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文秘专业知识

第一章秘书工作概述

第一章秘书工作概述

命题热点导读

秘书工作概述秘书工作的内容和作用秘书工作的内容

秘书工作的作用

秘书工作的性质和职能秘书工作的性质

秘书工作的职能

秘书工作的特性与规律秘书工作的特性

秘书工作的规律

秘书工作的基本标准与要求秘书工作的基本标准

秘书工作的基本要求

秘书工作的运行与管理秘书工作的组织形式与工作方式

秘书工作的管理措施与制度要求

考点知识精讲

第一节秘书工作的内容和作用

因为机关级别和类型不一样，秘书工作内容也不尽相同。级别层次高的机关，秘书工作

内容广泛，分工细致，各项工作的专门化特色比较明显；而在基层单位，秘书工作任务繁重,

不过人员编制少，分工不细致，因此，秘书人员又具备“多面手”的特点。

本节将全方位简介我国党政机关秘书工作的基本内容和作用。

一、秘书工作的内容

（一）秘书工作领导机关及其领导者的工作内容

1.机关办公厅（室）的基本任务

办公厅（室）属于秘书工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。它的出现是秘书工作发

展的必然成果。中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。它的重要任务是协助它

所直属的领导机关完成各项领导工作，尤其是为领导机关制定却实行决议服务。

办公厅（室）的任务重要分为两大部分：一是政务服务，包括办文、办会、文档管理、

代拟文稿、综合协调等，这就是人们一般所说的秘书工作；二是事务服务，重要是后勤服务

保障工作。

2.秘书长、办公厅（室）主任的基本任务

秘书长和办公厅（室）主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。依照1951年

中央人民政府同意颁发的《政务院有关各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任

务和秘书工作机构的决定》，各级政府机关的秘书长或办公厅主任重•要负担如下任务：笫一，

协助首长综合情况、研究玫策、履行工作；第二，协助首长亲密各方面的工作关系；第三，

协助首长掌管机关内部的统一战线工作；第四，协助首长掌管保密工作；第五，协助首长掌

管机要工作；第六，主持日常行政事务（包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的

执行等事项）；第七，掌管机关事务工作。

因此，秘书长和办公厅主任的工作任务，能够总结为“既要参加政务，又要掌管政务”

两个方面。而其中第一至第五项工作是需要协助首长完成的，具备明显的参加政务性质；而

第六、七项工作则重要是掌管机关口常事务，具备明显的事务性特色。政务院的这些要求，

虽然是针对我国秘书工作高层领导者和领导机构而言的，不过却为全国秘书部门应当负担的

重要工作内容确定了基本格局。

（二）秘书工作的重要内容

1.确定、办理公文

确定公文是指依照领导者意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导者主持、指引之

下，起草领导发言稿。

确定公文是秘书工作的老式职能。当代社会，确定公文更成为秘书工作的一项极其重要

的日常工作。因为公文具备公布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功效，因此，

确定公文是一项非常严肃的工作，秘书人员应当以高度的责任心看待。

办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进行的所有工作，反应了公文在

机关内部处理的全过程。

办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容，大体能够分为发文处理和收文处理两

类。其中，发文过程包括以制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等重要步骤；收文过

程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等重要步骤。在日常工作

的发文和收文过程中，秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理，

做到分工合理、责任明确.确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有

的效能创造条件。

2.办理组织会务

办理组织会务简称办会,是指机关秘书部门或暂时设置的会议秘书机构办理与会议有关

的各类详细事务，目标是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性服务。办

会过程中应重要做好如下工作：一是会议议题的协调与安排，应与各方面协调联系，将会上

讨论决定的事项预先整顿形成文献形式后，再将其中已经立题的成熟文献交给主管领导，决

定是否提交会议讨论；二是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会

议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等；三是会议文献材料的印发、传递、清退、立

卷、归档等；四是会议期间的各项服务；五是会议善后工作，如整顿会议统计、编写简报和

会议纪要、督促检查会议决议的落实等。

3.调查研究工作

调杳研究工作是指围绕中心工作，针对目前领导关心和急需处理的有关问题，调查了解

有关情况，并进行分析研究，写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作的

参谋、助手职能，直接为领导决议服务的一项重要工作。

每•项调查研究均应做好调查准备、调查实行和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中,

准备阶段应依照领导工作的需求确定调查题目，拟制提纲；实行阶段要注意选准调杳研究对

象，采取多个方式，广泛搜集、仔细整顿、深入研究调杳得来的材料；总结收尾阶段就是对

调查研究工作进行整体分析，在此前阶段工作的基础上，写出调查报告。

4.信息处理工作

秘书信息处理工作是指按照党政领导机关工作的要求，采集与处理信息，为领导正确决

议和实行决议服务的•项工作。凡是领导工作中要掌握的各种动态、情况以及实际工作领域

中带有苗头性、倾向性的问题，都需要搜集并及时反馈给领导部门。

开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的基础；其次要

建立一支德才兼备、思绪开阔、反应灵敏，具备较强的观测和分析问题能力的信息员队伍;

最后要实现信息处理工作伎俩的当代化，以便迅速传递和处理信息。开展信息处理工作应确

保信息的搜集、加工、存储、输出、反馈等基本步骤的工作质量。

5.沟通协调工作

对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调（即

对领导者之间和领导机关之间的协调）、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、

同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公

文活动协调、事项协调等。总之，凡是与领导决议和指引工作有关事项的协调，均属于秘书

工作的业务范围。开展秘书协调工作时，能够利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人

进门协调、登门造访协调、召开会议协调等。

6.信访接待工作

信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单

位、社会团体的秘书工作的一项常常性的重要工作。收到群众来信，要及时拆封，仔细阅读,

做好摘记，准确交办，按“分级负责，归口办理”的标准妥善处理或转交有关部门办理。有

群众来访时，要热情接待，仔细听记，恰当处理。

7.监督检查工作

监督检查工作的重要内容分为三个方面，即对党的路线、方针、政策和党政机关工作布

署落实情况的督促检查；对领导人批办事件承办情况的督促检查；对文献和会议事项的督促

办理。监督检查工作的详细做法重要包括催办检查、实地调研、日常查办、综合反馈等工作

形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情况，向上反应情况。

8.公务接洽工作

公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工

作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺乏的一项工作，是作为机关“窗匚”的

秘书工作常常性的重要工作内容，重要包括：承办处理各机关单位直接派人或通过电话形式

来本机关商洽或联系的公文事宜，有协助联系公务，安排领导人接见，回复问询，落实承办

单位，处理来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺利进行，秘书人员应做到忠

于职守、仔细执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日志和电话统计。同时，还应熟悉

领导者情况，与有关部门保持亲密联系。另外，还应善于处理人际关系。

除上述之外，秘书工作还包括管理日常事务、机要保密、文书立卷与归档、领导公务活

动安排、领导暂时交办事项等。在日常工作中，秘书工作人员均应以仔细负责的态度，保质

保量，切实做好领导交办的各项工作和任务。

二、秘书工作的作用

秘书工作在领导机关和机关工作中，只有负责管理日常事务的责任和义务，没有决定权

和指挥权。不过，因为其所处的特殊地位及其所负担的重要工作，决定了其具备下述作用：

（-）提议参谋作用

这方面的作用重要表目前领导决议的过程中。首先，秘书工作人员需要在决议的准备阶

段做好调查研究工作，整顼有关信息和资料，为领导决议提供科学可靠的依据；其次，在进

行实行方案的选择过程中，秘书人员能够依照所掌握的信息和资料进行分析研究，并凭借自

己的经验，为领导者提供有参考价值的材料、提议或方案；最后，在领导制定决议后，对于

怎样实行决议以及决议实行过程中产生的一系列新情况、新问题应怎样处理，秘书人员也可

提供参考意见或反馈信息。除了为领导者的决议发挥提议参谋的作用之外，秘书人员在拟写

文献、提供办事和办会预案、提供办事的提议、综合处理信息等工作中，也需要充足利用自

己的聪明才智，努力发挥为领导者提供提议和参谋的作用。

(-)事务助手作用

秘书人员所起的事务助手作用更多的是指秘书人员辅助领导做好决议工作以外的详细

事务性工作，使领导者有更多的时间和精力主抓大政方针问题，做好科学决议事项。秘书工

作的助手作用重要体目前下列各方面的工作：一是做好日常的文书处理、会务和档案管理工

作；二是做好文献信息的加工筛选工作；三是做好领导暂时交办的工作；四是做好公务接洽、

信访接待和领导活动安排工作；五是做好领导人某些必耍的生活服务工作等。另外，秘书人

员还应当充足发挥枳极性，积极做好各方面的服务工作，争取成为领导的得力助手。

(三)中心枢纽作用

每•个机关、团体、企事业单位都拥有一套指挥管理系统。而秘书工作部门则正处在这

套系统的中枢位置，发挥着其他职能部门不可替代的中心枢纽作用。领导集体或者领导者个

人的决议、指示，都要通过秘书工作传递给实行单位。因此，秘书工作是否健全完善，其工

作是否运转自如，直接关系到机关工作能否正常运转。因此，必须充足发挥好秘书工作部门

的中心枢纽作用，真正做到“上情下达，下情上达”。

（四）统筹办调作用

统筹协调工作是秘书工作中的一项重要内容，也是秘书工作的一项重要职能，重要体目

前三个方面：第一，在领导决议中发挥协调作用。决议前，领导者大都责成秘书人员对于要

决议的问题组织或协同有关部门进行调研论证；决议后，秘书人员还要协同有关部门做好信

息反馈工作，调查各有关实行单位对于决议的详细落实情况，保持工作运行的畅通。第二，

对于日常工作中难以处理的重要问题，秘书人员还要乘承领导思想同时协调各方力量，抓紧

处理和落实。第三，在FI常办文、办会、办事过程中，哪些步骤出现矛盾，一般均需要秘书

人员按照领导的指示同各方协调关系，促进决议的落实。

（五）形象窗口作用

在口常工作和各种交往中，秘书人员需要常常代表机关或领导人出面，例如内外联系、

洽商公务、群众信访、迎来送往等事宜均需要由秘书出面完成。而对外行文、组织会议、安

排领导人的公务活动，更是秘书形象窗口作用在工作上的反应。因此，一个机关的形象及其

工作面貌、工作作风、领导者的形象等都与秘书工作的形象窗口作用有着非常亲密的联系，

秘书人员在日常工作和生活中要果断抵制“门难进、脸难看、话难听、事难办”的官僚主义

作风和习气。

秘书工作的性质和地位决定了秘书工作是机关工作中各种信息的重要集散地，因此，秘

书工作成为以便领导工作和机关工作的“信息库”和“资料库”，随时向领导者提供信息咨

询和服务。因此，秘书人员常常需要积极进行调查研究工作，及时地采集和收录各种有用信

息，向领导提供需要了解和掌握的各种动态信息，做好领导的各项辅助和服务工作。

第二节秘书工作的性质和职能

一、秘书工作的性质

秘书工作是因领导工作的需要而存在的,属于机关工作的•部分。要想准确了解秘书工

作的性质，需要将其放在领导工作和机关工作的领域来观测和认识。

（一）秘书工作的辅助性

秘书工作的辅助性是指秘书工作在领导工作中所具等的辅助性。秘书工作的产生具备必

然性，它是因为统治阶级和领导群体为了满足其自身工作运转需求而产生的。这就决定了秘

书人员在处理处理任何问题的时候，都需要依照领导者的意图和需求来做，而不是替代领导

者作出决定。虽然秘书人员对某些问题提出了处理方案，这些方案也需要通过领导机关权衡

确定后才能执行。秘书工作机构或秘书人员只能站在辅助的位置上行使职能，既不能缺位，

也不能错位，更不能越位。秘书工作人员需要对自身进行准确定位，努力发挥好秘书工作在

领导工作中的参谋辅助作！IJ。

（-）秘书工作的枢纽性

秘书工作的枢纽性是指秘书工作在机关工作中具备枢纽性作用。因为秘书工作部门是整

个机关工作正常运转的必要条件和组织保隙，因此只有秘书工作井然有序，高质量、高效率

地运转，才能够实现整个矶关工作的各项职能，做到上情下达、下情上达、左右协调、步调

统一并带动职能部门同时运转。这种枢纽与核心地位决定了秘书工作的重要性。

（三）秘书工作的机要性

秘书工作是一项机要性很强的工作，这点重要是针对秘书工作的详细内容而言的。汉语

中“秘书”一词，包括有“秘密”的意思，而英语中的“secretary”（秘书）一词中的词

干“secret”，意思也是“秘密”。因此，单从“秘书”一词的字面意思就能够反应出秘书

工作的机要性。因为秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机密核心。秘书部门

是各级领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。尤其

是重要部门领导人的秘书，因为掌握更多的重要情况，其机要性更强。

（四）秘书工作的政治性

秘书工作的政治性是针对秘书工作人员自身而格外强调的。这是因为秘书部门处在核心

要害部门，秘书人员在领导身边工作，接触到工作中的机密核心文献也会诸多。这就需要在

对秘书工作人员的选拔和任用上要格外谨慎，要求其能够做到政治上绝对忠实可靠，有高度

的保密观念，严格遵守保密纪律，严守各种机密。另外，我们党和国家对秘书人员的选用条

件还专门制定颁发了机要秘书工作的要求，其中，任用前要进行政治审查，任用后要常常进

行保密教育，都是出于秘书工作的客观现实需要。

二、秘书工作的职能

(一)事务性助手职能一一协助领导处理各种事务

秘书部门的一个重要职责就是协助领导处理各种日常事务,确保领导机关与领导活动能

够高效运转。事务性工作是任何机关都无法回避的。例如公务往来或会议上使用的大量文稿

需要有人撰写和处理；工作中的许多问题需要通过采集信息和调查研究才能处理；推进工作

的过程中有许多步骤出现矛盾，需要有人进行协调处理；尚有接待信访、机要、交通、接听

电话、值班等工作，这些工作均需要耗用大量的时间和精力，不过这又属于秘书部门的基础

性工作，也是秘书部门最频繁的工作内容，因此，秘书部门要为领导办好这些工作，使其能

够从琐碎的日常办公事务中脱身，集中更多的时间和精力处理全局工作或者研究处理重大政

策性问题。

(-)智能性参谋职能一一协助领导制定正确次议

在新时期下，秘书工作除了要做好日常各项事务性工作外，更要大力加强和发挥好参谋

作用，加强信息调研和监督检杳工作的力度，为领导决议的科学化提供有效的服务。秘书工

作的参谋职能是在办理包括各类事务性工作的过程中体现出来的，尤其是在调查研究、信息

处理、公务督查、综合协调等工作过程中，秘书人员需要依照了解和掌握的有关情况，及时

向领导提出工作提议，提供决议的参考信息和依据，或者回答领导提出的有关问题，为领导

机关的决议活动提供信息服务O

秘书工作的参谋和助手职能是从秘书工作的整体性而言的，渗透并体目前秘书人员为领

导办文、办会、办事这“三办”的大量详细事务性的工作过程中。脱离详细的工作，秘书工

作的参谋和助手职能也就成为“空中楼阁”。因此，秘书工作需要切实当好领导的参谋助手,

脚踏实地地做好为领导服务的工作。

第三节秘书工作的特性与规律

一、秘书工作的特性

C-）秘书工作的本质特性

秘书工作与其他工作的本质区分在于秘书工作从属于一定的领导机关或领导者，并为领

导工作提供综合辅助性服务。因此，综合辅助性服务是秘书工作的本质属性。其详细体现为:

（1）所有秘书工作都要围绕领导工作展开。领导工作包括哪里，其工作范围就要扩展或延

伸到哪里。（2）能够参加领导班子的各种会议并共同研究问题，并提出各种处理问题的方

案，不过只有发言权而无表决权，更无决定权。（3）秘书人员在处理任何问题时，一般只

能依照领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主张。

（二）秘书工作的一股特性

秘书工作除了具备综合辅助性服务这一本质属性外，还具备政治性、被动性、综合性、

全面性、事务性、灵活性的特点，这些特性是由其本质特性所决定的、为各类秘书工作所共

有的特性，详细体现为：（1）政治性。因为我国的秘书工作是为人民政权服务的，与党和

国家的根本利益亲密有关，因此，秘书工作具备强烈的政治色彩。（2）被动性。重要体现

为两点：一是秘书的工作依照领导的需要来安排；二是凡是无法分解到详细部门的工作都由

秘书工作来负担。（3）综合性。这是因为秘书部门作为综合性服务部门的性质所决定的。

（4）事务性。这是由秘书部门所处理的工作内容来决定的。（5）灵活性。这是因为秘书工

作常常会遇到突发情况，要求秘书能够具备很强的变通能力，从而灵活处理问题。

二、秘书工作的规律

（一）秘书工作的基本规律

1.领导工作对综合辅助性服务的需求是秘书T.作存在的客观基础

秘书人员提供的综合辅助性服务与领导者对综合辅助性服务的需求之间，本质上是一个

供求关系。其中，领导工作的“需求”居于支配和主导地位，而秘书人员的“供应”则处在

服从和次要地位。因此，领导工作的“需求”是秘书人员的“供应”，即秘书工作赖以存在

的客观基础。

2.秘书工作高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件

因为领导工作对综合辅助性服务的需求是严格限定在公务活动的范闱之内的，重要是指

领导者在实行领导行为的过程中，需要秘书人员辅助完成的公共事务。伴随新时期的发展，

领导工作所面临的矛盾和问题渐趋复杂化，因此，秘书人员高质量的综合辅助性服务是领导

工作正常开展的必要条件,

3.不停满足领导工作对综合辅助性服务的需求是推进秘书工作的根本动力

设置秘书部门是领导工作对综合辅助性服务的客观需求。伴随这种需求的日渐强化，将

会对秘书部门的服务水平提出更高的标准和更严的要求，这必然推进秘书工作向新的水平前

进和发展。因此，不停满足领导工作的需求是推进秘书工作的根本动力。

4.领导者对综合辅助性服务的满意程度是检查秘书工作水平的重要标志

领导者对于综合辅助性服务的期望是“没有最佳，只有愈加好”。而从秘书工作的价值

角度来看,•切活动均是为了确保领导职能的正常运转。领导对秘书人员提供服务的演意程

度越高，领导工作绩效越明显，秘书工作的价值就越大。因此，领导对综合辅助性服务的满

意程度是检查秘书工作水平的重要标志。

秘书人员要深刻认识秘书工作的普遍规律，正视秘书工作的服务水平与领导工作的服务

需求之间的矛盾，明确秘书工作的重要价值，愈加好地为领导做好综合辅助性服务。

（-）秘书工作的详细规律

秘书工作详细规律实质上是秘书工作基本规律的详细体现，其重要体现为下述三点：

L秘书参谋活动的规律

所谓秘书的参谋活动是指以出谋献策为伎俩，以辅助领导决议为目标。秘书部门在行使

参谋职能时应当注意如卜规律性认识：（1）将秘书参谋职能寓于详细工作中。（2）秘书参谋方

向必须与领导决议目标保持同一性。（3）秘书参谋内容必须与领导决议需求相一致。（4）秘书

参谋措施必须与领导决议特性相适应。

2.办公室日常运转的规律

办公室作为秘书工作的重要场所，处在中枢地位。办公室的工作既有程序性、稳定性的

一面，又有随机性、灵活性的一面。在日常运转工作中，应注意如下规律：（1）辨别办公室

工作的轻重缓急。（2）增强办公室工作的质量和效率意识。（3）优化办公室环境气氛，塑造健

康的办公室文化，增强办公室工作人员的凝聚力和向心力。

3.秘书写作活动的规律

写作作为秘书人员的一项常常性工作，体现了秘书人员发挥参谋和助手作用的重要职

能。在秘书写作实践中，通过人们逐渐总结和探索，形成了如下某些规律性的认识：（1）

秘书人员的知识、能力、素质水平，要与“以文辅政”的职能相适应。（2）秘书人员的思想

观点，要与领导者的思想意图相统一。（3）秘书写作的内容，要与领导工作的要求相合拍。

（4）秘书起草文稿的格调，要与领导者格调、个性相协调。（5）秘书起草文稿的体现，要与

领导立意相吻合。

秘书的写作行为和文稿质量，必须以符合领导工作需求为本质。高质量的公文文稿，对

于推进领导工作，实现领导职能起着举足轻重的作用。

另外，在秘书调研、公务督查、综合协调、会议服务、信息服务等秘书专题活动中，均

包括着各自的规律性。秘书人员要透过纷繁复杂的工作内容，不停探索和掌握秘书工作的内

在规律，并自觉用于指引实践活动。

第四节秘书工作的基本标准与要求

一、秘书工作的基本标准

秘书工作的基本标准是指秘书人员在工作中必须遵照的规范和准则。这既是由秘书工作

的特点决定的,也是由长期实践积累所形成的。只有遵照秘书工作的基本标准,才能使秘书

工作沿着正确的方向健康发展。

（一）准确周密标准

准确周密是对秘书工作的质量要求。因为秘书工作是直接为各级党委和人民政府以及企

事业单位、社会团体的领导工作服务的，它与领导工作活动有着亲密的联系。因此，秘书人

员必须以高度负责的精神，尽最大努力高质量地完成工作任务。

要确保秘书工作质量，最根本的就是要使秘书工作的各项内容及工作过程一直保持最佳

状态，防止产生紊乱现象。例如，在撰写文稿的过程中，起草之前应深入进行调研工作，准

备掌握第一手资料，摸清有关情况，仔细领会领导意图，把必要的准备工作做得扎实细致;

正式起草阶段，则要准确体现党的方针政策、准确领会领导意图，准确反应实际情况，准确

揭示问题的本质，不与党n勺方针政策和国家法律规范及领导意图相违背、相矛盾，更不捏造

事实。在行文语言方面，更要做到概念准确，符合语法和逻辑准则，准确体现时间、空间、

数字、机关名称，规范使用标点符号等。初稿完成后，还应仔细做好加工修改工作，确保文

献的准确性和严密性。同时，在文献的处理过程中，收发、登记、分文、拟办、缮印、审核

等工作，都应当做到小心谨慎，防止错漏和失误。秘书人员在办理调研、信息、协调、信访、

接待、值班、电话等各项详细工作时，应当秉持严谨仔细的工作态度和扎实细致的工作作风,

最大程度地减少差误，确保工作质量。

要确保秘书工作质最为全面优化，首先要树立预防为主的思想。重视平时协调、事先预

防，注意抑制和及时消除经易导致质量事故的原因。其次要实行全血质量控制。从秘书部门

领导至一般秘书人员，都应重视质量控制，对秘书工作的全过程和秘书工作各个方面要进行

全过程质量控制，同时也应对秘书人员的自身素质进行全方位控制。最后要严格实行岗位责

任制，强化树立秘书人员的质量优任意识，制定并严格执行秘书工作的各项规章制度。只有

这么才能创造出全面优质的秘书工作。

（二）迅速及时标准

迅速及时是对秘书工作的时效性要求。秘书人员在现实工作中，必须讲求时效，力求以

最小的投入、最少的时间，取得最佳的效果。

迅速及时的标准应体目前秘书工作的各个方面。从公文起草工作来看，秘书人员在接到

任务后，应抓紧时间进行承办。假如遇到特殊紧急事项需要拟写公文时，应优先办理，以免

耽搁工作。对于没有明确时间要求的文献，也不应随意廷缓，公文文献都具备现行效用，在

优先办理紧急文献的前提下，对一般文献也应当及时进行处理，预防积压。总之，办文工作

应当统筹安排，区分轻重缓急，尽也许缩短文献在机关内的运转周期。

因为秘书工作处在从属地位，其工作往往展现被动性的特点，因此这就需要秘书人员在

处理问题或处理工作时，更要重视时效性。例如，从领导决议的要求来看，秘书人员应在决

议之前提供有关信息；待决议形成之后，依照领导要求立即着手公布实行，及时发挥决议的

作用；若部门之间产生矛盾和工作掣肘现象时，秘书部门应当及时进行沟通协调。而在实际

工作中遇到突发事件时，领导者需要迅速作出反应，此时则需要秘书部门及时提出处理提议,

直接办理某些详细事务，防止导致更大的损失。

在工作中坚持迅速及时的标准，需要秘书人员准确掌握如下几点：第一，切实全面提升

政治和业务素质，增强事业心和责任感，牢靠树立服务观念，时刻以领导工作的需要为先，

强化时效观念，以灵敏迅速的工作作风看待工作中的各项任务；第二，加大科学管理力度，

健全并严格执行秘书工作中的规章制度，加强工作的条理性和计划性，辨别工作事项的轻重

缓急，实现秘书工作的科学化、制度化和规范化管理；第三，加大秘书机关机构体制改革力

度，精简办公机构，简化办公手续，改进办公人员结构，提升秘书人员素质；第四，讲求科

学的工作措施，努力推进秘书工作的当代化、标准化进程。

（三）安全保密标准

安全保密标准既是对秘书人员的工作要求，也是秘书工作必须坚持的重要标准。我们党

和国家一向十分重视安全保密工作。1951年《中共中央有关加强保守党和国家机密的补充

决定》中明确指出：保守党与国家的机密，乃是关系全党、全军、全国人民的重大利益问题。

各级党委必须重视保密工作，并将这项工作作为自己常常注意的工作之一。1986年我国正

式颁布了《中华人民共和国保守国家秘密法》，既从法律上严格规范了保密工作，也为秘书

部门做好保密工作提供了法律依据。

因为秘书部门属于机关的核心要害部门，其职责范围和工作职能决定了秘书人员涉密最

频繁、知密最广泛、懂密最深刻。这也意味着秘书部门的人员比其他部门的工作人员愈加需

要重视保密工作。假如秘书人员因为思想意识方面的疏忽导致重大机密泄露，势必严重危害

党和国家的安全，危害人民的利益，给我国社会主义当代化建设事业导致重大损失。虽然是

对于单位内部或社会生活管理方面的文献、资料，秘书工作人员也不能放松思想戒备，要时

刻紧记保密标准对于秘书工作的重要性和必要性。

坚持秘书工作的安全保密标准需要深刻把握如卜.几点：第一，亳不放松对于秘书人员的

保密思想教育工作，增强秘书人员树立保密意识的观念，使其在日常工作中切实做到守口如

瓶，知密不泄密；第二，建立健全秘书工作中的保密措施工作。例如一切尚未公布的机密文

献，经手办理的秘书人员，不得与无关人员谈论；绝密文献应有专人负责和专门设备保管；

不得私自将秘密文献携带外出或带回家庭、宿舍存储，以免导致失密泄密：另外还要确保机

密信息自身的安全，不失密、不泄密。第三，应当采取一系列有效措施，确保文献在印制、

校核、传递等工作步骤手续严格健全，按照规章办事，埒塞一切也许出现的漏洞，预防党和

国家机密受到损失。

(四)实事求是标准

实事求是是一切工作必须遵守的基本标准，而对于直接为领导工作服务，为领导提供决

议依据的秘书工作来说，更应当严格坚守。这一标准在秘书工作中的详细体现就是要坚持标

准、说真话、说实话、为领导和人民办实事，一切从实际出发，按照实事求是的思想路线来

开展工作，思考和处理问题。这是因为，我们的党和人民政府是代表广大人民利益，为人民

服务的，而作为直接为各级领导机关服务的整个秘书队伍，要通过为领导工作的顺利运转服

务，来实现为人民服务的宗旨。

落实实行秘书工作中的实事求是标准，我们需要紧记如下几点：第一，简政放权，简化

行政机构层次，规范机关管理职能。同时加强法制建设，严格依法办事，减少工作中的任意

性；第二，倡导深入实际、求真务实的工作作风，反对官僚主义、文牍主义作风。第三，报

告调研成果或详细工作时，应坚持标准，实事求是，提供真实可靠的材料；第四，建立正确

的信息观，了解自身工作与其他机关或部门的合理信息需求，学习并掌握多个信息沟通伎俩,

严格控制文献和会议的数量与质量，努力改进文风、会风，同时扩展秘书部门的信息资源共

享功效。

二、秘书工作的基本要求

(-)坚持秘书工作的“三服务”指引思想

中共十一届三中全会之后，党和国家工作的重心转向改革和社会主义当代化建设。在全

面推进经济体制改革的同时，政治体制改革也提到了全党工作的重要地位。而我国秘书工作

的改革与发展也随之如火如荼地展开，其重要标志就是1985年1月，在中共中央办公厅召

开的全国秘书长、办公厅主任座谈会（简称“85・1”座谈会）上，确立了新时期秘书工作

的指引思想和具备重大实践意义的改革方针。在本次座谈会上，时任中共中央办公厅主任的

王兆国同志，明确指出：中央办公厅的指引思想是围绕党的总1=1标、总任务，做好“三服务”，

即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。随即，依照这一

指引思想，我国秘书工作的指引思想确立为：围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，

一是为领导和领导机关服务；二是为与本机关有关的各个部门机关服务；三是为人民服务。

“三服务”是对上述这种指引思想的简称。

1.为领导和领导机关服务

所谓为领导和领导机关服务，是因为我国秘书工作的领导体制要求了各个层次的秘书部

门和秘书人员都直接对本机关领导负面，是本机关领导人或领导群体的直接办事机构和工作

助手。因此，秘书部门最直接、最重要的工作就是为领导和领导机关服务，这集中体现了秘

书部门的从属地位。例如，为直接领导撰写发言文稿；安排领导活动；依照领导工作要求展

开对内外、上下的各种综合协调工作等。这些方面的工作均体现着秘书工作为领导和领导机

关的服务，其服务的质量和成效直接影响着本机关领导者和领导群体的工作运转情况。

2.为与本机关有关的各个部门和机关服务

为与本机关有关的各个部门机关服务是由秘书部门的服务对象所决定。因为秘书部门所

服务的各个机关之间分别存在着从属关系、业务指引关系、平行关系等，其之间必然存在相

互沟通、交流信息、彼此协作配合的需求，秘书部门自然要负担为与本机关有关的各个部门

机关服务的职能，如落实落实上级机关下达的指示、决定，及时反馈信息；为下级机关、平

级机关及其领导者提供大量信息和资料方面的服务等。

3.为人民服务

为人民群众服务是由我党和各级机关的宗旨决定的。我们党和各级机关工作的根本目标

和久远规划都是为人民群众谋利益，为人民服务，而为党和各级机关工作提供服务的秘书部

门自然而然要将其作为自身指引工作的宗旨和标准，负担和负责直接与人民群众详细利益息

息有关的工作。如耐心接待上访群众，倾听群众的呼声；对人民群众普遍关心的问题进行调

查研究，为领导机关处理这些问题提供科学依据。

总之，“三服务”的指引思想揭示了我国社会主义新时期秘书工作，尤其是党政秘书工

作的根本宗旨，体现了党和国家对秘书工作的根本要求，也为我国秘书工作的改革与发展提

供了根本动力，同时也为我国秘书工作的健康发展指明了根本方向。“三服务”指引思想确

实立，是我国秘书工作发展史上的里程碑。

（二）实现秘书工作的“四个转变”

“85・1”座谈会在确立秘书工作“三服务”指引思想的同时，也提出了实现我国秘书

部门“四个转变”的改革要求，明确了我国秘书工作加快改革发展的新方向，即“第一，从

偏重办文办事转变为既办文办事，又出筹划策。第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。

第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。第四，从被动服务转变为积极服务。”“四

个转变”的要求，着眼于新时期领导工作的实际需要，从我国秘书工作的新形势、新任务的

需要出发，具备不可低估的理论和实践意义。

“四个转变”首先强化了秘书工作的参谋职能，其要实现的目标是“出筹划策”、“综

合处理信息.’、“实行科学化管理”、“积极服务”等，充足发挥秘书工作的参谋助手作用，

以适应新时期、新形势、新任务的要求；其次强调了对秘书工作要实现“科学化管理”的目

标，其基本内容体目前实现规范化、制度化和科学化，使秘书工作的工作方式和措施达成最

佳状态，按照要求的程序办事。“四个转变”的内容前后相连，强调后者，并非否定前者，

而是在前者的基础上加以改革创新，实现新的标准的跨越。

“四个转变”有利于变化长期以来对于秘书部门和秘书人员的思想和手脚的过度束缚，

有利于秘书部门和秘书人员发挥“智囊团”、“思想库”的作用。在新时期下，秘书部门和

秘书人员要处理好继承与创新的关系，既要重视以往的好经验和好老式，又要勇于探索，提

炼新的经验和做法。

（三）实现秘书工作的“三化”

秘书工作的“三化”要求是指“要形成规范化、制度化、科学化的工作程序和工作措施,

确保每个步骤和每项工作都有章可循。”这是基于在改革开放的新形势和新任务下，秘书工

作所面临的新问题和新特点而提出的。

首先，实现秘书工作H勺规范化，从根本上就是要求秘书部门和秘书人员，本着对事业负

责•，对人民利益负责•的态度，在完成各项任务的过程中，实践为人民服务的根本宗旨。这是

秘书T.作规范化的基本出发点，也是实现秘书T.作业务规范化的根本确保。在详细的实践工

作中，则是要求秘书工作要全面提升质量标准，让每项工作和每个步骤均符合所指定的标准

和操作规范，防止人为原因和不良作风的影响。

其次，实现秘书工作的制度化，是要使秘书工作符合党和国家民主集中制的根本组织标

准。明确党政机关的秘书工作不是仅仅为领导者个人服务，而是建立在为领导集体服务的基

础上的；不是按照纯粹的个人意志实现工作运转，而是为了确保党内生活秩序和国家机关正

常工作秩序而实现工作运转的。在详细的实践工作中，则是要建立规范的秘书工作制度流程,

实行岗位职责分工，落实责任制，做到人有专职，事有专管，严格按照有关制度和程序办事。

最后，实现秘书工作的科学化，是指秘书部门在为领导服务的过程中，要重视认识事物

的本质，按照客观规律处理和处理实践中发生的各种问题，善于探索并遵照秘书工作的内在

规律性要求，利用科学有效的工作措施促进自身的建设和发展。

实现秘书工作的规范化、制度化和科学化，是一项系统且长期的工作，是一个不停追求、

自我完善的过程，更是一项需要不停学习、积累、实践和总结的过程。

第五节秘书工作的运行与管理

一、秘书工作的组织形式与工作方式

（一）秘书工作的组织形式

依照机关的性质和规模的不一样,秘书工作的组织形式重要分为集中形式与分工形式两

种类型。所谓集中形式是指将秘书工作的所有内容集中到办公室来进行。此种工作形式适合

于规模较小的机关或基层组织。而分工形式则是将秘书工作的内容依照工作步骤和工作性质

的不一样划分为若干部分，并将其分别交给有关部门完成。此种形式适合于层次高、规模大、

秘书工作任务繁重、人员编制充足、分工细致的大机关。当然，这两种工作形式并不是绝对

独立的，有时会依照详细为工作需要而交叉进行。

（二）秘书工作的方式

常规的秘书工作方式重要分为如下四种：

1.值班制

所谓值班制就是把天天的时间划分为若干个阶段，珞秘书人员提成若干班轮番进行值

班，确保秘书工作全天的正常运转。一般党政机关基本采取这种工作方式。

2.专题分工制

专题分工制是将秘书工作依照业务性质的不一样提成若干个项目或专业，秘书人员各司

其职。一般大机关采取这种方式。

3.专题分工与值班混合制

这种工作方式是将业务分工和时间分工结合起来的工作方式。因为党政高层领导机关的

秘书工作任务较为繁重，因此需要按照专题分工，循环轮番值班，确保机关工作友好稳定地

运转。一般我国县级以上党政机关的秘书工作基本上采取这种工作方式。

4.暂时交办制度

这种工作方式是指因为突发性的工作使得领导人将秘书工作采取暂时现场分派的措施

交给秘书人员办理，并确保在不影响正常工作秩序的前提下，使得各项工作正常运转。

一、秘书工作的管理措施与制度要求

（-）秘书工作的管理措施

因为秘书工作事关领导工作活动的正常开展，对领导工作影响很大，并且在新时期下各

级领导机关面临着日渐繁重的工作任务，因此对秘书人员提出了更高的要求，因此机关领导

人必须从宏观和微观两方面加强对秘书工作的领导与指引，确保秘书工作真正按照领导工作

的FI标运行，并采取必要的管理措施，以便秘书人员能高质量、高效率地为领导工作服务。

对秘书工作的宏观方面的领导，首先是确保秘书人员坚持正确的政治方向，在思想上、

政治上确保其与党中央保持高度的一致。加强其对马克思主义的基本原理，党的路线、方针

和政策，文化科学和业务知识的学习，使其不停提升自己的思想政治水平和业务能力，学会

用正确的立场、观点、措施，研究改革过程中出现的新情况、新问题，努力做好领导机关与

领导人的参谋和助手。其次是要严格要求秘书人员遵守工作纪律，全心全意为人民服务，使

其做到行为端正、廉洁奉公，不假借领导机关和领导人的名义，徇私舞弊，谋取私利，能及

时地、实事求是地为领导人提供信息和提议。最后要树立秘书工作人员谦虚谨慎的优良作风。

因为秘书工作代表着领导机关的工作形象，其工作作风能直接影响到党的威信。因此秘书工

作人员必须严格要求自己，做到处理问题时态度诚恳，耐心细致，和善谦虚，讲究礼貌，以

优良的思想作风和工作作风，确保各项工作的完成。

对秘书工作的微观方面的领导，首先要实行严格的岗位责任制。即将秘书工作任务以及

完成任务的有关要求、要求和注意事项等详细落实到每一个岗位和工作人员，做到人人有事

做，事事有人管，确保激发秘书人员工作的积极性，以便于操作、监督、考核和管理。其次

要严格实行交接班制度。要求秘书人员做好值班日志，交接班时前一班要向后一班交代工作

情况、已办和未办事项等，防止秘书工作运转过程中出现前后脱节的情况。

(-)秘书工作的管理制度

所谓秘书工作的管理制度，是对秘书人员应当遵守的所有的行为规范和工作准则的统

称。这是确保秘书工作正常进行不可缺乏的条件。新中国成立后，伴随我国秘书工作制度的

逐渐规范化和科学化，我国秘书工作的管理制度能够划分为如下几类：

(1)具备强制执行性质的法规。详细如《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机

关公文处理措施》《中华人民共和国档案法》等以及信访、印章管理方面的规章制度。

⑵岗位责任制度。如：《秘书到处长职责》《保密室工作守则》等。

(3)工作标准类的规章制度。如：《打字员工作标准》等。

(4)工作程序性质的规章制度。如：《打字员工作程序》等。

(5)工作步骤操作规范。如：《收发文登记制度》《文献校对制度》《传阅登记制度》

等。

(6)奖惩类的制度。如：省委办公厅的《机要通信人员奖惩制度》等。

秘书工作的管理规章制度是确保秘书工作正常运转和科学化管理的前提条件，有利于提

升秘书工作质量的效率，减少工作的随意性和盲H性。

总之，秘书工作的组织与领导决定了秘书工作自身的运转机制，关系到秘书工作的稳定

运行。因此，必须从系统科学的角度加强对秘书工作的领导和管理，不停改进和完善秘书工

作系统，最大程度地发挥秘书工作在领导活动中的辅助服务功效，实现秘书工作的价值。

经典真题回忆

真题1(单项选择题：秘书，是一个职务名称，指处在()地位，重要以办文、办会、

办事来辅助决议并服务于领导人员的人员，是领导的参谋和助手。

A.中心B.枢纽C.中介D.中枢

【答案】B

【解析】略

真题2（单项选择题）对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，其中不属于业

务工作的协调的是（）。

A.会议协调B.事项协调C.同属部门的协调D.公文活动协调

【答案】C

【解析】对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对

上的协调（即对领导者之间和领导机关之间的协调）、对下的协调、同级之间的协调、上下

级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等。而其中最常见的是业务工作的协调.

如会议协调、公文活动协调、事项协调等。因此，选项C不正确。

真题3（单项选择题）（）是秘书工作的本质属性。

A.综合辅助性服务反政治性C.被动性D.灵活性

【答案】A

【解析】秘书工作与其他工作的本质区分在于秘书工作从属于一定的领导机关或领导

者，并为领导工作提供综合辅助性服务。因此，综合辅助性服务是秘书工作的本质属性。秘

书工作除了具备综合辅助性服务这一本质属性外，还具各政治性、被动性、综合性、全面性、

事务性、灵活性的特点。

过关强化训练

1.依照秘书工作的基本规律，()是秘书工作存在H勺客观基础。

A.领导工作对综合相助性服务的需求

B.秘书工作高质量的综合辅助性服务

C.不停满足领导工作对综合辅助性服务的需求

D.领导者对综合辅助性服务的满意程度

2.秘书事务工作的“三办”是指()。

A.办文、办事、办信B.办文、办事、办信息

C.办文、办事、办会D.办文、办事、办协调

3.秘书部门的职业性功效是()o

A.管理B.辅助

C.决议I).参谋

4.秘书工作“四个转变”的实质突出了()o

A.参谋作用B.管理作用

C.服务作用D.信息作用

5.秘书工作“三服务”宗旨的核心是()

A.为机关部门服务E.为领导服务

C.为人民服务D.为本级领导服务

6.秘书同领导在角色定位上是()。

A.同志关系B.平行关系

C.从属关系D.主仆关系

7.秘书应树立的最基本的观念是()o

A.政策观念B.服务观念

C.创新观念D.领导观念

参考答案及详解

LA［解析］依照秘书工作的基本规律，领导工作双综合辅助性服务的需求是秘书工作

存在的客观基础，秘书工作高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件，不停

满足领导工作对综合辅助性服务的需求是推进秘书工作的根本动力，领导者对综合辅助性服

务的满意程度，是检查秘书工作水平的重要标志。

2.C［解析］“办文”、“办事”、“办会”是对秘书事务工作的精炼概括。研究三者

之间的关系，实际上是为了认识秘书工作的逻辑关系和事理，明确和突出不一样的秘书工作

的重心，增强对秘书工作的全盘认识，以便愈加好地落实秘书工作的标准，将秘书工作做好。

3.B［解析］秘书部门的职业性功效即秘书工作的事务性助于职能一一协助领导处理各

种FI常事务，也就是其辅助性功效。这是秘书部门的一个最重要的职责。

4.A［解析］我国秘书工作的改革与发展的重要标志是1985年1月，在中共中央办公

厅召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会（简称“85・1”座谈会）上，确立了新时期秘书

工作的指引思想和具备重大实践意义的改革方针。“85・1”座谈会在确立秘书工作“三服

务”指引思想的同时，也提出了实现我国秘书部门''四个变革”的改革要求，明确了我国秘

书工作加快改革发展的新方向，即“第一，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出筹划策。

第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管

理。第四，从被动服务转变为积极服务。”“四个转变”首先强化了秘书工作的参谋职能，

其要实现的目标是“出筹划策”、“综合处理信息”、“实行科学化管理”、“积极服务”

等，充足发挥秘书工作的参谋助手作用，以适应新时期、新形势、新任务的要求。其次强调

了对秘书工作要实现“科学化管理”的目标，其基本内容体目前实现规范化、制度化和科学

化，使秘书工作的工作方式和措施达成最佳状态，按照要求的程序办事。“四个转变”的内

容前后相连，强调后者，并非否定前者，而是在前者的基础上加以改革创新，实现新的标准

的跨越。

5.C［解析］“85・1”座谈会上时任中共中央办公厅主任的王兆国同志明确指出：中

央办公厅的指引思想是围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，即为中央服务，为中央

各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。随即，依照这一指引思想，我国秘书工

作的指引思想确立为：围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，一是为领导和领导机关

服务；二是为与本机关有关的各个部门机关服务：三是为人民服务。其中，秘书工作“三服

务”宗旨的核心是为人民服务，这是由我们党和政府为人民服务的宗旨决定的。因此本题正

确选项是Co

6.C［解析］领导与秘书的关系是工作关系，是上下级的关系。在这种工作关系中，秘

书处在从属地位，是从体，而领导处在主导地位，是主体。一切按领导的指示办，听领导的,

是秘书言行的指南。

7.B［解析］因为秘书工作的指引思想是“三服务”，即为领导和领导机关服务、为与

本机关有关的各个部门机关服务、为人民服务，因此秘书应树立的最基本的观念是服务观念。

第二章秘书个人素养与工作艺术

命题热点导读

秘书个人素养与工作艺术秘书人员的基本素质秘书人员的知识结构

秘书人员的能力要求

秘书人员的基本涵养秘书人员的政治思想涵养

秘书人员的工作作风涵养

秘书人员的职业道德涵养

秘书人员的心理品质涵养

秘书人员的工作艺术良好的语言体现艺术

出色的人际关系协调艺术

考点知识精讲

第一节秘书人员的基本素质

一、秘书人员的知识结构

秘书工作的综合性次定了秘书人员既要具备宽广的知识面又要有深厚的专业知识。

(-)基础知识

秘书应具备的基础知识能够分为两个方面：首先是社会科学基础知识，包括语文、历史、

地理、外语等；另首先是自然科学知识，包括物理、化学、生物等知识。这些知识对其秘书

工作起着直接或间接的作用。

(二)专业知识

专业知识是指秘书人员应当具备的秘书业务知识，包括应用文写作、文书制作和文书档

案管理、档案保管、办公室管理、调查研究、会议组织、信访工作、信息科学和公共关系知

识等。因为秘书岗位所在的部门属于枢纽部门，与领导联系最为紧密，因此秘书在辅助领导

进行科学决议管理过程中发挥着重要作用，因此，具备基本的秘书业务知识和一定的管理学

知识，对于提升秘书工作效率，实现秘书工作的当代化、科学化意义重大。

（三）行业知识

行业知识是指秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的秘书人员必须

具备行政管理知识，在工商企业工作的秘书人员必须具备企业管理知识、市场营销知识，而

处在教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员也应具备各自的行

业基础知识，秘书在FI常工作中必然会大量接触行业领域的专业知识，假如不了解这些知识

就有也许对所处理事务的轻重缓急不甚清楚，进而有也许导致失误或损失。

（四）有关知识

所谓有关知识是指秘书人员为适应新形势卜•的工作需要而应当加以进修的知识，属于秘

书人员知识结构中的较高层次，重要包括经济学、法学、社会学、心理学、传输学、领导科

学、统计学等。通过这些专业的学习，秘书人员能够愈加拓宽自己的工作领域。在目前市场

经济条件下，伴随我国各项改革措施的不停深化，有些专业领域的知识能够使秘书人员从更

深的角度去认识秘书工作和秘书活动。例如社会学、心理学，有利于秘书人员愈加好地认以

自己的社会地位和社会价值，调整自己的心理状态，利用科学的措施更自觉地、更有效地适

应秘书工作和秘书活动，尚有些知识能够协助秘书人员从愈加好更先进的角度去考虑和从事

秘书工作，例如领导科学、信息传输学等等。

秘书人员应依照岗位为需要和自我的要求，有针对性地、有目标性地建构合理的知识结

构，不停优化自己的知识结构。而伴随社会的不停发展，“终生学习”的理念正在逐渐深入

人心，日益成为对各行各业从业人员的共同要求。秘书从业人员也应依照自身的实际情况故

意识地扩大知识面，不停加强专业知识与行业知识的广度和深度。

二、秘书人员的能力要求

秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，要求秘书人员必须具备下述

基本能力要求：

（一）体现能力

秘书工作的体现能力包括语言体现能力和文字体现能力，“能说会写”是对秘书工作的

基本能力要求，也是秘书人员给人的第一印象。

1.语言体现能力

秘书虽然极少有机会亲自走上发言台，不过上传下达、报告情况、接待来访、接打电话

等这些基本的FI常办公工作却是无时无刻不在考验着秘书人员的语言体现能力。因此语言体

现能力作为秘书人员必备的基本能力，就要求秘书人员在日常办公工作中要做到：一要反应

灵敏，应对自如；二要体现准确，分寸适当；三要口齿清楚，流畅清楚；四要态度从容，体

现圆满；五要针对不一样对象，选用不一样语言，讲究说话的艺术性。

2.文字体现能力

所谓秘书人员的文字体现能力，简单地说就是以书面形式体现思想意图，辅助领导处理

政务的能力。这是秘书人员“以文辅政”的必然要求。较强的文字体现能力集中体H前以准

确、简洁、得体、庄严、朴实的书面语言，撰写符合规范的公文文稿。秘书人员要写好公文

和应用文，应具备语法、逻辑、修辞等方面的知识，掌握丰富的词汇和不一样的句式，具备

公文和应用文文体知识，掌握常用中文和简化字，掌握标点符号使用方法，并通过长期的实

践积累将这些知识综合起来转化为写作能力。应当认识到，写作能力并不但仅是文字体现能

力，还反应了一个人的思维能力、观测能力和语言组织能力，是需要加以锻炼、培养才能提

升的。

（二）办事能力

秘书活动具备鲜明的事务性特性，办事是秘书基础性和常常性的工作。对于领导者来说,

天天要忙于抓具备全局性的大事，而详细的事务性工作则重要是由秘书来负担的。对于各职

能部门来说，每一个职能部门都有自己分管的专门业务和职责范围，因此，凡是别的部门无

论的事和领导交办的事，秘书部门都要管。总之，办事能力是秘书工作的一项最基本、最重

要的能力，也是一个综合能力，它重要包括下述几个方面：

1.了解领会能力

了解领会能力是高效办事的前提。口语信号的体现往往同一定的情境有关，也常因不一

样的体现格调而使同样的话具备不一样的含义。秘书人员要善于从领导或他人的发言中抓住

要点、判断其真实用意、察觉其言外之音，从对方的语气、停止、眼神、表情和姿势中体会

其说话的分量，进而抓住矛盾的焦点。全面正确地了解领会领导的意图（当然也包括其他交

往对象的意图），才能将事情办好。

2.观测分析能力

秘书工作可谓千头万绪，巨细皆备，因此在工作中要时时、事事、到处做个有心人，善

于观测，善于发觉“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补阙工作。不但要善于发觉

问题，更要善于分析问题，把各种事情综合考虑清楚，分出轻重缓急、主次难易，有条不紊

地分别办好。秘书具备观测分析能力就能深入实际，通过度析研究提出处理问题的措施，供

领导参考。并且观测分析能力是秘书工作由被动服务变为积极服务的前提条件。

3.应变能力

应变能力是对突发和意外事件紧急处理的能力，是秘书人员各项能力和综合素质在应急

状态下的临场发挥和反应，要求秘书人员必须具备冷静的头脑和随机应变的能力。秘书人员

所处理的事务能够分为两类：一类是能够事先预计和安排的常常性事务；另一类是无法预计

和安排的突发性和意外性事件。这种常常性与突发性的矛盾统一是秘书工作的一大特点，它

要求秘书人员必须具备灵敏的应变能力。事件•旦发生，秘书人员就能立即投入担心的工作

中。另外，秘书人员还要具备良好的心理素质，能够控制情绪，对突如其来的事件能够立即

作出判断，采取果断有力的措施，在不违背标准的前提下进行变通处理。

（三）社会交往能力

因为秘书工作本质上属于一个服务性工作，秘书人员需要处理各种复杂的人际关系，因

此秘书人员要加强社会交往能力的培养，具备与各种各样的人交往的能力。秘书人员要提升

社会交往能力，就需要了解人际交往的基本特点，掌握人际交往的标准和措施，这么才能处

理好同各个方面的关系，建立友好融洽的工作环境，为顺利开展各项工作活动创造必要的条

件。

在人际交往中秘书人员应当坚持老实、谦虚、和气、大方、端庄、适度的标准。其中，

老实、谦虚、和气，是做人的态度问题；大方、端庄是对仪表的要求；适度是指言行的标准,

是风度问题。态度和风度是组成社会交往能力的重要原因。

秘书人员良好的社会交往能力要依托长期工作实践的积累和培养，详细能够从下述几方

面进行：一要学习和掌握交往对象的心理状态：二要树立高尚的交际品德；三要善于沟通情

感并注意行为仪表；四要把握好言行尺度，做到恰到好处。

（四）沟通协调能力

沟通协调是秘书部门的一项重要职责，秘书人员的沟通协调能力对于改进人际关系，提

升整个组织活动的效率具备重要意义。这种能力在详细的日常性工作中体现为：熟悉政府有

关法律政策和规章制度，准确把握领导者意图和被协调者的情况；善于将局部与整体、微观

与宏观联系起来进行考虑，综合衡量全局利益；善于发觉矛盾的焦点和重要步骤；“因地、

因情、因境”适宜地利用各种协调措施与伎俩，具备较强的变通能力。

（五）操作能力

伴随科技发展和网络技术的应用，秘书的老式工作方式有了根本性的转变，如，信息搜

集、整顿、传递、处理的速度及有效性得到了极大的提升：计算机、扫描仪、复印机、投影

仪、电视会议系统、图像编辑软件、企业局域网等数字亿、智能化、信息化的办公软件和硬

件的利用，不但提升了秘书人员的办事效率，也增强了秘书人员事务处理的准确性，同时对

秘书人员的办公自动化操作能力也提出了更高的要求，即需要秘书人员掌握最新的办公室技

术操作系统，为日常工作的处理提供便利化的技术操作服务。

除了上述基本的秘书人员的能力要求之外，秘书人员还应提升自身综合分析能力、调研

能力以及多方面的办事能力。合理的秘书人员的能力结构是一个多层次、多角度原因的综合

结构，需要秘书人员在日常的工作和学习中时时到处进行实践和积累，努力实现自身能力结

构的优化发展。

第二节秘书人员的基本涵养

一、秘书人员的政治思想涵养

秘书人员的政治思想涵养重要包括两个方面：一是理论知识体系，即观点、范围和要领

的知识体系；二是理性思维能力。从本质上说秘书人员的政治理论涵养水平就是其马克思主

义涵养的水平。我国是一个社会主义国家，秘书工作是为人民服务的，这就要求秘书人员必

须具备坚定的、正确的政治立场和高度的党性涵养，必须加深对我国国情的认识和了解，及

时、准确地领会党中央的意图。另外，秘书人员还要果断落实和执行党和国家的路线、方针、

政策，坚定正确的政治立场，与党保持政治上的一致。而秘书人员要加强自身的政治思想涵

养苜先要熟悉党和国家的各方面政策；其次要深刻了解各项政策的精神实质。这么才能正确

了解党和国家的各项方针攻策，并将其落实到详细的工作实践中，为领导的决议提供政策上

的依据和支持。

二、秘书人员的工作作风涵养

秘书人员的工作作风是由秘书工作的性质、特点和秘书人员的职业习惯所决定的，是秘

书人员个人内在气质在工作和生活中的详细显现。对于秘书人员的工作作风涵养要求包括下

述几个方面：

(-)工作讲求时效

秘书人员办事要讲究时效。对于领导的指示、决定要迅速传达落实并予以执行；对下级

呈递的请示、报告要尽快报送领导批复或转办；而对于群众来信来访中提出的意见和要求，

要及时处理，满足群众的合理要求。果断杜绝拖拉、推诿、敷衍的不良工作作风。

(二)作风严谨

因为秘书工作的性质决定了秘书人员需要比其他工作人员要具备更强的组织纪律性和

法制观念,要保持严谨的生活作风和工作作风。严格按照自己的职权范围进行工作，坚持标

准，乘公办事，自觉地把自己置于党和人民群众的监督之下，经得起考验。同时还要养成自

觉保守秘密的工作习惯。

（三）重视调查研究

秘书部门的各项工作，无论是提供信息、起草文献，还是处理来信来访，做好查办和其

他服务工作，都离不开详细的调查研究工作。秘书人员应当下大力气做好基础工作的调查研

究，并在此基础上进行科学的综合分析，写出可行的调查研究报告，为领导的科学决议提供

有价值的信息服务。

三、秘书人员的职业道德涵养

职业道德是人们从事职业活动所应遵守的行为规范的总和，是社会道德在职业活动中的

详细化、专门化。秘书人员应重视从如下几方面加强自身的职业道德涵养：

（一）忠于职守

秘书人员的忠于职守，从大的角度而言是忠于国家、人民的利益，从小的角度而言就是

要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。对自身的工作仔细负责、任劳任怨、不僭权、

不越权。

（二）廉洁奉公

秘书工作岗位的特殊性决定了秘书人员接触大大小小的利益诱惑的机会非常多，并且因

为秘书人员与领导的亲密关系，自然使秘书人员成为许多人为了找关系走门路而想要拉拢的

对象。因此，秘书人员需要自觉做到廉洁奉公，遵纪守法，不以