2025【规章制度】合同档案管理制度

2025【规章制度】合同档案管理制度第一章总则第一条为加强合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于本单位所有合同档案的管理工作，包括合同签订、履行、变更、终止等环节的档案。第三条合同档案管理应遵循以下原则：1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保合同档案的合法性。2.真实性原则：保证合同档案内容的真实、准确、完整。3.安全性原则：确保合同档案的安全，防止丢失、损毁、泄密。4.有效性原则：提高合同档案的利用效率，为单位的决策提供依据。第二章职责分工第四条合同档案管理工作由单位档案管理部门负责，具体职责如下：1.制定合同档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门合同档案管理工作。3.负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。4.定期对合同档案进行鉴定、销毁。第五条各部门应指定专人负责本部门合同档案管理工作，具体职责如下：1.负责本部门合同档案的收集、整理、归档、保管等工作。2.按照规定的时间、要求，将合同档案报送档案管理部门。3.配合档案管理部门做好合同档案的鉴定、销毁等工作。第三章合同档案的收集与整理第六条合同档案的收集范围包括：1.合同文本及其附件。2.合同签订、履行、变更、终止等相关文件。3.合同履行过程中的来往函件、会议纪要等。4.合同执行情况的报告、评估、验收等文件。5.合同纠纷处理的相关文件。第七条合同档案的整理要求：1.合同档案应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类整理。2.每份合同档案应包括封面、目录、合同文本、附件、相关文件等部分。3.合同档案的封面应注明合同名称、类别、签订时间、合同编号、保管期限等信息。4.合同档案的目录应详细列出档案的名称、页码、保管期限等信息。第八条合同档案的归档要求：1.合同档案应在合同履行完毕或合同终止后30日内报送档案管理部门。2.报送合同档案时，应附送合同档案目录、档案盒等。3.档案管理部门对报送的合同档案进行审核，符合要求的予以归档。第四章合同档案的保管与利用第九条合同档案的保管要求：1.合同档案应存放在通风、干燥、防潮、防尘、防盗、防火的档案库房内。2.合同档案的存放应按照档案类别、保管期限等进行分类存放。3.档案管理人员应定期检查合同档案的保管情况，发现问题及时处理。第十条合同档案的利用要求：1.合同档案的利用应遵循“合法、合规、保密”的原则。2.利用合同档案时，应填写《合同档案利用申请表》，经批准后方可查阅。3.查阅合同档案时，应遵守档案室的规定，不得擅自复制、摘抄、拍照等。第五章合同档案的鉴定与销毁第十一条合同档案的鉴定工作由档案管理部门负责，具体要求如下：1.鉴定工作应遵循国家档案鉴定标准，结合本单位实际情况进行。2.鉴定工作应定期进行，一般每年进行一次。3.鉴定工作应形成鉴定报告，并报单位领导审批。第十二条合同档案的销毁工作应遵循以下程序：1.档案管理部门提出销毁意见，并报单位领导审批。2.档案管理部门编制销毁清单，并通知相关部门。3.销毁档案时，应派专人监督，确保档案安全销毁。第六章附则第十三条本制度由单位档案管理部门负责解释。第十四条