合同管理制度版本

合同管理制度版本一、总则为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司及下属各部门、分支机构签订的各类合同。合同管理应遵循合法、公平、诚信、审慎的原则，确保合同的签订和履行符合公司的利益和法律法规的要求。二、合同管理部门及职责公司设立专门的合同管理部门（以下简称“合同管理部”），全面负责公司的合同管理工作。合同管理部的主要职责包括：1.制定和完善公司合同管理制度，并监督制度的执行。2.组织合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等工作。3.对合同文本进行合法性、合规性审查，提出修改意见和建议。4.建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行跟踪和记录。5.负责处理合同纠纷，参与合同争议的协商、调解、仲裁和诉讼等活动。6.组织合同管理人员的培训和业务交流，提高合同管理水平。7.定期对公司合同管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。各业务部门负责本部门业务范围内合同的前期洽谈、起草、履行等工作，并配合合同管理部做好合同的审核、签订、变更、解除等工作。各业务部门的主要职责包括：1.负责与合同相对方进行业务洽谈，了解对方的基本情况和合同需求。2.根据业务洽谈情况，起草合同文本，并确保合同内容符合公司的业务要求和利益。3.对合同相对方的主体资格、资信状况等进行调查和评估，并提供相关资料和信息。4.负责合同的履行，跟踪合同执行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。5.按照合同管理部的要求，提供合同履行情况的相关资料和信息。6.配合合同管理部处理合同纠纷，提供相关证据和资料。三、合同签订前的准备工作1.合同相对方的调查与评估-业务部门在与合同相对方进行业务洽谈前，应首先对其主体资格、资信状况、经营业绩、商业信誉等进行调查和评估。调查方式包括但不限于实地考察、查询工商登记信息、查询信用报告、向相关机构和单位咨询等。-业务部门应要求合同相对方提供营业执照、税务登记证、资质证书、法定代表人身份证明等相关资料，并对资料的真实性、合法性进行审核。-对于重大合同或涉及金额较大的合同，业务部门应组织相关人员对合同相对方进行实地考察，了解其生产经营状况、财务状况、技术实力等情况。-根据调查和评估结果，业务部门应撰写《合同相对方调查评估报告》，对合同相对方的综合情况进行评价，并提出是否与对方签订合同的建议。《合同相对方调查评估报告》应经业务部门负责人审核签字后，报合同管理部备案。2.合同文本的起草-业务部门应根据业务洽谈情况和合同相对方的要求，起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。-合同文本应使用规范的语言和格式，条款内容应明确、具体、完整，避免使用模糊、歧义的表述。-对于公司常用的合同类型，合同管理部应制定标准合同文本，供业务部门参考使用。业务部门在起草合同文本时，应优先使用标准合同文本，并根据实际情况进行适当修改和补充。-业务部门起草的合同文本应经本部门内部审核，确保合同内容符合公司的业务要求和利益。审核内容包括合同条款的完整性、合法性、合理性，以及合同风险的评估和防范等。-业务部门内部审核通过后，应将合同文本及相关资料一并提交合同管理部进行审核。四、合同的审核与签订1.合同的审核-合同管理部收到业务部门提交的合同文本及相关资料后，应在[规定时间]内完成审核工作。审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、可行性等方面。-合同管理部应重点审核合同的主体资格、合同标的、合同条款、违约责任、争议解决方式等内容，确保合同符合法律法规的要求和公司的利益。-对于涉及公司重大利益或法律风险较高的合同，合同管理部应组织相关部门和专业人员进行会审，共同对合同进行审核和评估。-合同管理部在审核过程中，如发现合同文本存在问题或风险，应及时与业务部门沟通，并提出修改意见和建议。业务部门应根据合同管理部的意见和建议，对合同文本进行修改和完善。-经合同管理部审核通过的合同文本，应提交公司领导审批。公司领导根据合同的重要程度和金额大小，分别进行审批。对于重大合同或涉及金额较大的合同，应提交公司董事会或总经理办公会进行审议。2.合同的签订-经公司领导审批通过的合同，由业务部门负责与合同相对方进行签订。签订合同前，业务部门应再次核对合同文本的内容，确保合同条款与审批意见一致。-合同签订应采用书面形式，并由双方当事人签字或盖章。对于需要法定代表人签字的合同，应由法定代表人本人签字或授权代理人签字。授权代理人签字的，应出具法定代表人的授权委托书。-合同签订后，业务部门应及时将合同文本原件送交合同管理部存档。合同管理部应建立合同档案，对合同文本及相关资料进行妥善保管。五、合同的履行1.合同履行的监督与管理-业务部门是合同履行的责任主体，应负责合同的全面履行。业务部门应指定专人负责合同的跟踪和监督，及时掌握合同履行情况，确保合同按照约定的时间、地点和方式履行。-业务部门应建立合同履行台账，对合同履行过程中的各项情况进行记录，包括合同的执行进度、款项支付情况、货物交付情况、质量验收情况等。合同履行台账应定期进行更新和整理，以便及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。-合同管理部应定期对合同履行情况进行检查和监督，了解合同的执行情况和存在的问题。对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，合同管理部应及时向公司领导报告，并提出处理意见和建议。2.合同款项的支付与收取-业务部门应按照合同约定的时间和方式支付合同款项。支付合同款项前，业务部门应填写《合同付款申请表》，并附合同文本、发票、验收报告等相关资料，经部门负责人审核签字后，报财务部门审核。-财务部门应根据合同约定和相关财务制度，对《合同付款申请表》及相关资料进行审核。审核通过后，财务部门应按照规定的程序办理付款手续。-业务部门应及时收取合同款项，确保公司的资金安全。对于到期未收回的合同款项，业务部门应及时与合同相对方进行沟通和协商，了解款项未支付的原因，并采取相应的措施进行催收。-对于逾期未支付合同款项的合同相对方，业务部门应按照合同约定追究其违约责任，并及时向合同管理部报告。合同管理部应根据情况，采取法律手段维护公司的合法权益。3.合同变更与解除-在合同履行过程中，如因客观情况发生变化或其他原因需要变更或解除合同的，业务部门应及时与合同相对方进行沟通和协商，并签订书面的变更或解除协议。-业务部门提出合同变更或解除申请时，应填写《合同变更/解除申请表》，说明变更或解除合同的原因、内容和对公司的影响，并附相关资料和证据。《合同变更/解除申请表》应经部门负责人审核签字后，报合同管理部审核。-合同管理部应组织相关部门和专业人员对合同变更或解除申请进行评估和审核，分析变更或解除合同的必要性、合法性和可行性，以及对公司的利益和风险影响。审核通过后，合同管理部应将《合同变更/解除申请表》及相关资料提交公司领导审批。-经公司领导审批通过的合同变更或解除协议，由业务部门负责与合同相对方进行签订。签订后，业务部门应及时将合同变更或解除协议原件送交合同管理部存档。-合同变更或解除后，业务部门应按照变更或解除协议的约定，及时调整合同履行计划，并处理好相关的善后事宜。六、合同纠纷的处理1.纠纷的预防与预警-合同管理部和业务部门应加强合同管理，提高合同风险防范意识，从源头上预防合同纠纷的发生。在合同签订前，应严格审查合同相对方的主体资格和资信状况，确保合同条款明确、具体、完整，避免出现模糊、歧义的表述。-在合同履行过程中，应加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，避免问题扩大化导致合同纠纷的发生。-合同管理部应建立合同纠纷预警机制，对可能出现的合同纠纷进行及时预警。当发现合同相对方存在违约行为或其他可能导致合同纠纷的情况时，合同管理部应及时向业务部门发出预警通知，并协助业务部门采取相应的措施进行处理。2.纠纷的处理程序-当发生合同纠纷时，业务部门应及时向合同管理部报告，并提供相关的合同文本、履行记录、往来函件等资料和证据。合同管理部应组织相关部门和专业人员对纠纷情况进行分析和评估，制定处理方案。-对于一般的合同纠纷，合同管理部应首先与合同相对方进行沟通和协商，争取通过友好协商的方式解决纠纷。在协商过程中，应注意收集和保留相关的证据，为可能的法律诉讼做好准备。-如协商不成，合同管理部应根据合同约定的争议解决方式，选择通过仲裁或诉讼的方式解决纠纷。在选择仲裁或诉讼时，应考虑纠纷的性质、金额大小、证据情况等因素，选择合适的争议解决机构和方式。-合同管理部应委托专业的律师代理仲裁或诉讼案件，并与律师保持密切沟通，及时了解案件的进展情况。在仲裁或诉讼过程中，应积极配合律师的工作，提供相关的证据和资料，确保案件的顺利进行。-仲裁或诉讼结束后，合同管理部应根据裁决或判决结果，及时执行相关的义务，并对纠纷处理情况进行总结和分析，提出改进措施和建议，避免类似纠纷的再次发生。七、合同档案管理1.档案的建立与保管-合同管理部应建立合同档案管理制度，对合同文本及相关资料进行统一管理和保管。合同档案应包括合同文本、合同审批文件、合同履行记录、往来函件、纠纷处理资料等。-合同签订后，业务部门应及时将合同文本原件送交合同管理部存档。合同管理部应按照合同的类别、签订时间、合同相对方等因素，对合同档案进行分类整理和编号，并建立合同档案目录。-合同档案应存放在专门的档案柜或档案室中，确保档案的安全和完整。档案管理人员应定期对合同档案进行检查和维护，防止档案的损坏、丢失和泄露。2.档案的查阅与借阅-公司内部各部门和人员因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写《合同档案查阅/借阅申请表》，经部门负责人审核签字后，报合同管理部批准。-合同管理部应根据查阅或借阅的目的和范围，决定是否批准查阅或借阅申请。对于涉及公司机密或敏感信息的合同档案，应严格控制查阅和借阅的范围和权限。-查阅或借阅合同档案时，应遵守档案管理制度的相关规定，不得损坏、涂改、复制或泄露档案内容。查阅或借阅完毕后，应及时归还合同档案。八、合同管理的监督与考核1.监督机制-公司应建立合同管理监督机制，加强对合同管理工作的监督和检查。审计部门应定期对合同管理工作进行审计，检查合同管理制度的执行情况、合同签订和履行的合规性、合同档案的管理情况等。-合同管理部应定期对各业务部门的合同管理工作进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见和建议。各业务部门应积极配合合同管理部的检查和评估工作，对存在的问题及时进行整改。2.