企业档案标准化管理流程指南

企业档案标准化管理流程指南企业档案作为组织运营活动的原始记录与知识资产，其标准化管理是保障信息可追溯性、合规性及知识传承的核心环节。本指南旨在构建一套系统、规范的档案管理流程，助力企业实现档案资源的科学管控与高效利用，降低运营风险，提升管理效能。一、总则与组织保障档案标准化管理的基石在于明确的指导思想与坚实的组织架构。企业需将档案管理纳入整体发展战略，确立“统一领导、分级管理、全程受控、安全保密”的基本原则。（一）目的与意义档案标准化管理旨在通过规范档案的形成、收集、整理、保管、利用等各环节，确保档案的真实性、完整性、可用性与安全性，为企业决策、业务开展、合规审计及历史研究提供可靠依据。（二）适用范围本流程适用于企业在生产经营、行政管理、研发创新、人力资源等各项活动中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于纸质文件、电子文档、声像资料、实物等。（三）组织架构与职责企业应设立档案管理领导小组，由高层领导牵头，统筹规划档案工作。指定专职或兼职档案管理部门（或岗位），明确其在制度制定、业务指导、监督检查等方面的职责。各业务部门需设立档案员，负责本部门档案的初步收集、整理与移交，形成“档案管理部门-业务部门档案员”的二级管理网络。二、档案的形成与收集档案的质量始于其形成阶段，规范的收集是确保档案完整性的第一道关口。（一）档案材料的形成规范各部门在业务活动中应遵循相关规定，确保文件材料的格式、内容、签署等符合标准。电子文件的命名、版本控制、元数据记录等应统一规范，便于后续识别与管理。（二）档案的收集范围与要求档案管理部门需会同各业务部门明确归档范围，界定哪些材料属于应归档范畴。收集工作应坚持“及时、完整、准确”原则，确保应归档材料不遗漏、不延误。对于专业性较强的档案，可制定专项收集细则。（三）移交程序业务部门档案员应定期将整理完毕的档案材料向档案管理部门移交，双方需履行交接手续，填写移交清单，注明材料数量、状况等信息，签字确认后存档备查。三、档案的整理与分类科学的整理与分类是档案系统化管理的核心，旨在实现档案的有序化存储与快速检索。（一）分类体系构建企业应根据自身业务特点与档案属性，构建逻辑清晰、层次分明的分类体系。可采用年度、组织机构、业务类型、档案载体等多维分类法，或结合国家及行业相关标准进行调整，确保分类的稳定性与扩展性。（二）档号编制规则档号是档案的唯一标识，应遵循唯一性、合理性、稳定性与可扩展性原则进行编制。可采用“全宗号-年度-机构（或类别）-案卷号（或件号）”等结构，具体规则需在企业档案管理制度中明确。（三）文件排序与编目同一案卷或件内的文件应按照形成时间、逻辑关系或重要程度进行系统排序。逐件或逐卷编制档案目录，著录档案的核心信息，如档号、题名、责任者、形成日期、页数、保管期限等，为后续检索利用奠定基础。四、档案的著录与编目档案著录是揭示档案内容与形式特征的关键环节，编目则是将著录结果系统化、规范化的过程。（一）著录项目与规范严格按照国家或行业标准规定的著录项目进行操作，确保著录信息的准确性、完整性与一致性。对于电子档案，还需著录其存储位置、格式、软硬件环境等特殊信息。（二）目录编制根据档案管理的实际需求，编制案卷目录、卷内文件目录、全引目录、专题目录等不同类型的目录。目录编制应规范统一，便于手工检索与计算机检索的有效衔接。五、档案的保管档案保管是维护档案实体与信息安全的重要保障，需从库房、装具、制度等多方面入手。（一）库房管理档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”条件。合理控制温湿度，配备必要的监控、消防及环境调控设备。建立严格的库房出入登记制度，非档案管理人员未经许可不得入内。（二）装具选择选用符合国家标准、质量优良的档案装具，如档案盒、档案柜、密集架等，避免使用易对档案造成损害的材料。（三）日常管理定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。建立档案保管状况检查制度，确保档案实体安全。（四）保密管理严格执行国家保密法律法规，对涉密档案实行专人保管、专库（柜）存放、严格的借阅审批制度，确保涉密信息不外泄。六、档案的利用与服务档案利用是实现档案价值的最终途径，应在确保安全的前提下，提供便捷高效的利用服务。（一）利用制度建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式、审批权限及借阅期限。对不同密级、不同类型档案的利用进行分类管理。（二）利用方式提供查阅、复制、摘录、借阅等多种利用方式。积极推动档案信息化建设，逐步实现电子档案的在线检索与利用，提升利用效率。（三）利用登记与反馈对档案利用情况进行详细登记，包括利用者、利用目的、利用档案信息、利用效果等。收集利用者反馈，不断优化利用服务。七、档案的信息化建设档案信息化是档案管理现代化的必然趋势，有助于提升管理效率与服务水平。（一）系统建设选择或开发符合企业需求的档案管理系统，实现档案的数字化采集、著录、存储、检索、利用、统计等全过程管理。确保系统功能完善、安全可靠、操作便捷。（二）数字化加工对传统纸质档案进行规范化的数字化扫描、图像处理、OCR识别、著录标引等加工处理，形成高质量的电子档案。电子档案的格式、元数据等应符合相关标准。（三）数据备份与安全建立健全电子档案数据备份制度，定期进行备份，确保数据不丢失。加强档案管理系统的安全防护，防止黑客攻击、病毒感染及数据泄露。八、档案的鉴定与销毁档案鉴定是确定档案保管期限、剔除无保存价值档案的重要工作，销毁则是对已到保管期限且无继续保存价值档案的最终处置。（一）鉴定组织与程序成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门及相关专业人员组成。按照档案保管期限表，结合企业实际，定期对档案进行鉴定。鉴定工作应坚持客观、公正、审慎的原则。（二）销毁程序对经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁前需编制销毁清册，报单位负责人审批后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字确认。严禁个人私自销毁档案。九、档案管理的监督与考核建立档案管理监督考核机制，是确保各项制度落到实处、提升管理水平的有效手段。（一）监督检查档案管理部门定期对企业各部门的档案管理工作进行监督检查，重点检查制度执行、档案收集整理质量、安全保密等情况，发现问题及时提出整改意见。（二）考核评估将档案管理工作纳入企业绩效考核体系，对在档案管理工作中表现突出的部门和个人给予表彰奖励，对工作不力、造成档案损失的进行责任追究。（三）持续改进定期对档案标准化管理流程的运行效果进行评估，根