行政会议记录与决策跟踪执行表

行政会议记录与决策跟踪执行表通用工具模板一、适用场景与核心价值本工具适用于企业、事业单位、机关等各类组织的常规行政会议（如周例会、月度工作会、专题研讨会、跨部门协调会等），核心价值在于通过标准化记录实现会议信息的完整留存，同时通过决策事项的拆解与跟踪，保证会议成果落地见效，避免“议而不决、决而不行”的问题，提升团队协作效率与管理透明度。特别适用于需要明确责任分工、跟进进度节点的会议场景，助力管理者实时掌握工作推进情况。二、全流程操作指南（一）会前准备：明确会议框架与记录重点梳理会议基本信息：提前与会议组织者确认会议主题、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、会议目标及议程，保证记录方向与会议核心目标一致。准备记录工具：根据会议复杂程度选择记录方式（电子文档/纸质表格），提前打开本模板，填写“会议基本信息”模块（含会议名称、日期、地点、主持人、记录人、参会人员等），标注待补充的空白项。熟悉议题与背景资料：若有会议议题提前下发，需提前熟悉相关背景（如项目进展、待解决问题、历史决策等），避免记录时因信息不足遗漏关键内容。（二）会中记录：聚焦核心信息，保证准确完整按议程顺序记录讨论内容：以会议议程为框架，逐项记录各议题的讨论要点，重点关注不同参会人员的观点分歧、共识意见，避免记录个人主观评价，客观呈现讨论过程。示例：议题“Q3市场推广方案调整”，需记录“经理提出增加短视频投放预算，理由是用户触达率提升20%；总监反对，认为应优先优化现有渠道转化率，双方同意各提交数据支撑”。明确决策事项与行动项：对会议最终形成的决策（如“通过Q3推广方案”“预算审批上限为10万元”），需单独标注“【决策】”字样；对需执行的具体任务（如“经理于3日内提交渠道转化率数据”“部门负责方案落地，9月1日启动”），需记录为“【行动项】”，并同步提取“负责人”“交付成果”“截止时间”三要素。实时标注待确认信息：对讨论中未明确、需会后补充的内容（如“待财务部核实预算明细”“需法务部审核合同条款”），标注“【待确认】”，会后及时跟进补充。（三）会后整理：规范文档输出，同步任务清单24小时内完成记录初稿：根据会中笔记，整理会议记录，保证逻辑清晰、语言简练，重点突出“决策事项”“行动项”“待确认事项”，删除无关讨论细节。审核与修订：初稿完成后，提交会议主持人审核，重点核对决策表述准确性、行动项负责人与截止时间明确性，根据审核意见修改完善，形成最终版会议记录。分发与同步：通过邮件、企业等方式将最终版会议记录同步至所有参会人员，抄送相关执行部门；同步提取“行动项”至“决策跟踪执行表”，明确责任人、进度更新节点及汇报要求，启动跟踪流程。（四）跟踪执行：动态监控进度，保证闭环管理定期更新执行状态：行动项负责人需按约定时间（如每周五下班前）在“决策跟踪执行表”中更新“当前进度”“存在问题”“需协调资源”，记录人每周汇总进度，向管理层汇报整体推进情况。预警与催办：对临近截止日期未完成的行动项，记录人需提前2天提醒负责人；对逾期未完成的，需协同部门负责人分析原因（如资源不足、流程卡点），推动问题解决。闭环确认：行动项完成后，负责人需提交交付成果（如报告、方案、数据表等），经记录人、主持人确认后，在“完成状态”栏标注“已完成”，并归档相关资料，形成“决策-执行-反馈-归档”的完整闭环。三、模板结构与填写说明（一）会议记录模板会议基本信息会议名称例：公司2023年第三季度行政工作例会会议日期年月日时分至时分会议地点例：总部301会议室/线上会议（腾讯会议号：*）主持人记录人参会人员（含主会场、分会场人员，标注“缺席”及原因，如“*经理：出差”）缺席人员会议目标（例：总结Q2行政工作，明确Q3重点任务及资源分配）会议议程与记录议题一：议题名称讨论内容：1.部门汇报：Q2后勤保障问题（如食堂满意度下降15%）及原因分析；2.主管建议：增加菜品多样性，引入第三方评估机制；3.总监补充：需控制成本增幅，建议优先解决员工反馈集中的早餐质量问题。决策：【决策】同意从9月起调整食堂早餐品类，由部门牵头制定方案，9月10日前提交行政部审核。行动项：1.负责人：*（后勤主管）；2.交付成果：食堂早餐调整方案；3.截止时间：2023年9月10日；4.协同资源：行政部预算支持（上限5000元）。待确认：食堂供应商是否同意调整供应品类（记录人会后跟进）。议题二：议题名称讨论内容：（按实际讨论要点记录，突出观点与结论）…（其他议题）附件与备注|（可附会议议程、PPT、数据报表等文件清单）|（二）决策跟踪执行表模板决策事项（对应会议记录中的【决策】内容，简明描述核心结论）关联会议（例：2023年8月15日第三季度行政工作例会）行动项列表序号行动项描述（需明确“做什么”，如“制定食堂早餐调整方案”）负责人（直接责任人，避免“相关部门”等模糊表述）协同部门/人员（需配合的部门或个人，如“财务部预算审核”）交付成果（需提交的具体内容，如“方案文档含成本预估、供应商沟通记录”）计划开始时间截止时间当前进度（例：方案初稿完成/待审核/进行中/已完成）进度更新日期存在问题与风险（例：供应商对品类调整报价较高，需进一步谈判）需协调资源（例：申请增加预算2000元）完成状态□未开始□进行中□已完成□延期□取消完成时间（实际）（仅“已完成”状态填写）备注（如延期原因、特殊情况说明）四、使用关键提示（一）记录准确性原则客观中立：记录时避免加入个人观点，不修改参会人员的原话表述，对存疑内容可标注“发言人未明确”或“需核实”。关键信息不遗漏：决策事项的结论、行动项的“负责人-时间-成果”三要素必须完整，避免“尽快”“适时”等模糊时间表述，明确具体日期（如“9月30日前”而非“月底前”）。（二）行动项可执行性责任到人：每个行动项仅指定1名直接负责人，避免多头管理导致责任不清；协同部门需明确具体对接人（如“财务部*会计”而非“财务部”）。成果可检验：交付成果需具体、可量化（如“用户调研报告样本量≥500份”而非“完成调研”），便于后续验收。（三）跟踪动态化管理定期同步：建议建立“周进度-月总结”跟踪机制，每周更新执行表，每月在例会上通报整体进展，对滞后项目重点分析原因。灵活调整：若因客观变化需调整行动项（如截止时间、负责人），需经原会议主持人审批后更新执行表，并同步告知相关方，避免信息不同步。（四）文档