邮政集中采购管理办法

邮政集中采购管理办法一、总则（一）目的为规范邮政集中采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，依据国家有关法律法规和行业标准，结合邮政实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于邮政企业及所属各级单位（以下统称“采购主体”）使用自有资金、专项资金等进行的集中采购活动。包括但不限于设备采购、物资采购、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.依法合规原则采购活动必须遵守国家法律法规和邮政行业相关规定，确保采购过程合法、合规、公开、公正。2.效益优先原则在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，提高资金使用效率。3.公平公正原则为所有符合条件的供应商提供平等的竞争机会，不得歧视任何供应商，确保采购结果公平公正。4.公开透明原则采购信息应及时、准确、完整地公开，接受内部监督和外部监管，保障各方知情权。5.诚实守信原则采购主体和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得弄虚作假、恶意串通。（四）管理职责1.采购管理部门职责负责制定和完善邮政集中采购管理制度、流程和标准。组织实施集中采购项目，包括采购需求编制、采购文件制定、供应商选择、采购合同签订与执行等。建立和管理供应商库，负责供应商的准入、评价、考核等工作。协调处理采购过程中的争议和问题，对采购项目进行监督和检查。2.需求部门职责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量、技术要求等详细内容。参与采购文件的编制和评审工作，提供专业意见和建议。协助采购管理部门进行供应商选择和采购合同签订，负责采购项目的验收工作。3.财务部门职责负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付和结算。对采购项目的成本进行核算和分析，提供财务支持和建议。4.审计部门职责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的公正性等。对采购项目进行绩效审计，评价采购资金的使用效益和采购项目的实施效果。二、采购范围与方式（一）采购范围1.设备采购包括邮政生产运营所需的各类设备，如运输设备、分拣设备、信息技术设备、金融设备等。2.物资采购涵盖办公用品、劳保用品、包装材料、通信器材、电力设备等各类物资。3.服务采购主要有邮政业务外包服务、信息技术服务、广告宣传服务、物业管理服务、咨询服务等。（二）采购方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，按照规定的评标标准和方法确定中标供应商。2.邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。由采购主体向预先选择的若干家供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。通过与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。经采购主体内部审批后，与单一供应商进行采购谈判。5.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购主体根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务发展需要和实际工作情况，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术参数、预算金额、预计采购时间等内容。2.《采购需求申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。（二）采购预算编制与审核1.采购管理部门根据需求部门提交的采购需求，结合市场价格情况，编制采购预算草案。2.财务部门对采购预算草案进行审核，确保采购资金的合理性和可行性。审核通过后的采购预算报采购主体分管领导审批。（三）采购文件编制1.采购管理部门根据采购项目的特点和采购方式，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求说明书、投标（响应）文件格式、评标（评审）标准、合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，经采购管理部门负责人审核签字，报采购主体分管领导审批。（四）供应商选择与采购实施1.公开招标和邀请招标采购管理部门发布招标公告（招标邀请书），邀请供应商参加投标。供应商按照采购文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。采购管理部门组织开标、评标会议，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人。采购管理部门将中标候选人名单公示，公示期不少于三个工作日。公示无异议后，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。2.竞争性谈判采购管理部门发布竞争性谈判公告，邀请不少于三家符合条件的供应商参加谈判。谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商在规定时间内提交最后报价。谈判小组根据谈判情况和报价，推荐成交候选人。采购管理部门确定成交供应商，并签订采购合同。3.单一来源采购采购管理部门填写《单一来源采购审批表》，详细说明采用单一来源采购方式的理由、供应商名称、采购项目内容、预算金额等情况。《单一来源采购审批表》经采购管理部门负责人、财务部门负责人、采购主体分管领导审核签字后，报采购主体主要领导审批。采购管理部门与单一供应商进行采购谈判，签订采购合同。4.询价采购管理部门向不少于三家供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。采购管理部门对供应商的报价进行比较和评价，选择报价最低且符合采购需求的供应商作为成交供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。（五）采购合同签订与执行1.采购管理部门根据采购结果，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购项目的规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、验收标准、付款方式等条款。2.采购合同签订后，采购管理部门将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，各部门按照合同约定履行各自的职责。3.需求部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购项目按时、按质、按量完成。采购管理部门对采购合同的执行情况进行监督检查，发现问题及时督促供应商整改。（六）采购验收1.采购项目完成后，需求部门按照采购合同约定的验收标准进行验收。验收合格后，填写《采购项目验收报告》。2.《采购项目验收报告》经需求部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。采购管理部门对验收情况进行抽查核实。3.对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物、服务。如供应商拒绝整改或整改后仍不符合要求，采购管理部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同约定和验收情况，审核采购付款申请。采购付款申请应包括采购合同编号、采购项目名称、供应商名称、付款金额、付款方式等内容，并附采购合同副本、验收报告等相关证明材料。2.审核通过后的采购付款申请报采购主体分管领导审批。审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付采购款项。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质条件、生产经营能力、产品质量、售后服务等方面的要求。2.供应商向采购管理部门提交《供应商准入申请表》，并提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等相关证明材料。3.采购管理部门对供应商提交的申请材料进行审核，必要时进行实地考察。审核通过的供应商纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价。评价方式包括供应商自评、采购主体评价、用户评价等。2.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于评价不合格的供应商，采取警告、暂停合作、取消供应商资格等措施。3.建立供应商考核机制，对供应商的年度表现进行综合考核。考核结果作为供应商续期合作、调整采购份额等的重要依据。（三）供应商退出1.供应商出现下列情形之一的，采购管理部门应将其从供应商库中清除：提供虚假材料，骗取供应商资格的；严重违反采购合同约定，给采购主体造成重大损失的；产品质量或服务水平严重下降，不能满足采购主体要求的；存在商业贿赂、不正当竞争等违法行为的。2.供应商退出供应商库后，采购管理部门应及时通知相关部门，并停止与其进行合作。五、采购监督与风险管理（一）采购监督1.采购管理部门应建立健全采购监督机制，加强对采购活动全过程的监督检查。定期对采购项目进行内部审计和专项检查，及时发现和纠正采购过程中的违规行为。2.审计部门对采购活动进行定期审计和不定期抽查，重点检查采购程序的合规性、采购结果的公正性、采购资金的使用效益等方面。对发现的问题提出审计意见和建议，督促采购主体进行整改。3.采购主体应设立举报信箱和举报电话，接受内部员工和外部供应商的监督举报。对举报事项进行认真调查核实，对经查实的违规行为依法依规进行处理。（二）风险管理1.采购管理部门应识别采购过程中可能存在的风险，如市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、法律风险等，并制定相应的风险应对措施。2.加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时间和采购数量，降低市场风险。3.严格供应商选择和管理，对供应商进行充分的尽职调查