船舶行业合同管理办法

船舶行业合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司船舶行业合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司在船舶建造、修理、租赁、买卖及相关服务等业务活动中所签订的各类合同。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行应严格遵守国家法律法规、行业标准及相关政策规定。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，明确各自的权利和义务。3.公平公正原则合同条款应体现公平公正，不得损害任何一方的合法权益。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。（四）职责分工1.合同管理部门负责合同的统一归口管理，包括合同的起草、审核、签订、履行监督、变更与终止管理等工作。2.业务部门负责合同项目的前期调研、谈判，提供合同相关业务信息，配合合同管理部门进行合同的签订、履行等工作，并对合同履行过程中的问题及时反馈。3.财务部门负责审核合同中的财务条款，监督合同款项的收付，提供相关财务意见。4.法务部门负责对合同的合法性进行审查，提供法律意见，处理合同纠纷等法律事务。二、合同签订管理（一）合同谈判1.业务部门在签订合同前，应进行充分的市场调研和项目分析，了解对方的资信状况、经营能力、财务状况等信息。2.组织相关人员与对方进行谈判，明确合同的标的、数量、质量、价格、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。谈判过程中应做好记录。（二）合同起草1.合同一般由业务部门负责起草，合同内容应符合法律法规和公司要求，条款应清晰、准确、完整。2.合同应具备以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。（三）合同审核1.合同起草完成后，应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从合同的合法性、合规性、完整性、严密性等方面进行审核。2.审核内容包括：合同主体是否合法，是否具备签订合同的资格和能力；合同条款是否符合法律法规和行业标准；合同内容是否完整，权利义务是否明确；合同的风险防范措施是否得当；合同的格式是否规范。3.合同管理部门审核后，应出具审核意见，反馈给业务部门。业务部门根据审核意见对合同进行修改完善。（四）合同签订1.经审核通过的合同，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。2.签订合同应使用公司统一印制的合同文本，如因特殊情况需要使用自制合同文本的，应经合同管理部门和法务部门审核同意。3.合同签订后，合同管理部门应及时将合同副本分发给相关部门，并做好合同登记工作。三、合同履行管理（一）履行通知1.合同签订后，业务部门应及时将合同的主要内容传达给相关人员，明确各自的职责和任务。2.在合同履行过程中，如一方需要变更合同内容或提前终止合同的，应及时通知对方，并按照合同约定的程序办理相关手续。（二）履行跟踪1.业务部门应建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施解决。2.合同履行过程中，如出现对方违约或不可抗力等情况，业务部门应及时收集相关证据，并向合同管理部门报告。（三）款项收付1.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时办理款项收付手续。2.付款前，财务部门应审核合同执行情况和相关审批手续，确保付款的准确性和合规性。3.收款时，财务部门应及时开具发票，并做好款项的登记和核算工作。（四）资料归档1.在合同履行过程中，业务部门应及时收集、整理与合同相关的资料，包括合同文本、往来函件、会议纪要、验收报告等。2.合同履行完毕后，业务部门应将合同资料整理归档，交公司档案管理部门保存。四、合同变更与终止管理（一）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.合同变更后，合同管理部门应及时对合同登记信息进行更新，并通知相关部门。（二）合同终止1.合同期满或双方按照合同约定履行完毕各自的义务后，合同自然终止。2.合同履行过程中，如出现下列情形之一的，合同可以提前终止：双方协商一致同意提前终止合同；一方严重违约，另一方根据合同约定或法律法规规定解除合同；因不可抗力等原因导致合同无法履行。3.合同终止后，合同双方应按照合同约定办理相关手续，如清理债权债务、返还财产、交接资料等。4.合同管理部门应在合同终止后，及时对合同进行归档，并做好相关统计工作。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，严格履行合同约定，避免因自身原因引发合同纠纷。2.在合同签订前，充分了解对方的资信状况和经营能力，评估合同风险，并采取相应的防范措施。3.在合同履行过程中，保持与对方的沟通与协调，及时解决出现的问题，避免矛盾激化。（二）纠纷处理1.合同发生纠纷时，业务部门应及时收集相关证据，并向合同管理部门报告。2.合同管理部门应会同法务部门对纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，可通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决纠纷。4.在纠纷处理过程中，应严格遵守法律法规和公司规定，维护公司的合法权益。六、合同监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门应定期对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行监督检查，及时发现问题并提出整改意见。2.业务部门应积极配合合同管理部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价制度，对合同管理工作进行量化考核。2.考核内容包括合同签订的规范性、履行的及时性、变更与终止的合规性、纠纷处理的效果等。