证监会档案管理办法

证监会档案管理办法一、总则（一）目的与依据为了加强中国证券监督管理委员会（以下简称“证监会”）档案管理工作，有效保护和利用档案资源，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规，结合证监会实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于证监会机关及各派出机构、直属事业单位（以下统称“各单位”）的档案管理工作。（三）定义与原则1.定义本办法所称档案，是指各单位在履行职责过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括文件、会议记录、财务报表、业务资料、人事档案等。2.原则档案管理工作遵循统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用的原则。二、档案管理体制与职责（一）管理体制证监会档案工作实行统一领导、分级管理的体制。办公厅负责统筹协调全系统档案管理工作，各单位办公室负责本单位档案管理工作，并接受办公厅的业务指导和监督检查。（二）职责分工1.办公厅职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定证监会档案管理规章制度并组织实施。负责统筹规划全系统档案管理工作，制定档案工作发展规划和年度计划。组织开展档案业务培训、学术研究和经验交流活动。监督检查各单位档案管理工作，对违反档案管理规定的行为进行纠正和处理。负责接收、整理、保管和提供利用证监会机关的重要档案。2.各单位办公室职责贯彻执行证监会档案管理规章制度，制定本单位档案管理实施细则。负责组织本单位档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。指导本单位内设机构和下属单位的档案管理工作。定期向办公厅报送本单位档案管理工作情况。负责本单位档案的鉴定、销毁工作，并报办公厅备案。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成各单位在各项工作活动中应及时形成完整、准确、系统的文件材料，确保文件材料的真实性、完整性和有效性。文件材料应使用钢笔、毛笔或碳素笔书写，字迹工整、清晰，签署完备。（二）收集范围1.上级文件：包括党中央、国务院及各部委下发的与证券期货监管工作相关的文件。2.本单位文件：包括本单位制发的各类文件、报告、通知、会议纪要等。3.会议文件：包括各类会议的通知、议程、报告、决议、纪要等。4.业务文件：包括证券期货市场监管、行政审批、稽查执法、统计信息等业务工作中形成的文件材料。5.财务文件：包括财务预算、决算、审计报告、会计凭证等。6.人事文件：包括干部任免、考核、培训、奖惩等人事管理工作中形成的文件材料。7.其他文件：包括外事活动、宣传工作、信访工作等形成的文件材料。（三）收集要求1.各单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.对于重要文件材料，应采取有效措施进行重点收集，确保不遗漏。3.收集的文件材料应符合档案整理要求，保持文件材料的原始面貌。四、档案的整理与归档（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准档案分为文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等类别。文书档案按照年度机构保管期限分类；业务档案按照业务类别分类；财务档案按照会计年度分类；人事档案按照干部人事管理权限分类。（三）整理方法1.文书档案整理按照分类标准，对收集的文件材料进行分类。对每份文件材料进行编号、编目，填写文件目录。按照排列顺序，将文件材料装订成册，编写页码。编制全宗指南、分类方案、保管期限表等检索工具。2.业务档案整理根据业务特点，制定业务档案分类方案。对业务文件材料进行分类、编号、编目，建立业务档案卷内目录。按照业务流程，将业务档案材料整理归档，编写档号。建立业务档案检索系统，方便查询和利用。3.财务档案整理按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别，对财务文件材料进行分类。对会计凭证进行装订，填写凭证封面和封底。对会计账簿进行整理，编制账簿目录。对财务报告进行分类、编目，建立财务档案卷内目录。按照财务档案保管期限，将财务档案整理归档，编写档号。4.人事档案整理按照干部人事档案管理规定，对人事文件材料进行分类、整理。对每份人事文件材料进行编号、编目，填写人事档案目录。将人事档案材料装订成册，编写页码。建立人事档案检索系统，方便查询和利用。（四）归档要求1.各单位应在次年上半年完成上一年度文件材料的整理归档工作。2.归档的文件材料应齐全完整、分类准确、编目规范、装订整齐。3.归档文件材料应编制归档文件目录，一式两份，一份随档案保存，一份交档案管理部门备查。五、档案的保管与保护（一）保管场所各单位应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。（二）保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。具体保管期限按照国家有关规定和本办法附件《档案保管期限表》执行。（三）档案整理与移交1.各单位应定期对档案进行整理，对超过保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见。2.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，报本单位负责人批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。3.各单位应按照规定定期向办公厅移交档案。移交档案时，应编制档案移交清单，双方签字确认。（四）档案保护措施1.采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等措施，确保档案的安全。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。六、档案的利用与服务（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和有效利用。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，应按照规定办理查阅手续。3.司法机关、行政执法机关因办案需要查阅档案，应按照法律程序办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。2.查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等。3.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准。4.查阅重要档案应经本单位负责人批准。（四）服务措施1.档案管理部门应建立健全档案利用服务制度，提高服务质量和效率。2.加强档案信息化建设，建立档案数据库，方便档案的查询和利用。3.定期开展档案编研工作，编写档案参考资料，为领导决策和业务工作提供支持。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理工作的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平。（二）建设内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节的信息化管理。2.扫描纸质档案，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。3.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）建设要求1.档案信息化建设应遵循国家有关信息化建设的法律法规和标准规范。2.各单位应根据实际情况，制定档案信息化建设规划和实施方案，并报办公厅备案。3.加强档案信息化人才培养，提高档案管理人员的信息化水平。八、监督与检查（一）监督检查主体办公厅负责对全系统档案管理工作进行监督检查，各单位办公室负责对本单位档案管理工作进行自查自纠。（二）监督检查内容1.档案管理规章制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全管理情况。（三）检查方式1.定期检查：每年组织一次全系统档案管理工作检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分单位档案管理工作进行抽查