街道内部文件管理办法

街道内部文件管理办法一、总则（一）目的为加强街道内部文件管理，确保文件的规范性、准确性和安全性，提高工作效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于街道各部门、社区及下属事业单位在工作中形成、传递、使用、保管和销毁的各类文件。（三）基本原则1.依法依规原则：文件管理严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.统一管理原则：街道设立专门的文件管理机构，对文件进行统一规划、协调和控制。3.高效实用原则：确保文件处理流程简便、快捷，文件内容对工作具有实际指导意义。4.安全保密原则：加强文件的安全防护和保密措施，防止文件泄露、丢失或损坏。二、文件分类与编号（一）文件分类1.按文件性质分类政策法规类：包括国家、省、市、区出台的与街道工作相关的政策法规、规范性文件等。行政公文类：如街道向上级部门报送的请示、报告，向下级部门及社区发布的通知、通报、决定等。业务指导类：针对街道各项具体业务工作制定的操作规范、工作流程、技术标准等文件。会议纪要类：记录街道各类会议主要内容和决议的文件。其他类：不属于以上分类的其他文件，如工作计划、总结、简报等。2.按文件来源分类上级来文：街道收到的上级部门下发的文件。街道发文：街道自行起草、印发的文件。内部流转文件：街道各部门之间、部门与社区之间流转的文件。（二）文件编号1.编号规则上级来文：沿用上级文件原编号，并在街道内部进行登记编号，登记编号格式为“[年份]+上级部门简称+来文编号”，例如“[2023]市发改字[123]号”。街道发文：采用“街道简称+年份+发文顺序号”的编号方式，例如“街发[2023]001号”。其中，街道简称根据街道实际名称确定；年份为文件印发年份；发文顺序号按照当年发文先后顺序依次编排，从001开始。内部流转文件：编号格式为“部门简称+年份+流水号”，例如“社建[2023]010号”，部门简称根据文件流转部门确定，流水号由各部门自行编排。2.编号管理各部门负责本部门起草文件的编号申请工作，填写《街道文件编号申请表》，经部门负责人审核后，提交至街道文件管理机构进行编号分配。街道文件管理机构建立文件编号台账，对各类文件编号进行统一登记和管理，确保编号的唯一性和连续性。三、文件起草与审核（一）起草要求1.文件起草应符合国家法律法规、方针政策及街道实际工作需要，内容准确、完整、清晰，逻辑严谨，语言规范。2.涉及多个部门职责的文件，起草部门应主动与相关部门沟通协调，征求意见，确保文件内容具有可操作性。3.文件格式应符合国家行政机关公文格式标准及街道内部文件格式规范要求，包括字体、字号、排版、页码等。（二）审核流程1.部门初审文件起草完成后，起草部门应进行内部审核，重点审核文件内容的准确性、完整性、合规性以及格式的规范性。审核通过后，起草部门负责人在文件上签署审核意见，并注明日期。2.归口审核对于涉及特定业务领域的文件，由街道相关归口管理部门进行审核。归口管理部门应从业务角度对文件进行把关，提出审核意见。归口审核完成后，归口管理部门负责人在文件上签署审核意见，并注明日期。3.办公室审核文件经部门初审和归口审核后，提交至街道办公室进行全面审核。办公室主要审核文件的行文格式、语言表达、逻辑结构以及与其他文件的协调性等。办公室审核通过后，办公室主任在文件上签署审核意见，并注明日期。4.领导审批经办公室审核后的文件，根据文件内容和性质，按照街道领导分工，提交相应领导审批。领导审批同意后，在文件上签署审批意见，并注明日期。文件审批通过后方可印发。四、文件印发与传递（一）印发管理1.文件审批通过后，由街道办公室负责文件的印发工作。办公室应按照文件审批意见和规定的格式、份数进行印制。2.文件印制过程中，应确保印刷质量，使用符合要求的纸张和油墨，保证文件字迹清晰、页面整洁。3.文件印制完成后，办公室应进行清点、核对，确保文件份数准确无误。同时，在文件首页加盖街道公章或专用章。（二）传递方式1.纸质文件传递对于需要传递纸质文件的，由街道办公室负责登记、封装，并按照文件的紧急程度和送达对象，选择合适的传递方式。紧急文件应通过专人送达或机要交通等方式优先传递，确保文件及时、安全送达。一般文件可通过普通邮寄、内部交换等方式传递。传递过程中，应做好文件交接记录，明确交接双方责任。2.电子文件传递街道建立内部电子文件传输系统，用于文件的电子传递。各部门应指定专人负责电子文件的收发工作，并确保电子文件的安全存储和传输。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储和传输，文件名应包含文件编号、文件主题、日期等关键信息，以便于查找和管理。发送电子文件时，应在邮件主题中注明文件编号和主题，并在邮件正文中简要说明文件内容和紧急程度。同时，应将电子文件的附件进行加密处理，确保文件安全。五、文件签收与登记（一）签收要求1.各部门、社区及下属事业单位收到文件后，应及时安排专人进行签收。签收人员应认真核对文件的数量、名称、编号等信息，确保文件完整无误。2.对于重要文件或紧急文件，签收人员应立即向本部门负责人报告，并按照领导批示进行处理。（二）登记管理1.各部门应建立文件登记台账，对收到的文件进行详细登记。登记内容包括文件编号、文件名称、来文单位、发文日期、签收日期、文件内容摘要、分发情况等。2.文件登记台账应定期进行整理和归档，以便于查询和统计文件收发情况。同时，应确保登记信息的准确性和完整性，防止文件漏登、错登。六、文件传阅与处理（一）传阅范围1.文件传阅范围应根据文件内容和工作需要确定，原则上只传达到相关部门负责人及具体承办人员。2.对于涉及多个部门的文件，应按照规定的传阅顺序进行传阅，确保文件在各部门之间高效流转。（二）传阅方式1.纸质文件传阅采用纸质文件传阅时，由街道办公室负责将文件按照传阅范围分发给相关人员，并在文件首页附上《文件传阅单》。传阅人员应在《文件传阅单》上签署姓名和日期，表示已阅知文件内容。传阅完毕后，应及时将文件退回街道办公室。2.电子文件传阅通过内部电子文件传输系统进行电子文件传阅时，由文件发送部门设置文件传阅权限和传阅顺序。传阅人员应在规定时间内登录系统查阅文件，并在系统中进行确认签收操作。电子文件传阅过程中，系统应记录传阅人员的查阅时间和意见反馈等信息。（三）文件处理1.承办部门收到传阅文件后，应按照文件要求和领导批示，及时进行处理。对于需要办理的文件，承办部门应明确办理责任人、办理期限和办理要求，并按照规定的程序进行办理。2.办理过程中，承办部门应及时与相关部门沟通协调，确保文件办理工作顺利进行。办理完毕后，承办部门应将办理结果反馈给街道办公室，并将相关文件资料进行整理归档。3.对于不需要办理的文件，承办部门应在文件上注明“已阅”字样，并按照规定的程序进行存档或销毁处理。七、文件归档与保管（一）归档范围1.街道在工作中形成的具有保存价值的各类文件，包括上级来文、街道发文、内部流转文件、会议纪要、工作计划、总结、统计报表等，均应进行归档。2.归档文件应齐全完整、真实准确，能够反映街道各项工作的历史全貌和发展过程。（二）归档要求1.文件归档应按照文件形成的时间顺序和分类标准进行整理，确保归档文件排列有序、编号清晰、目录完整。2.归档文件应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应装订整齐、编目准确，电子档案应按照规定的格式和存储要求进行备份保存。3.各部门应在文件办理完毕后的规定时间内，将应归档文件移交至街道档案管理部门。档案管理部门应及时对归档文件进行审核、整理和上架，确保归档文件的质量和安全。（三）保管期限1.文件保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的文件：涉及街道重大决策、重要人事任免、重大项目建设、财政资金使用等具有长远历史价值和查考利用价值的文件。长期保管的文件：保管期限为16年至50年的文件，主要包括街道一般性工作文件、业务文件、会议纪要等。短期保管的文件：保管期限为1年至15年的文件，如临时性工作文件、一般性通知等。2.档案管理部门应根据文件的性质和内容，确定文件的保管期限，并在档案整理过程中进行标注。（四）保管措施1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全存储。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内。同时，应定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。3.档案管理部门应建立健全档案管理制度，加强对档案管理人员的培训和考核，提高档案管理人员的业务水平和责任意识。档案管理人员应严格遵守档案管理规定，保守档案机密，确保档案的安全和完整。八、文件查阅与借阅（一）查阅规定1.街道内部人员因工作需要查阅文件时，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人审核后，提交至街道档案管理部门。2.档案管理部门应根据《文件查阅申请表》的内容，对查阅人员的身份和查阅权限进行核实。对于符合查阅条件的，档案管理部门应安排专人陪同查阅，并在指定的查阅场所进行查阅。3.查阅人员应严格遵守查阅纪律，不得在文件上涂改、标记、污损，不得擅自将文件带出查阅场所。查阅完毕后，应及时将文件归还档案管理部门，并在《文件查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.街道内部人员因工作需要借阅文件时，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人审核后，提交至街道档案管理部门。2.档案管理部门应根据《文件借阅申请表》的内容，对借阅人员的身份和借阅权限进行核实。对于符合借阅条件的，档案管理部门应办理借阅手续，将文件借给借阅人员，并在《文件借阅登记表》上进行登记。3.借阅人员应严格遵守借阅期限，按时归还所借文件。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。4.借阅人员应妥善保管所借文件，不得转借他人，不得在文件上涂改、标记、污损，不得擅自将文件复印、拍照或带出街道范围。如因保管不善导致文件丢失、损坏的，借阅人员应承担相应的责任。九、文件保密与销毁（一）保密措施1.街道应加强文件保密管理，明确文件保密范围和保密责任，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的文件，应采取严格的保密措施。2.档案管理部门应建立文件保密制度，对文件的保管、查阅、借阅等环节进行严格管理，防止文件泄露。同时，应定期对档案管理人员进行保密教育，提高保密意识。3.涉及保密文件的计算机、存储设备等应设置密码保护，并定期进行杀毒和数据备份。严禁在连接互联网的计算机上处理和存储保密文件。4.对于因工作需要接触保密文件的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。接触保密文件的人员应严格遵守保密规定，不得擅自传播、泄露文件内容。（二）销毁规定1.文件销毁应按照规定的程序进行，确保文件销毁过程的安全、保密和可追溯。2.对于已到保管期限或失去保存价值的文件，档案管理部门应定期进行清理，并填写《文件销毁申请表》，注明文