计划资源采购管理办法

计划资源采购管理办法一、总则（一）目的为了加强公司计划资源采购管理，规范采购行为，确保采购工作的高效、有序进行，满足公司生产经营活动对各类资源的需求，降低采购成本，提高经济效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门涉及计划资源采购的活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在满足公司需求的前提下，通过科学合理的采购策略和流程，降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商都有平等的机会参与竞争，不得偏袒任何一方。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，严格履行合同约定。二、采购计划管理（一）采购需求预测1.各部门应根据公司年度经营计划、生产计划及业务发展需求，结合历史采购数据和市场变化趋势，定期进行采购需求预测。2.采购需求预测应涵盖各类计划资源，明确采购的品种、规格、数量、质量要求、交货时间等关键信息。3.对于重要物资和关键设备的采购需求预测，应组织相关技术、生产、财务等部门进行联合评估，确保预测的准确性和合理性。（二）采购计划编制1.采购部门依据各部门提交的采购需求预测结果，结合库存状况，编制年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间、交货地点等详细内容，并按照重要性和紧急程度进行分类排序。3.在编制采购计划时，应充分考虑市场供应情况、价格波动因素以及供应商的生产能力和交货周期等，确保采购计划具有可操作性。4.采购计划编制完成后，需经采购部门负责人审核，报公司分管领导审批后执行。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如遇市场需求变化、生产计划调整、供应商原因等因素导致原采购计划无法实施或需要变更时，相关部门应及时提出采购计划调整申请。2.采购计划调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容以及对公司生产经营活动的影响，并附相关证明材料。3.采购计划调整申请经采购部门审核后，报公司分管领导审批。审批通过后，采购部门应及时通知相关部门和供应商，并对采购计划进行相应调整。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求、准入条件和审批流程。2.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括市场调研、行业推荐、供应商自荐等，并对收集到的供应商信息进行整理、分析和评估。3.对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、技术水平、售后服务能力等方面的情况。4.根据供应商评估结果，建立合格供应商名录，并定期对合格供应商进行动态管理，淘汰不合格供应商，补充新的优质供应商。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面进行评价。2.采购部门应收集供应商的相关数据和信息，如质量检验报告、交货记录、发票等，并组织相关部门进行综合评价。3.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对存在问题的供应商提出整改要求，并视情况采取警告、暂停合作、取消合作等措施。4.定期召开供应商座谈会，加强与供应商的沟通与交流，及时了解供应商的需求和意见，共同解决合作过程中存在的问题。（三）供应商关系管理1.与供应商建立长期稳定的合作关系，通过签订合作协议等方式明确双方的权利和义务，保障合作的顺利进行。2.加强与供应商的沟通与协调，及时向供应商反馈公司的采购需求和质量要求，确保供应商能够按时、按质、按量提供所需物资和服务。3.协助供应商解决生产经营过程中遇到的问题，共同应对市场变化和挑战，实现互利共赢。四、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据采购计划或实际工作需要，填写采购申请单，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购原因等信息。2.采购申请单经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请单后，对采购申请的必要性、合理性和合规性进行审核。2.对于金额较大、涉及重要物资或关键设备的采购申请，需报公司分管领导审批；对于一般采购申请，由采购部门负责人审批。3.采购申请经审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购人员根据审批通过的采购申请，选择合适的采购方式，如招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等，并按照相应的采购程序进行操作。2.在采购过程中，采购人员应与供应商进行充分沟通，明确采购要求和合同条款，确保采购活动的顺利进行。3.对于招标采购项目，应按照国家有关法律法规和公司相关规定，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动，确保招标过程的公平、公正、公开。（四）合同签订1.采购项目确定供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，需经公司法务部门审核，确保合同内容合法合规。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务，确保采购项目的顺利实施。（五）验收付款1.采购物资到货后，采购部门应及时通知相关部门进行验收。验收人员应按照合同要求和相关标准对采购物资的数量、质量、规格型号等进行检验，并出具验收报告。2.对于验收合格的采购物资，采购部门应按照合同约定及时办理付款手续。付款申请需经采购部门负责人、财务部门审核，报公司分管领导审批后支付。3.如采购物资验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，并承担相应的违约责任。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.针对识别出的风险，应分析其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动和供应情况变化，合理安排采购计划，采取套期保值等手段规避价格风险。2.供应商风险：加强供应商管理，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，建立供应商风险预警机制，及时发现和处理供应商可能出现的问题。3.质量风险：严格把控采购物资的质量标准，加强验收环节管理，要求供应商提供质量合格证明文件，对不合格物资坚决不予验收，并追究供应商的责任。4.合同风险：加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰，避免合同纠纷。5.付款风险：建立健全付款审批制度，严格按照合同约定付款，加强对供应商付款情况的跟踪和监督，防范付款风险。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取应对措施，降低风险损失。六、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道，广泛收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。2.加强与行业协会、专业媒体、供应商等的沟通与交流，及时获取最新的采购信息和行业动态。（二）采购信息整理与分析1.对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库，以便于查询和使用。2.定期对采购信息进行分析，挖掘信息价值，为采购决策提供参考依据。例如，通过分析市场价格走势，制定合理的采购价格策略；通过分析供应商绩效，优化供应商选择和管理。（三）采购信息共享1.建立采购信息共享平台，实现采购部门与各相关部门之间的信息共享，提高工作效率和协同性。2.及时将采购计划、采购订单、验收报告、付款记录等信息上传至共享平台，方便各部门查询和使用。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，确保采购活动合法合规、规范有序。2.采购部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的日常