计划价询价管理办法

计划价询价管理办法一、总则（一）目的为加强公司计划价询价管理，规范询价流程，确保采购价格合理、公正、透明，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有采购项目的计划价询价管理活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品等各类物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：询价活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：询价过程应客观、公正，不受任何单位或个人的干预，保障供应商公平参与竞争。3.透明性原则：询价信息应公开透明，采购过程和结果接受公司内部监督和相关部门的检查。4.效益性原则：通过科学合理的询价管理，实现采购成本的有效控制，提高公司整体效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定询价计划，明确询价物资的规格、数量、质量要求等信息。2.组织实施询价活动，收集、整理供应商报价资料。3.对供应商报价进行初步分析和比较，筛选出符合要求的供应商，并提交比价报告。4.与选定的供应商进行商务谈判，确定最终采购价格和合同条款。（二）需求部门1.提出物资采购需求，详细说明物资的技术规格、使用要求、交货时间等。2.参与询价过程，对供应商提供的产品或服务进行技术评估，提供专业意见。3.协助采购部门与供应商沟通协调，确保采购物资符合实际需求。（三）财务部门1.参与询价计划的审核，从成本控制角度提供财务意见。2.负责对采购价格进行审核，确保采购成本的合理性和合规性。3.监督采购资金的支付，确保资金使用安全、规范。（四）审计部门1.对询价管理活动进行审计监督，检查询价流程的执行情况和采购价格的合理性。2.对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。三、询价流程（一）询价计划制定1.采购部门根据公司生产经营计划、物资库存情况以及各部门的采购申请，制定询价计划。询价计划应明确询价物资的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等详细信息。2.询价计划经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。审批通过后的询价计划作为开展询价活动的依据。（二）供应商选择1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的内容。2.根据询价物资的特点和要求，从供应商数据库中筛选出若干家潜在供应商，并向其发出询价邀请函。询价邀请函应明确询价物资的详细规格、数量、质量要求、交货时间、报价截止日期等内容。3.潜在供应商收到询价邀请函后，应在规定的报价截止日期前，将密封的报价文件送达采购部门。报价文件应包括报价单、产品规格说明书、质量检验报告、售后服务承诺等相关资料。（三）报价评审1.采购部门组织相关人员对供应商的报价文件进行评审。评审人员应包括采购部门人员、需求部门人员、财务部门人员等。评审内容主要包括报价的合理性、产品质量、交货期、售后服务等方面。2.评审人员对各供应商的报价进行比较和分析，计算出各供应商的综合得分。综合得分的计算方法应根据询价物资的特点和公司的实际需求确定，一般可采用价格得分、质量得分、交货期得分、售后服务得分等加权平均的方式进行计算。3.根据综合得分情况，采购部门筛选出得分较高的几家供应商作为入围供应商，并向其发出询价澄清函，要求其对报价文件中的相关内容进行进一步说明和澄清。（四）商务谈判1.采购部门与入围供应商进行商务谈判，就采购价格、交货期、付款方式、售后服务等条款进行协商。商务谈判应在公平、公正、公开的原则下进行，确保双方的利益得到充分保障。2.在商务谈判过程中，采购部门应充分了解供应商的成本构成和价格底线，通过合理的谈判策略，争取获得更优惠的采购价格。同时，采购部门还应关注供应商的交货期、产品质量、售后服务等方面的承诺，确保采购合同的顺利履行。3.商务谈判达成一致意见后，采购部门应起草采购合同，并提交公司相关部门审核。审核通过后的采购合同由双方签字盖章生效。四、价格管理（一）计划价设定1.采购部门根据历史采购价格、市场行情以及供应商报价情况，结合公司的成本控制目标，制定各类物资的计划价。计划价应定期进行更新和调整，以确保其合理性和时效性。2.计划价设定后，采购部门应将其发布至公司内部相关部门，作为采购定价的参考依据。各部门在采购物资时，应优先按照计划价进行采购。（二）价格调整1.当市场价格波动较大或原材料成本发生重大变化时，采购部门应及时对计划价进行调整。价格调整应经过严格的审批程序，由采购部门提出申请，经财务部门审核、分管领导审批后实施。2.在价格调整过程中，采购部门应充分收集市场价格信息和供应商报价资料，分析价格变动的原因和趋势，为价格调整提供充分的依据。同时，采购部门还应与相关部门进行沟通协调，确保价格调整对公司生产经营活动的影响最小化。（三）价格监督1.财务部门负责对采购价格进行监督，定期对采购项目的实际采购价格与计划价进行对比分析，检查采购价格是否合理。如发现采购价格偏离计划价较大，应及时向采购部门了解情况，并要求其作出解释。2.审计部门定期对询价管理活动进行审计，检查询价流程是否规范、采购价格是否合理、供应商选择是否公正等方面的问题。对审计发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。五、合同管理（一）合同签订1.采购部门与供应商达成一致意见后，应按照公司合同管理规定，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同起草完成后，应提交公司相关部门审核。审核内容主要包括合同条款的合法性、完整性、合理性等方面。审核通过后的采购合同由双方签字盖章生效。（二）合同执行1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。如供应商未能按时交货、产品质量不符合要求等，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施予以解决。2.需求部门应配合采购部门做好合同执行工作，及时验收采购物资，确保物资符合实际需求。如发现物资存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，需求部门应及时向采购部门反馈，并协助采购部门与供应商协商解决。（三）合同变更与终止1.在合同执行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等条款。合同变更协议签订后，应按照公司合同管理规定进行审核和备案。2.如因不可抗力或其他原因导致合同无法继续履行，采购部门应及时与供应商协商终止合同。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，确保双方的权益得到保障。六、信息管理（一）询价信息收集1.采购部门应建立询价信息收集渠道，定期收集市场价格信息、供应商报价资料等相关信息。询价信息收集渠道包括但不限于网络平台、行业期刊、供应商报价单、市场调研机构报告等。2.采购部门应指定专人负责询价信息的收集和整理工作，确保收集到的信息真实、准确、及时。收集到的询价信息应进行分类整理，建立询价信息数据库，以便于查询和使用。（二）询价信息分析1.采购部门应定期对收集到的询价信息进行分析，了解市场价格动态和供应商报价情况。通过对询价信息的分析，采购部门可以发现价格波动的规律和趋势，为制定询价计划和调整计划价提供参考依据。2.在询价信息分析过程中，采购部门可以采用统计分析方法、比较分析方法等多种手段，对询价信息进行深入分析。同时，采购部门还应结合公司的实际采购需求和成本控制目标，对询价信息进行综合评估，筛选出具有参考价值的信息。（三）询价信息共享1.采购部门应建立询价信息共享机制，将收集到的询价信息及时发布至公司内部相关部门，实现信息共享。询价信息共享的方式包括但不限于内部网站、电子邮件、工作群等。2.各部门在使用询价信息时，应遵守公司的信息管理规定，不得擅自泄露询价信息。同时，各部门应积极配合采购部门做好询价信息的收集和分析工作，为公司的询价管理活动提供支持和帮助。七、监督与考核（一）监督检查1.审计部门定期对询价管理活动进行审计监督，检查询价流程的执行情况、采购价格的合理性、供应商选择的公正性等方面的问题。审计部门应制定详细的审计计划，明确审计内容、审计方法、审计时间等要求。2.在审计过程中，审计部门可以通过查阅文件资料、实地走访、问卷调查等方式，对询价管理活动进行全面检查。对审计发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司建立询价管理考核评价制度，对采购部门及相关人员的询价管理工作进行考核评价。考核评价指标包括询价计划完成