上海外事接待管理办法

上海外事接待管理办法一、总则（一）目的为规范上海外事接待工作，确保外事接待活动的顺利进行，展示上海的良好形象，促进对外交流与合作，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于上海市行政区域内各级政府部门、企事业单位、社会团体等组织（以下统称“接待单位”）所举办的各类外事接待活动。（三）基本原则1.合规性原则：外事接待活动必须严格遵守国家有关法律法规和外事政策，确保活动合法合规。2.对等性原则：根据来访外宾的身份、级别和来访目的，安排相应规格的接待活动，体现对等原则。3.节俭务实原则：在保证接待质量的前提下，注重节俭，反对铺张浪费，务实高效地开展接待工作。4.安全保密原则：加强外事接待活动中的安全管理，确保外宾人身安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止泄密事件发生。二、接待准备（一）信息收集1.接待单位在接到外事接待任务后，应及时了解来访外宾的基本信息，包括姓名、性别、年龄、职务、国籍、来访目的、行程安排等。2.收集来访外宾所在国家或地区的政治、经济、文化、风俗习惯等方面的资料，以便更好地安排接待活动。（二）制定接待方案1.根据来访外宾的信息和接待要求，制定详细的接待方案。接待方案应包括接待规格、日程安排、陪同人员、接待费用预算等内容。2.接待规格应根据来访外宾的身份、级别和来访目的，按照对等原则确定。接待规格分为高规格接待、对等接待和低规格接待。3.日程安排应合理紧凑，充分考虑外宾的兴趣和需求，确保外宾能够全面了解上海的经济社会发展情况和特色文化。日程安排应提前与外宾沟通确认，并报上级主管部门批准。4.陪同人员应根据接待规格和工作需要确定，一般包括接待单位的领导、相关部门负责人和翻译人员等。陪同人员应具备良好的政治素质、业务能力和外语水平，熟悉外事礼仪和接待工作流程。5.接待费用预算应根据接待方案和实际需要编制，严格控制接待费用支出。接待费用应包括住宿费、餐饮费、交通费、参观考察费、礼品费等。接待费用预算应报上级主管部门审核批准，并按照财务管理制度进行报销。（三）场地安排1.根据接待活动的规模和要求，选择合适的接待场地。接待场地应具备良好的交通条件、设施设备和服务水平，能够满足外宾的住宿、餐饮、会议、参观考察等需求。2.对接待场地进行实地考察，确保场地的安全、卫生、环境等方面符合要求。对场地的设施设备进行检查和调试，确保正常运行。3.根据接待活动的需要，对接待场地进行布置。布置应体现上海的特色文化和外事礼仪要求，营造良好的接待氛围。（四）人员培训1.对接待工作人员进行外事礼仪培训，使其熟悉外事礼仪规范和接待工作流程，提高接待服务水平。2.对外语翻译人员进行专业培训，提高其外语水平和翻译能力，确保翻译准确、流畅。3.对安全保卫人员进行安全培训，使其熟悉外事接待活动中的安全防范措施和应急处置预案，确保外宾人身安全和信息安全。三、接待实施（一）迎送安排1.根据来访外宾的行程安排，提前做好迎送准备工作。迎送人员应提前到达指定地点，迎接或送别外宾。2.迎送人员应穿着得体，举止端庄，使用文明礼貌用语。迎送过程中，应按照外事礼仪规范，与外宾进行亲切友好的交流。3.在迎送过程中，应注意安全保卫工作，确保外宾人身安全。（二）会见会谈1.根据接待规格和工作需要，安排会见会谈活动。会见会谈应提前确定时间、地点和参加人员，并通知相关人员做好准备。2.会见会谈过程中，应注意礼仪规范，尊重外宾的意见和建议，认真听取外宾的发言，并做好记录。3.会见会谈结束后，应及时整理会议纪要，并报上级主管部门备案。（三）参观考察1.根据外宾的兴趣和需求，安排参观考察活动。参观考察应提前确定参观考察的地点、内容和行程安排，并通知相关单位做好准备。2.参观考察过程中，应安排专人陪同讲解，向外宾介绍上海的经济社会发展情况、历史文化和特色产业等方面的情况。3.参观考察结束后，应及时收集外宾的意见和建议，并向相关单位反馈。（四）宴请活动1.根据接待规格和工作需要，安排宴请活动。宴请应提前确定时间、地点、菜单和参加人员，并通知相关人员做好准备。2.宴请过程中，应注意礼仪规范，尊重外宾的饮食习惯和宗教信仰，合理安排菜肴和酒水。3.宴请结束后，应及时整理宴请情况报告，并报上级主管部门备案。（五）安全保障1.加强外事接待活动中的安全管理，制定安全防范措施和应急处置预案，确保外宾人身安全和信息安全。2.对接待场地、车辆、餐饮等方面进行安全检查，消除安全隐患。加强对外宾的安全保卫工作，防止发生意外事件。3.如发生安全事故或突发事件，应立即启动应急处置预案，及时采取措施进行处理，并向上级主管部门报告。四、礼品管理（一）礼品选择1.礼品的选择应符合国家有关法律法规和外事政策，体现上海的特色文化和对外友好情谊。2.礼品应具有一定的纪念意义和实用价值，避免选择过于昂贵或奢华的礼品。3.礼品的种类应根据外宾的兴趣和需求进行选择，一般包括具有上海特色的工艺品、文化产品、食品等。（二）礼品赠送1.礼品的赠送应在适当的场合进行，一般在会见会谈、宴请或参观考察结束时赠送。2.礼品赠送时，应向外宾介绍礼品的名称、特点和寓意，并表示友好祝福。3.礼品赠送应严格按照外事礼仪规范进行，避免出现不当行为。（三）礼品登记1.接待单位应建立礼品登记制度，对礼品的名称、数量、价值、赠送对象等信息进行详细登记。2.礼品登记应做到账物相符，定期进行核对和盘点。3.礼品登记信息应妥善保管，以备查阅。五、翻译工作（一）翻译人员选派1.根据外事接待活动的需要，选派具备良好政治素质、业务能力和外语水平的翻译人员担任翻译工作。2.翻译人员应熟悉外事礼仪和接待工作流程，具备较强的沟通能力和应变能力。3.翻译人员应提前了解来访外宾的基本信息和接待活动的安排，做好翻译准备工作。（二）翻译要求1.翻译人员应准确、流畅地翻译外宾的发言和谈话内容，确保信息传递的准确性和完整性。2.翻译人员应注意语言表达的规范性和礼貌性，避免使用不当或不文明的语言。3.翻译人员应根据不同的场合和对象，灵活调整翻译方式和方法，提高翻译效果。（三）翻译管理1.接待单位应加强对翻译人员的管理，建立翻译人员考核制度，定期对翻译人员的工作表现进行考核评价。2.翻译人员应严格遵守外事纪律和保密规定，不得泄露外宾的机密信息。3.如发现翻译人员存在翻译错误或其他问题，应及时进行纠正和处理。六、经费管理（一）预算编制1.接待单位应根据外事接待活动的规模和要求，编制详细的接待费用预算。接待费用预算应包括住宿费、餐饮费、交通费、参观考察费、礼品费等。2.接待费用预算应严格按照国家有关财务管理制度和外事经费管理规定进行编制，确保预算的合理性和合规性。3.接待费用预算应报上级主管部门审核批准，并按照财务管理制度进行报销。（二）经费使用1.接待单位应严格按照批准的接待费用预算使用经费，不得擅自扩大经费开支范围或提高经费开支标准。2.接待费用的报销应严格按照财务管理制度进行，提供真实、合法、有效的票据凭证。3.接待单位应加强对经费使用的监督管理，定期对经费使用情况进行检查和审计，确保经费使用的合理性和合规性。（三）经费结算1.外事接待活动结束后，接待单位应及时与相关单位进行经费结算。经费结算应按照合同约定和财务管理制度进行，确保结算的准确性和及时性。2.接待单位应将经费结算情况报上级主管部门备案，并接受上级主管部门的监督检查。七、保密工作（一）保密制度1.接待单位应建立健全外事接待活动中的保密制度，明确保密工作责任，加强对保密工作的管理。2.保密制度应包括保密工作机构、保密工作流程、保密工作措施等内容，确保保密工作的规范化和制度化。3.接待单位应加强对工作人员的保密教育，提高工作人员的保密意识和保密技能。（二）保密措施1.接待单位应加强对来访外宾的信息管理，严格控制外宾的活动范围和接触人员，防止外宾获取敏感信息。2.接待单位应加强对文件、资料、会议记录等的管理，严格按照保密规定进行保管和传递，防止泄密事件发生。3.接待单位应加强对办公场所、通信设备等的安全管理，采取必要的保密措施，防止信息泄露。（三）保密