政府采购中心档案管理制度

政府采购中心档案管理制度一、总则（一）目的为了加强政府采购中心档案管理工作，有效地保护和利用档案，确保政府采购活动的合法性、规范性和可追溯性，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国政府采购法》以及相关法律法规，结合本政府采购中心实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府采购中心在政府采购活动过程中形成的各种门类和载体的档案管理，包括但不限于纸质档案、电子档案等。（三）档案定义本制度所指的档案是指政府采购中心在政府采购项目的招标、投标、开标、评标、定标以及合同签订、履行等一系列活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。档案管理部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本制度，制定档案管理的具体操作流程和工作规范。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、存储、保管和检索等工作，确保档案的完整性和安全性。3.对档案进行定期检查和维护，及时发现和处理档案损坏、丢失等问题。4.负责档案的借阅、查阅和复制等服务工作，严格按照规定办理相关手续。5.对超过保管期限的档案进行鉴定和销毁工作，确保档案的合理利用和有效管理。6.组织开展档案信息化建设工作，提高档案管理的效率和水平。（二）采购业务部门采购业务部门是档案的形成部门，其主要职责包括：1.在政府采购活动过程中，按照档案管理的要求，及时收集、整理和提交与采购项目相关的各种文件和资料。2.对提交的档案资料的真实性、完整性和准确性负责。3.协助档案管理部门做好档案的整理和归档工作，提供必要的业务支持和解释。（三）其他部门其他部门如财务部门、法务部门等，在涉及政府采购活动的相关业务中，应配合采购业务部门和档案管理部门做好档案管理工作，及时提供与本部门业务相关的档案资料。三、档案收集（一）收集范围1.采购项目前期文件：包括采购项目的立项申请、批准文件、采购预算批复、采购计划等。2.采购文件：招标文件、谈判文件、询价文件、单一来源采购文件等，以及对采购文件的澄清、修改文件。3.投标文件：供应商提交的投标函、商务部分文件、技术部分文件、价格部分文件等。4.开标、评标文件：开标记录、评标报告、评标委员会成员名单、评标过程中的各项记录和文件等。5.定标文件：定标通知、中标候选人公示文件等。6.合同文件：政府采购合同文本、合同补充协议、合同变更文件等。7.验收文件：采购项目验收报告、验收单等。8.质疑、投诉文件：供应商提出的质疑函、采购中心的答复文件、供应商的投诉书、财政部门的处理决定等。9.其他文件：与采购项目相关的其他文件和资料，如市场调研材料、专家论证意见、采购项目总结报告等。（二）收集要求1.采购业务部门应在采购项目结束后的规定时间内（一般为30个工作日），将本部门形成的与采购项目相关的全部文件和资料收集齐全，并按照档案管理的要求进行初步整理。2.收集的档案资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字、盖章等手续完备。3.对于电子文件，应确保其存储格式规范、可读，并附有相应的元数据信息。（三）收集流程1.采购业务人员在采购活动过程中，及时将形成的文件和资料进行分类整理，并妥善保管。2.采购项目结束后，采购业务人员将整理好的文件和资料提交给部门负责人审核。3.部门负责人对提交的文件和资料进行审核，确保其符合档案收集的要求。审核通过后，将文件和资料移交档案管理部门。4.档案管理部门对接收的文件和资料进行再次审核，如发现问题，及时与采购业务部门沟通，要求其补充或完善。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照采购项目的类别、档案的性质和用途等进行分类。一般可分为采购项目档案、综合管理档案等大类，采购项目档案再按照项目编号进行细分。2.编号：对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用年度项目编号档案类别顺序号的方式。3.装订：对于纸质档案，应按照一定的规格和要求进行装订。装订时应注意保持文件的整齐和牢固，避免文件散落和损坏。4.编目：编制档案目录，包括档案的编号、名称、形成时间、保管期限等信息。档案目录应采用纸质和电子两种形式保存，便于查询和检索。（三）整理流程1.档案管理部门接收采购业务部门移交的档案资料后，按照分类原则进行初步分类。2.对分类后的档案资料进行编号和装订。3.编制档案目录，并将档案资料放入相应的档案盒或档案柜中。4.将整理好的档案信息录入电子档案管理系统，建立电子档案数据库。五、档案保管（一）保管条件1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁等条件，确保档案的安全。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护，确保其正常运行。（二）保管方式1.纸质档案应采用档案盒或档案柜进行保管，档案盒和档案柜应按照一定的顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应采用光盘、磁盘等存储介质进行存储，并定期进行备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（三）保管期限根据档案的重要性和保存价值，将档案分为永久、长期（1650年）和短期（15年以下）三种保管期限。具体保管期限按照国家有关规定和本制度执行。（四）保管检查档案管理部门应定期对档案进行检查和维护，检查内容包括档案的保存状况、存储环境、安全设施等。如发现问题，应及时采取措施进行处理。六、档案利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、安全、便捷的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为政府采购活动提供有效的服务。（二）利用方式1.查阅：内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅档案时，应在档案查阅室进行，不得将档案带出档案库房。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，经档案管理部门负责人和分管领导批准后，办理借阅手续。借阅档案的期限一般不得超过15个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应办理续借手续。3.复制：因工作需要复制档案时，应填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。复制档案应严格按照规定的数量和范围进行，不得擅自扩大复制范围。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅和复制情况进行详细记录，包括利用人、利用时间、利用内容、归还时间等信息。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、采购业务部门负责人、法务部门负责人等组成。档案鉴定工作小组负责对超过保管期限的档案进行鉴定和处理。（二）鉴定方法档案鉴定工作小组应按照国家有关规定和本制度的要求，对超过保管期限的档案进行逐卷、逐件鉴定。鉴定时应综合考虑档案的保存价值、历史意义、利用需求等因素，确定档案的销毁或继续保存。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、名称、形成时间、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》应经档案鉴定工作小组审核签字，并报分管领导批准。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁的彻底和安全。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案信息化建设（一）建设目标通过档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理的效率和水平，为政府采购活动提供更加便捷、高效的服务。（二）建设内容1.建立电子档案管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索和利用。2.加强档案数据的安全管理，建立数据备份和恢复机制，确保档案数据的安全和完整。3.推进档案信息资源的共享和利用，实现档案信息的在线查询和下载。4.加强档案管理人员的信息化培训，提高其信息化管理水平和操作技能。九、档案保密（一）保密制度建立健全档案保密制度，明确档案保密的范围、措施和责任。档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。（二）保密措施1.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、限制访问等。2.档案库房应设置门禁系统和监控设备，限制无关人员进入。3.在档案的查阅、借阅和复制过程中，应严格按照保密规定进行操作，不得将档案内容泄露给无关人员。十、监督与考核（一）监督检查定期对档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等各个环节。监督检查可以采取内部审计、