租车申请与审批流程规范

租车申请与审批流程规范为规范单位租车行为、优化资源配置，保障公务出行、项目作业等场景的用车需求合规高效落地，结合实际运营管理要求，特制定本流程规范。本规范适用于单位内部因公务、项目、应急等需求发起的租车行为，涵盖申请、审批、车辆交接、使用管理及费用结算全流程。一、申请环节规范（一）申请主体与适用场景申请主体为单位在职员工（含项目组临时成员），需在以下场景发起租车申请：公务出行：跨区域会议、客户拜访、政务对接等无自有车辆保障的出行需求；项目作业：工程现场勘查、设备运输、团队驻场服务等需专项用车的场景；应急需求：突发抢修、抢险救灾、医疗急救等需立即响应的临时用车需求。（二）申请材料与提交要求1.基础材料：填写《租车申请表》，内容需包含：用车日期（起止时间）、行程地点（含出发地、途经点、目的地）、乘车人数、车型需求（如轿车、商务车、货车等）、预算预估、用车事由说明；2.补充材料：若涉及专项任务（如设备运输），需附加《任务需求说明书》（明确货物类型、重量、尺寸等）；若为应急用车，可先提交电子申请表，事后24小时内补全书面材料。申请渠道分为线上、线下两种：线上：通过单位OA系统/行政服务平台提交电子申请表及附件，系统自动流转至审批人；线下：将纸质申请表及材料提交至行政部/综合管理部，由专人录入系统跟进。二、审批环节规范（一）分级审批权限根据租车预算金额及场景性质，实行三级审批：1.部门初审：申请人所在部门负责人审核申请的真实性、必要性，重点核查“用车事由与业务关联性”“预算合理性”，1个工作日内完成；2.分管领导审批：预算金额在[小额]（如千元）以内的常规用车，由部门分管领导审批；超过[小额]或涉及应急、专项项目的用车，需报单位分管行政/财务的领导审批，2个工作日内完成；3.行政/财务复核：行政部复核租车公司资质（是否为合作供应商、有无违规记录），财务部复核预算合规性（是否在部门预算额度内），1个工作日内完成。（二）审批时限与反馈常规申请：自提交起3个工作日内完成全流程审批，结果通过系统推送或短信告知申请人；应急申请：开启“绿色通道”，部门初审压缩至0.5个工作日，分管领导/行政复核同步推进，24小时内完成审批，确保用车需求及时响应。三、车辆交接与使用管理（一）验车与交接1.取车环节：申请人（或指定驾驶员）需与租车公司经办人共同验车，检查内容包括：车身外观（划痕、凹陷等损伤）、内饰完好度、油表/里程数、车辆证件（行驶证、保险单）、随车工具（备胎、千斤顶等），并填写《车辆交接单》双方签字确认；2.特殊要求：若为长途用车或特殊车型（如冷藏车、工程车），需额外核验车辆性能（刹车、灯光、制冷/作业系统），必要时要求租车公司提供《车辆检测报告》。（二）使用规范驾驶员需持有效驾驶证，且驾龄满2年（特殊车型需对应准驾资质）；严格遵守交通法规，禁止超载、超速、酒驾，禁止将车辆转借他人或用于非公务用途；用车期间发生故障/事故，需第一时间联系租车公司及单位行政部，按“先救援、后定责”原则处理，不得擅自维修或私了。（三）归还与验收归还时间需与申请时约定的还车时间一致，特殊情况需提前2小时告知行政部及租车公司；还车时再次核验车况、里程、油表，与取车时《车辆交接单》比对，无异议后双方签字确认，完成交接。四、费用结算与档案管理（一）费用结算依据结算金额以《租车合同》约定的单价、实际用车时长/里程为准，附加费用（如超时费、超里程费、路桥费）需提供对应票据；发票要求：租车公司需开具正规增值税发票，抬头、税号与单位信息一致，开票内容为“租车服务费”或对应车型租赁服务。（二）报销流程申请人在还车后5个工作日内，将《租车申请表》《审批单》《车辆交接单》《发票》《费用明细单》（租车公司提供）提交至财务部，财务部在3个工作日内完成审核，通过后走单位报销流程。（三）档案管理行政部需建立《租车档案台账》，存档内容包括：申请表、审批单、合同、交接单、发票复印件，保存期限为3年（涉及项目的按项目周期延长），便于审计追溯。五、特殊场景处理（一）异地租车优先选择单位合作的全国连锁租车品牌，若无合作资源，需在当地筛选“证照齐全、无不良投诉”的租车公司，签订临时租车协议，协议需经行政部法务岗审核。（二）长期租车（超1个月）需签订正式《租赁合同》，明确租金支付周期、车辆维护责任、保险条款等，由行政部牵头，联合财务部、法务部共同评审合同条款，审批层级提升至单位总经理（或授权代表）。六、监督与责任追究行政部每季度抽查租车档案，核查“申请真实性”“费用合规性”，发现虚报事由、伪造票据等行为，取消申请人1年内租车权限，并按单位《员