专科教学档案管理办法

专科教学档案管理办法一、总则（一）目的为加强专科教学档案管理，确保教学档案的完整、准确、系统和安全，有效服务于教学、科研及学校管理工作，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学校专科教学过程中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于教学计划、教学大纲、教案、课件、学生成绩、实习实训报告、教学评估材料等。（三）管理原则1.集中统一管理原则学校设立专门的教学档案管理机构，对专科教学档案进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则教学档案应如实反映教学活动的全过程，保证档案内容的真实性和可靠性。3.分类科学原则按照教学档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查阅。4.安全保密原则建立健全档案安全保密制度，确保教学档案的安全，防止档案信息的泄露。二、管理机构及职责（一）教学档案管理机构学校设立教学档案管理科，隶属于教务处，负责全校专科教学档案的统筹管理。（二）职责分工1.教学档案管理科职责制定和完善教学档案管理制度，指导各教学单位的档案管理工作。负责接收、整理、保管全校专科教学档案，建立档案数据库，实现档案信息化管理。定期对教学档案进行检查、鉴定和统计，做好档案的销毁和移交工作。为学校教学、科研及管理工作提供档案查阅服务。2.教学单位职责各教学单位应指定专人负责本单位教学档案的收集、整理和归档工作，确保档案的及时、准确和完整。按照学校教学档案管理要求，对本单位教学档案进行分类整理，编制档案目录，定期向学校教学档案管理科移交档案。配合学校教学档案管理科做好档案的检查、鉴定和统计工作，积极提供档案利用信息。三、教学档案的分类与编号（一）分类1.综合类学校教学工作的规划、总结、报告、统计报表等。教学工作会议记录、纪要、决议等。教学改革方案、措施及成果等。2.教师业务类教师基本情况登记表、教学任务书、教学工作量统计表等。教师教学计划、教学大纲、教案、课件等。教师教学质量考核材料、教学奖励证书等。3.学生类学生基本情况登记表、学籍档案、成绩单等。学生实习实训报告、毕业设计（论文）等。学生奖惩材料、学籍异动材料等。4.教学文件类学校制定的教学规章制度、实施细则等。专业教学计划、课程教学大纲等。教学文件的修订、补充记录等。5.实践教学类实习实训基地建设与管理文件、协议等。实习实训计划、大纲、指导书等。实习实训报告、考核成绩等。毕业设计（论文）选题、任务书、指导记录等。毕业设计（论文）答辩记录、成绩评定等。6.教学研究与改革类教学研究项目申报书、立项通知书、结题报告等。教学改革成果鉴定书、奖励证书等。教学研究论文、著作等。7.教学评估类学校内部教学评估方案、指标体系等。教学评估自评报告、专家评估意见等。教学评估整改方案及落实情况等。（二）编号教学档案编号采用“年份+类别代码+顺序号”的方式编制。年份为档案形成年份，用四位数字表示；类别代码按照上述分类顺序依次用两位字母表示，如综合类为“ZH”，教师业务类为“JS”等；顺序号为该类别档案的流水号，用三位数字表示。例如，2023年形成的第5份教师业务类档案编号为“2023JS005”。四、教学档案的收集与整理（一）收集1.教学档案形成部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和时间要求，及时收集本部门的教学档案资料。2.档案收集责任人应认真核对档案材料的完整性、准确性和规范性，确保档案质量。3.对于跨年度形成的教学档案，应在次年上半年完成收集工作。（二）整理1.教学档案管理科和各教学单位应按照分类标准，对收集到的教学档案进行分类整理。2.每份档案应编写页码，拆除金属物，采用A4纸规格进行装订或装盒，并在档案首页附上目录。3.档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、页数等内容，确保目录与档案内容相符。五、教学档案的归档与保管（一）归档1.各教学单位应在每年6月底前，将上一年度整理好的教学档案移交至学校教学档案管理科。2.教学档案管理科应对移交的档案进行认真核对，办理交接手续，双方签字确认。3.对于重要的教学档案，应实行双套制归档，即同时保存纸质档案和电子档案。电子档案应按照学校电子文件管理规定进行整理和存储。（二）保管1.学校应设立专门的教学档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.教学档案应按照类别和编号顺序存放，便于查找和利用。3.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。4.对于超过保管期限的教学档案，应按照档案鉴定销毁程序进行鉴定和销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清册，经主管领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。六、教学档案的利用与借阅（一）利用1.学校师生及其他需要查阅教学档案的人员，可到教学档案管理科办理查阅手续。2.查阅人员应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。3.档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。4.查阅教学档案一般应在档案管理科指定的地点进行，如需借出，应经主管领导批准，并办理借阅手续，限期归还。（二）借阅1.因教学、科研等工作需要借阅教学档案的，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。2.借阅申请表经所在单位负责人签字同意后，报教学档案管理科审批。3.教学档案管理科根据审批意见，办理借阅手续，向借阅人提供档案资料，并登记借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、复印、涂改或损毁档案。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人的责任。七、教学档案的信息化管理（一）建立档案数据库学校应建立教学档案数据库，将各类教学档案资料进行数字化处理，实现档案信息的集中存储和管理。（二）档案信息录入教学档案管理科应安排专人负责档案信息的录入工作，确保录入信息的准确、完整。录入后的档案信息应进行审核，审核无误后方可正式存储到数据库中。（三）数据库维护定期对教学档案数据库进行维护，包括数据备份、数据清理、系统升级等，确保数据库的安全稳定运行。同时，应加强对数据库的安全管理，设置不同的用户权限，防止档案信息的泄露。（四）档案信息检索建立便捷的档案信息检索系统，提供多种检索方式，如按档案编号、题名、年份、类别等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。八、教学档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.学校应定期对教学档案进行鉴定，确定档案的保管期限。教学档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：学校制定的重要教学规章制度、教学改革成果等。长期保管的档案：教学计划、教学大纲、教师业务档案等，保管期限为10年以上。短期保管的档案：学生成绩单、实习实训报告等，保管期限为35年。2.教学档案鉴定工作由学校教学档案鉴定小组负责组织实施。鉴定小组应由教学管理部门、档案管理部门及相关教学单位的人员组成。3.鉴定小组应按照档案鉴定标准，对教学档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，填写档案鉴定表。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的教学档案，应按照