求，提前编制实验材料采购计划。采购计划应详细列出材料的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等信息。2.采购计划需经所在部门负责人审核，报科研管理部门审批。科研管理部门应根据项目预算、实际需求等情况进行综合评估，确定采购计划的合理性和可行性。（二）供应商选择1.物资采购部门应建立合格供应商名录，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。2.对于新的供应商，应进行严格的资质审查和实地考察，确保其具备供应科研实验材料的能力和条件。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括材料的规格、质量标准、价格、交货期、验收方式、付款方式等条款。（三）采购实施1.物资采购部门按照审批后的采购计划和选定的供应商进行采购。在采购过程中，应严格按照合同要求，确保材料的质量和交货期。2.对于重要、关键的科研实验材料，可实行招标采购或竞争性谈判采购，以确保采购的公正性和透明度。3.采购人员应及时跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题，如供应商交货延迟、材料质量不符等情况。（四）采购验收1.仓库管理部门负责对采购的科研实验材料进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对材料的名称、规格、型号、数量、质量等进行仔细核对。2.对于有质量要求的材料，应按照规定进行检验或检测。检验合格的材料方可办理入库手续，不合格的材料应及时与供应商联系退换货。3.验收过程中应填写验收记录，包括材料名称、规格、型号、数量、供应商、验收日期、验收结果等信息。验收记录应妥善保存，以备查阅。四、库存管理（一）入库管理1.仓库管理部门在接收采购的科研实验材料时，应核对送货单与采购合同的一致性。确认无误后，办理入库手续，填写入库单。2.入库单应详细记录材料的名称、规格、型号、数量、供应商、入库日期等信息。入库单一式三联，一联仓库留存，一联交财务部门记账，一联交采购部门备查。3.对于贵重、稀缺的科研实验材料，应实行专人专库管理，设置专门的存储区域，并做好标识。（二）存储管理1.仓库应根据科研实验材料的特性，提供适宜的存储环境，如温度、湿度、通风等条件。确保材料在存储过程中质量不受影响。2.对不同类型、规格、型号的科研实验材料应进行分类存放，并有明显的标识。易燃易爆、有毒有害等危险材料应按照相关规定进行单独存储，并采取相应的安全防护措施。3.定期对库存材料进行盘点，确保账物相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。盘点结束后，应编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行说明，并提出处理意见。（三）发放管理1.科研项目组或相关人员因科研实验需要领取材料时，应填写领料单。领料单应注明材料名称、规格、型号、数量、用途、项目名称等信息。2.领料单需经项目负责人签字批准后，仓库管理部门方可发放材料。仓库管理人员应按照领料单的要求发放材料，并在领料单上签字确认。3.对于贵重、稀缺的材料，应实行限量发放制度，严格控制领用数量。同时，要求领用人员说明用途，确保材料的合理使用。五、使用管理（一）使用计划项目负责人应根据科研项目的进度和实验要求，制定实验材料使用计划。使用计划应明确材料的使用时间、使用数量、使用人员等信息，并报所在部门负责人备案。（二）使用规范1.科研人员应严格按照科研实验操作规程使用材料，确保实验数据的准确性和可靠性。2.在使用过程中，如发现材料存在质量问题或不符合实验要求，应及时停止使用，并报告项目负责人和相关管理部门。3.对于可重复使用的材料，应按照规定进行回收、清洗、消毒等处理，以便再次使用。（三）剩余材料管理1.科研项目结束后，项目负责人应及时清理剩余的科研实验材料。对于尚有使用价值的材料，应办理退库手续，交仓库管理部门妥善保管。2.对于已无使用价值的材料，应按照相关规定进行报废处理。报废处理应填写报废申请单，经所在部门负责人审核，报科研管理部门批准后执行。3.报废材料的处理方式可根据材料的性质和环保要求选择合适的方法，如回收利用、无害化处理等，确保不对环境造成污染。六、成本管理（一）预算控制1.科研管理部门在审核科研项目预算时，应严格把关实验材料预算的合理性。确保预算能够满足科研项目的实际需求，同时避免浪费和不合理支出。2.项目负责人应按照批准的预算使用实验材料，不得擅自超预算采购或使用材料。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申请和审批。（二）成本核算1.财务部门应建立科研实验材料成本核算制度，对科研项目使用的材料成本进行准确核算。成本核算应包括材料采购成本、运输成本、存储成本、使用成本等方面。2.定期对科研项目的材料成本进行分析和评估，为科研项目的成本控制和效益评价提供依据。通过成本分析，找出成本控制的关键点，采取有效措施降低成本。（三）节约措施1.鼓励科研人员在科研实验过程中节约使用材料，采用合理的实验方法和技术，减少材料的浪费。2.对于可替代的材料，应优先选择价格低廉、性能相近的材料，降低采购成本。3.加强对科研实验材料的回收利用，提高材料的利用率，减少新材料的采购量。七、质量管理（一）质量标准1.采购科研实验材料时，应明确质量标准和验收要求。质量标准应符合国家相关法律法规、行业标准以及科研项目的要求。2.仓库管理部门在验收材料时，应严格按照质量标准进行检验，确保入库材料的质量合格。对于质量不符合要求的材料，不得办理入库手续。（二）质量监督1.科研管理部门应定期对科研实验材料的质量进行监督检查，确保材料的质量始终符合要求。2.项目负责人在使用材料过程中，如发现质量问题，应及时报告，并采取相应的措施进行处理，如更换材料、调整实验方案等，以保证科研实验的顺利进行和结果的准确性。（三）质量追溯1.建立科研实验材料质量追溯体系，记录材料的采购来源、供应商信息、验收情况、使用过程等详细信息。以便在出现质量问题时能够迅速追溯到问题源头，采取有效的措施进行处理。2.质量追溯信息应妥善保存，保存期限应符合相关规定和要求，以便随时查阅和追溯。八、安全管理（一）安全制度1.建立健全科研实验材料安全管理制度，明确安全责任，加强安全教育，提高全体人员的安全意识。2.制定安全操作规程，规范科研实验材料的存储、使用、运输等环节的操作行为，防止发生安全事故。（二）安全防护1.对于易燃易爆、有毒有害等危险科研实验材料，应按照相关规定采取特殊的安全防护措施，如设置专门的存储场所、配备必要的消防器材和防护用品等。2.在使用危险材料时，操作人员应严格遵守安全操作规程，佩戴好个人防护用品，确保自身安全。同时，应采取有效的通风、排毒等措施，防止有害气体泄漏对环境和人员造成危害。（三）事故处理1.如发生科研实验材料安全事故，应立即启动应急预案，采取有效的措施进行救援和处理，防止事故扩大。2.事故发生后，应及时报告相关部门，并配合有关部门进行调查和处理。同时，应总结事故教训，采取相应的整改措施，防止类似事故再次发生。九、信息化管理（一）管理系统建设1.建立科研实验材料信息化管理系统，实现材料采购、库存、使用、成本核算等环节的信息化管理。提高管理效率和数据准确性。2.管理系统应具备材料信息录入、查询、统计、分析等功能，能够实时反映材料的库存情况、使用情况、成本情况等信息。（二）数据维护1.安排专人负责科研实验材料信息化管理系统的数据维护工作，确保系统数据的及时更新和准确无误。2.定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。同时，应做好数据安全防护工作，防止数据泄露和被篡改。（三）信息共享1.科研管理部门、物资采购部门、仓库管理部门、财务部门等相关部门应通过信息化管理系统实现信息共享，提高工作协同效