行政人事合同管理办法

行政人事合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司行政人事合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司行政人事领域涉及的各类合同，包括但不限于劳动合同、培训合同、保密协议、竞业限制协议等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同管理应严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保合同合法有效。2.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。3.风险防控原则：加强合同风险评估与防控，避免合同纠纷给公司带来损失。4.统一管理原则：公司行政人事合同实行统一归口管理，明确各部门职责。二、合同管理职责分工（一）行政人事部1.负责制定、修订行政人事合同管理制度和标准文本。2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。3.负责建立合同台账，对合同进行分类归档和动态管理。4.协调处理合同纠纷，参与法律诉讼和仲裁活动。（二）各部门1.负责本部门行政人事合同的起草、初审工作，并提交行政人事部审核。2.按照合同约定履行相关义务，及时向行政人事部反馈合同履行情况。3.协助行政人事部处理合同纠纷，提供必要的证据和资料。（三）法务部门1.对行政人事合同进行法律审核，提出法律意见和建议。2.参与重大合同的谈判、起草和签订工作，防范法律风险。3.负责处理合同纠纷的法律事务，提供专业的法律支持。三、合同签订管理（一）合同起草1.合同起草应根据实际情况，明确合同双方的权利义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。2.行政人事合同应使用公司统一制定的标准文本，如无标准文本，起草部门应参照相关法律法规和行业惯例进行起草，并确保条款完整、准确、清晰。3.合同起草过程中，起草部门应充分征求相关部门和人员的意见，确保合同内容符合公司利益和实际需求。（二）合同审核1.合同起草完成后，应提交行政人事部进行审核。行政人事部应重点审核合同的合法性、合规性、完整性、准确性等方面。2.行政人事部审核通过后，将合同提交法务部门进行法律审核。法务部门应从法律角度对合同进行审查，提出法律意见和建议。3.各部门应根据行政人事部和法务部门的审核意见，对合同进行修改完善，确保合同质量。（三）合同签订1.经审核通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。2.合同签订前，行政人事部应核实对方当事人的主体资格、资质证书、授权委托书等相关文件，确保对方具备签订合同的合法资格和履约能力。3.合同签订后，行政人事部应及时将合同副本分发给相关部门，并做好合同台账的登记工作。四、合同履行管理（一）履行通知1.合同签订后，合同双方应按照合同约定履行各自的义务。行政人事部应及时向相关部门和人员传达合同履行要求，并跟踪合同履行情况。2.如合同履行过程中需要变更合同内容，应按照合同变更程序进行操作，并及时通知对方当事人。（二）履行监督1.各部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行情况，包括合同执行进度、款项收付情况、质量验收情况等。2.行政人事部应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。3.如发现对方当事人未按照合同约定履行义务，应及时采取措施督促其履行，并保留相关证据。（三）款项支付1.合同款项支付应严格按照合同约定执行，由业务部门填写付款申请单，经相关部门审核后，提交财务部门办理支付手续。2.财务部门应审核付款申请单的真实性、准确性和完整性，确保款项支付符合合同约定和公司财务制度。3.付款时，应核对收款方名称、账号、开户行等信息，确保款项支付到合同约定的账户。五、合同变更管理（一）变更情形1.因法律法规、政策调整或不可抗力等原因，导致合同无法继续履行或需要变更合同内容的。2.经合同双方协商一致，需要对合同条款进行变更的。3.因公司内部管理需要或业务发展需要，对合同内容进行调整的。（二）变更程序1.合同变更申请应由合同一方当事人提出，经对方当事人同意后，签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，并由双方当事人签字盖章。3.变更协议签订后，行政人事部应及时对合同台账和相关文件进行更新，并通知相关部门和人员。六、合同终止管理（一）终止情形1.合同期满，双方不再续签的。2.合同约定的终止条件成就的。3.合同双方协商一致，提前终止合同的。4.因不可抗力或法律法规、政策调整等原因，导致合同无法继续履行的。（二）终止程序1.合同终止前，合同双方应按照合同约定履行各自的义务，确保合同终止前的各项工作顺利完成。2.合同终止时，双方应签订书面终止协议，明确终止的原因、时间、双方的权利义务等条款，并由双方当事人签字盖章。3.行政人事部应及时对合同终止情况进行登记，并将合同终止协议副本分发给相关部门。4.合同终止后，行政人事部应按照公司档案管理规定，对合同及相关文件进行整理归档，妥善保管。七、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，严格合同签订、履行、变更、终止等环节的操作流程，确保合同合法有效。2.定期对合同管理人员进行培训，提高其法律意识和业务水平，增强合同风险防控能力。3.在合同签订前，充分了解对方当事人的信用状况、经营情况等信息，避免与信誉不佳的单位签订合同。（二）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，合同履行部门应及时向行政人事部报告，并提供相关证据和资料。2.行政人事部应会同法务部门对纠纷进行分析研究，制定纠纷解决方案，并及时与对方当事人进行沟通协商。3.如协商不成，应根据纠纷的性质和具体情况，选择合适的解决方式，如申请仲裁、提起诉讼等。4.在纠纷处理过程中，应妥善保管相关证据和资料，积极配合仲裁机构或法院的工作，维护公司合法权益。八、合同档案管理（一）档案建立1.行政人事部应建立合同档案管理制度，明确合同档案的收集、整理、归档、保管、查阅等流程。2.合同签订后，行政人事部应及时收集合同文本、相关附件、审批文件、履行记录等资料，并进行整理归档。3.合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类编号，便于查询和管理。（二）档案保管1.合同档案应妥善保管，确保档案的安全和完整。档案保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。2.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，定期对档案进行检查和维护。3.如需借阅合同档案，应履行相应的审批手续，并在规定的时间内归还。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到行政人事部查阅。2.查阅合同档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。如需复制合同档案，应