湖南学院合同管理办法

湖南学院合同管理办法总则第一条目的为加强湖南学院合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护学院合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合学院实际情况，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于湖南学院与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于教学科研合作合同、校企合作合同、物资采购合同、工程建设合同、服务外包合同等。第三条基本原则1.依法依规原则：合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。第四条管理职责1.学院设立合同管理工作领导小组，负责统筹协调学院合同管理工作，研究解决合同管理中的重大问题。2.学院办公室作为合同管理的归口部门，负责合同的统一登记、编号、归档，对合同签订、履行情况进行监督检查，指导和协助各部门做好合同管理工作。3.各业务部门负责本部门合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等具体工作，并指定专人负责合同管理。4.学院财务部门负责对合同资金的收付进行审核和管理，确保合同资金的安全。5.学院审计部门负责对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行审计监督，防范合同风险。合同的签订第五条合同签订流程1.合同承办部门根据工作需要，拟定合同文本初稿，并填写《湖南学院合同审批表》，详细说明合同签订的必要性、对方当事人的基本情况、合同主要条款等内容，提交本部门负责人审核。2.本部门负责人对合同初稿及审批表进行审核，重点审查合同内容是否符合法律法规和政策要求，是否符合学院利益，条款是否明确、具体、完整等。审核通过后，签署意见并报分管院领导审批。3.分管院领导对合同进行审批，重点审查合同的必要性、可行性、合法性等。审批通过后，签署意见并报学院合同管理工作领导小组组长审批。4.学院合同管理工作领导小组组长对合同进行最终审批。审批通过后，合同承办部门将合同文本初稿及审批表交学院办公室统一登记、编号。5.学院办公室对合同文本进行格式审查，确保合同文本符合规范要求。审查通过后，将合同文本初稿及审批表返回合同承办部门。6.合同承办部门根据学院办公室的审查意见，对合同文本进行修改完善，形成正式合同文本。然后，将正式合同文本送对方当事人签字盖章，并将合同文本原件一式多份送学院办公室归档保存，同时将合同复印件分送财务部门、审计部门等相关部门。第六条合同文本要求1.合同文本应使用规范的汉字和标点符号，表述准确、清晰、完整，避免歧义。2.合同条款应包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等基本内容。3.对于重要合同或涉及金额较大的合同，应根据实际情况约定担保条款、保密条款、不可抗力条款等特殊条款。4.合同文本应加盖学院公章或合同专用章，并由法定代表人或其授权代表签字。签字盖章应清晰、完整，符合法律规定。第七条授权委托1.学院法定代表人可以根据工作需要，授权他人代表学院签订合同。授权委托应明确授权范围、授权期限、被授权人的职责等内容，并以书面形式出具《授权委托书》。2.被授权人应在授权范围内签订合同，不得超越授权范围行事。签订合同后，应及时将合同文本及相关材料交学院办公室登记备案。3.学院办公室应定期对授权委托情况进行检查，发现问题及时处理。合同的履行第八条履行责任1.合同签订后，合同双方应按照合同约定全面履行各自的义务。合同承办部门作为合同履行的直接责任人，应负责组织实施合同履行工作，并及时向本部门负责人和学院办公室报告合同履行情况。2.各部门应密切配合，协同做好合同履行工作。涉及多个部门的合同，牵头部门应负责协调相关部门共同履行合同。第九条履行跟踪与监督1.合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行过程中的各项事项，包括合同签订时间、履行期限、履行进度、付款情况、验收情况等。2.学院办公室应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。对于重要合同或履行期限较长的合同，应进行重点跟踪和监督。3.如发现合同对方未按照合同约定履行义务，合同承办部门应及时与对方沟通协商，要求对方限期履行。如协商不成，应及时采取法律措施维护学院合法权益。第十条变更与解除1.合同履行过程中，如需变更或解除合同，合同承办部门应及时与对方协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更或解除后，合同承办部门应及时将变更或解除的情况通知学院办公室，并办理相关手续。学院办公室应将变更或解除的合同文本及相关材料归档保存。合同的验收第十一条验收标准1.合同验收应按照合同约定的标准进行。如合同未约定验收标准，应按照国家法律法规、行业标准或双方认可的其他标准进行验收。2.对于物资采购合同，验收标准应包括物资的规格、型号、数量、质量、性能等方面；对于工程建设合同，验收标准应包括工程质量、工程进度、工程造价等方面；对于服务外包合同，验收标准应包括服务内容、服务质量、服务期限等方面。第十二条验收程序1.合同履行完毕后，合同承办部门应及时组织相关人员对合同标的进行验收。验收人员应包括合同承办部门人员、技术人员、质量管理人员等。2.验收人员应按照验收标准对合同标的进行全面检查，填写《湖南学院合同验收单》，详细记录验收情况。验收合格的，验收人员应签字确认；验收不合格的，应注明不合格原因，并要求对方限期整改。3.合同承办部门应将《湖南学院合同验收单》及时送学院办公室备案。学院办公室应将验收情况与合同履行情况进行核对，确保合同履行符合要求。合同的归档与保管第十三条归档范围1.学院签订的各类合同文本原件及相关附件，包括合同审批表、授权委托书、补充协议、变更协议、解除协议、验收单等。2.合同履行过程中产生的其他重要文件和资料，如往来信函、会议纪要、谈判记录等。第十四条归档要求1.合同承办部门应在合同签订或履行完毕后及时将合同文本及相关材料整理归档，并移交学院办公室统一保管。2.归档材料应齐全、完整、真实，符合档案管理要求。合同文本应使用A4纸张打印或复印，左侧装订，一式多份的应加盖骑缝章。3.学院办公室应按照档案管理规定对合同档案进行分类、编号、装订、上架，并建立电子档案，便于查询和利用。第十五条保管期限1.合同档案的保管期限应根据合同的重要程度、涉及金额大小、履行期限等因素确定。一般合同档案的保管期限为[X]年，重要合同档案的保管期限为[X]年。2.保管期限届满后，如无特殊情况，合同档案可以按照档案管理规定进行销毁。销毁前，应编制《湖南学院合同档案销毁清单》，报学院领导审批后，由学院办公室会同相关部门共同销毁，并在销毁清单上签字确认。合同的监督与检查第十六条监督检查内容1.合同管理制度的执行情况，包括合同签订流程、审批程序、授权委托等是否符合规定。2.合同签订、履行、变更、终止等环节是否符合法律法规和政策要求，是否维护学院合法权益。3.合同档案的归档与保管情况，是否齐全、完整、真实，是否符合档案管理要求。第十七条监督检查方式1.学院办公室定期对合同管理情况进行检查，通过查阅合同档案、听取汇报、实地走访等方式，了解合同管理工作的开展情况，发现问题及时提出整改意见。2.学院审计部门不定期对合同进行审计监督，重点审查合同的签订、履行、变更、终止等情况是否合规，是否存在违规操作、损害学院利益等问题。3.对于涉及重大利益或存在重大风险的合同，学院合同管理工作领导小组可以组织专项检查，确保合同管理工作规范、有效。第十八条责任追究1.对于违反本办法规定签订、履行