资质认定章管理办法

资质认定章管理办法一、总则（一）目的为加强公司资质认定章的管理，规范资质认定章的使用行为，维护公司的合法权益，确保公司资质认定工作的正常开展，依据相关法律法规及行业标准，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有涉及资质认定章使用的部门、人员及相关业务活动。（三）定义1.资质认定章：指公司为证明自身具备特定资质、能力或资格，经相关部门批准刻制的具有法律效力的印章。2.使用部门：指公司内负责具体业务操作且需使用资质认定章的部门。3.使用人员：指经公司授权，有权使用资质认定章的员工。（四）基本原则1.合法性原则：资质认定章的刻制、使用必须符合国家法律法规及行业标准的规定。2.规范性原则：严格按照本办法规定的程序和要求使用资质认定章，确保使用行为规范、准确。3.安全性原则：采取有效措施保障资质认定章的安全，防止印章被盗用、冒用或滥用。4.责任追究原则：对违反本办法规定使用资质认定章的行为，依法追究相关责任人的责任。二、资质认定章的刻制与备案（一）刻制1.公司因业务需要刻制资质认定章时，由相关业务部门提出书面申请，详细说明印章名称、用途、样式等内容。2.申请部门将书面申请提交至公司行政管理部门，行政管理部门审核申请内容的真实性、必要性及合规性。3.经行政管理部门审核通过后，报公司法定代表人批准。批准后，由行政管理部门统一安排刻制资质认定章。4.刻制资质认定章必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量符合相关标准。（二）备案1.资质认定章刻制完成后，行政管理部门负责将印章的样式、启用时间、使用范围等信息进行登记备案。2.备案信息应包括印章名称、印章编号、印章样式（图形、文字、尺寸等）、启用日期、使用部门、保管人等内容。3.备案信息需一式多份，分别留存于行政管理部门、档案管理部门及相关业务部门，以便查询和核对。三、资质认定章的保管（一）保管部门资质认定章由公司指定的部门或专人负责保管。保管部门应具备安全可靠的存放条件，确保印章存放环境安全。（二）保管人员1.保管人员应具备高度的责任心和保密意识，熟悉印章管理规定。2.保管人员应经过公司严格的选拔和授权，签订保密协议，明确其保管责任和义务。（三）保管要求1.资质认定章应存放在专门的保险柜或安全箱内，实行双人双锁保管制度。2.严禁将资质认定章随意放置或带出办公区域，确因工作需要携带外出时，必须经公司相关领导批准，并办理借用手续。3.保管人员应定期对资质认定章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应立即报告公司行政管理部门，并采取相应的补救措施。四、资质认定章的使用（一）使用范围1.资质认定章仅限于在公司资质认定相关的文件、证书、报告、合同等正式业务资料上使用。2.具体使用范围包括但不限于：资质证书副本、资质认定申请书、检测报告、认证文件、业务合同等。（二）使用流程1.申请：使用部门或人员需要使用资质认定章时，应填写《资质认定章使用申请表》，详细说明用章事项、用章内容、用章份数、用章期限等信息。2.审核：《资质认定章使用申请表》经使用部门负责人签字确认后，提交至公司行政管理部门审核。行政管理部门重点审核用章事项的真实性、必要性及合规性，确保用章内容符合公司规定和相关法律法规要求。3.批准：经行政管理部门审核通过后，报公司法定代表人或其授权代表批准。批准后方可用章。4.用章：用章时，保管人员应严格按照批准的用章内容和范围进行盖章操作，并在《资质认定章使用登记表》上详细记录用章时间、用章事项、用章份数、用章人等信息。5.登记：用章完成后，使用人员应及时将用章后的文件或资料交回行政管理部门进行登记备案。行政管理部门应对用章后的文件或资料进行归档保存，以备查阅。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白证书、空白合同等文件上加盖资质认定章。2.未经公司批准，任何部门和个人不得擅自将资质认定章转借他人使用。3.资质认定章的使用必须与公司业务相关，不得用于任何违法违规或损害公司利益的活动。五、资质认定章的停用与销毁（一）停用1.因公司业务调整、资质变更或其他原因，导致资质认定章不再使用时，由公司行政管理部门提出停用申请。2.停用申请经公司法定代表人批准后，行政管理部门负责发布资质认定章停用通知，并收回印章。3.停用后的资质认定章应妥善保管，防止丢失或误用。（二）销毁1.对于已停用且无需保留的资质认定章，由行政管理部门填写《资质认定章销毁申请表》，详细说明销毁原因、印章名称、印章编号等信息。2.《资质认定章销毁申请表》经公司法定代表人批准后，由行政管理部门会同审计部门、监察部门等相关人员共同监督销毁过程。3.销毁过程应采用适当的方式，确保印章彻底销毁，无法恢复使用。销毁完成后，参与销毁的人员应在《资质认定章销毁登记表》上签字确认。六、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对资质认定章的使用和管理情况进行日常监督检查。审计部门、监察部门等相关部门有权对资质认定章的管理情况进行不定期抽查。（二）检查内容1.资质认定章的保管是否安全，是否符合保管要求。2.资质认定章的使用是否符合规定的使用范围和使用流程。3.《资质认定章使用申请表》、《资质认定章使用登记表》等相关记录是否完整、准确。4.用章后的文件或资料是否及时归档保存。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，检查部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定具体的整改措施，并将整改情况及时反馈给检查部门。3.对违反本办法规定使用资质认定章的行为，公司将视情节轻重，依法依规追究相关责任人的责任。情节严重的，将追究法律责任。