采购流程标准化文档审批及执行模板

采购流程标准化文档审批及执行模板一、适用范围与使用场景本模板适用于企业内部各类采购活动的标准化管理，涵盖日常办公物资采购、生产原材料采购、设备采购、服务采购（如咨询、维修等）等场景。特别适用于需要明确审批权限、规范执行流程、保证采购合规性的企业，尤其适用于采购金额从小额（如500元以下）到大额（如50万元以上）的全流程管控，可有效避免采购过程中的随意性、重复审批及合规风险。二、标准化操作流程详解（一）采购需求发起与提报需求部门发起采购需求部门根据业务需求（如新增设备、物资补充、项目服务等），填写《采购需求申请表》（模板见“配套模板工具清单”），明确以下信息：需求名称、用途、规格型号/技术参数、数量、预估单价、总预算、需求时间、紧急程度（一般/紧急）、供应商建议（如有）等；附件：如技术规格书、图纸、市场调研报告（金额较大时需提供）。需求部门负责人*对需求的必要性、合理性及预算匹配性进行初审，签字确认后提交至采购部门。采购部门接收与初审采购部门在收到《采购需求申请表》后1个工作日内完成初审，重点核查：需求信息是否完整、规格描述是否清晰；预算是否在部门年度预算范围内，超预算需求是否已履行预算调整流程；紧急采购需求是否符合企业《紧急采购管理办法》规定（如紧急程度为“紧急”的，需需求部门负责人书面说明原因）。初审通过后，采购部门进入下一流程；不通过则退回需求部门补充材料或调整需求。（二）采购方式确定与供应商选择采购方式匹配根据采购金额、项目性质及企业《采购管理办法》，选择对应的采购方式：小额采购（如500元以下）：询价采购（至少2家供应商报价）或直接从合格供应商名录中选择；常规采购（500元-5万元）：询价采购（至少3家供应商报价）或比价采购；大额采购（5万元以上）：公开招标、邀请招标或竞争性谈判（需根据企业规定履行招标流程）；单一来源采购：仅唯一供应商可满足需求（如专利产品、定制化服务），需提交《单一来源采购申请表》，说明理由并经总经理*审批。供应商寻源与筛选采购部门通过企业合格供应商名录、公开招标平台、行业推荐等方式寻源，要求供应商提供：营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、报价单、产品样品（如需）、售后服务方案等。对供应商进行资格审核（如经营范围、生产能力、信誉记录、质量体系等），形成《供应商评估表》，筛选出符合要求的供应商进入比价/招标环节。价格谈判与确定询价/比价采购：收集至少3家供应商的书面报价，对比价格、质量、交货期、售后服务等，选择最优供应商；招标采购：按招标文件规定开标、评标，由评标小组（含需求部门、采购部门、财务部门、法务部门人员）综合评分，确定中标供应商；谈判结果需填写《采购价格审批表》，附供应商报价单、比价表/评标报告，提交采购主管*审核。（三）采购合同拟定与审批合同拟定采购部门根据确定的供应商及谈判结果，拟定采购合同，内容包括：双方基本信息（供应商名称、地址、联系方式；企业信息）；采购物品/服务的名称、规格型号、数量、单价、总价；质量标准、验收方式、交付时间及地点；付款方式、发票要求；违约责任、争议解决方式；合同生效条件、附件清单（如技术协议、图纸）。合同需经法务部门*审核，重点核查条款合法性、合规性及风险点，形成《法务审核意见书》。合同审批与签订合同审批流程（根据金额分级）：小额采购（5万元以下）：采购主管*→财务经理*→需求部门负责人*；常规采购（5万-20万元）：采购主管*→财务经理*→需求部门负责人*→副总经理*；大额采购（20万元以上）：采购主管*→财务经理*→需求部门负责人*→副总经理*→总经理*。审批通过后，由授权代表（如总经理、副总经理）与供应商签订合同，合同原件至少一式三份（采购部门、财务部门、供应商各执一份）。（四）采购执行与交付验收订单下达与跟踪采购部门根据签订的合同，向供应商下达《采购订单》，明确交付时间、地点、方式及要求；建立采购执行台账，实时跟踪供应商生产/备货进度，对延迟风险及时预警（如预计延迟交付，需提前3天通知需求部门并协商解决方案）。货物/服务交付供应商按订单约定交付货物/提供服务，需提供：送货单、产品合格证、检验报告（如需）、服务完成确认单等；需求部门与采购部门共同对交付货物进行初步核对（数量、外观、型号等），确认无误后签收《送货单》。质量验收与确认货物验收：需求部门根据合同约定的质量标准、技术参数进行检验，必要时可邀请质检部门或第三方机构参与，填写《采购验收单》，明确验收结果（合格/不合格）、验收日期、验收人员；服务验收：需求部门根据服务方案、交付成果（如报告、维修记录）验收，填写《服务验收确认单》，由需求部门负责人*签字确认；验收不合格的，采购部门需在2个工作日内联系供应商处理（退货、换货、整改），并保留书面沟通记录。（五）付款结算与档案归档付款申请验收合格后，采购部门收集以下材料，提交财务部门：《采购验收单》/《服务验收确认单》；供应商开具的有效增值税发票（与合同信息一致）；《采购合同》复印件；《付款申请表》（注明付款金额、账户信息、付款事由）。财务审核与付款财务部门在收到材料后3个工作日内完成审核，重点核查：验收单、发票、合同信息是否一致；付款流程是否符合企业财务制度；是否存在未结清款项或违约情况。审核通过后，按约定方式（如银行转账）向供应商付款，并在台账中记录付款时间、金额、凭证号。档案归档采购部门负责将采购全流程资料整理归档，包括：《采购需求申请表》及附件；《供应商评估表》、报价单、比价表/评标报告；《采购合同》及法务审核意见；《采购订单》、送货单、验收单；发票复印件、付款申请表及付款凭证；其他沟通记录（如邮件、会议纪要）。档案保存期限：至少5年（重要项目建议永久保存），电子档案备份至企业服务器，纸质档案按类别编号存放。三、配套模板工具清单（一）采购需求申请表字段名称填写要求需求部门需求发起部门全称需求日期提交申请的日期（YYYY-MM-DD）需求名称简明扼要描述采购内容（如“办公电脑采购”“原材料采购”）需求用途说明采购物品/服务的具体用途（如“新员工入职办公”“项目生产使用”）规格型号/技术参数详细描述技术要求（如电脑：CPUi5、16G内存、512G固态硬盘）数量需求采购的数量预估单价（元）单项物品/服务的预估价格总预算（元）数量×预估单价（需与部门预算匹配）需求时间要求交付的日期（YYYY-MM-DD）紧急程度□一般□紧急（紧急需说明原因：如生产急需、客户要求等）供应商建议如有指定供应商，填写名称及建议理由（可选）附件清单如技术规格书、市场调研报告等，注明文件名称需求部门负责人签字（手写）+日期采购部门初审□通过□不通过（不通过注明原因）+审核人*+日期（二）采购合同模板（简化版）采购合同合同编号：CG-YYYY-X（采购年份-序号）甲方（采购方）：公司名称统一社会信用代码：X地址：X联系人：*电话：X乙方（供应商）：公司名称统一社会信用代码：X地址：X联系人：*电话：X第一条采购内容物品/服务名称规格型号数量单价（元）总价（元）质量标准交付时间交付地点第二条付款方式验收合格后，乙方开具全额增值税专用发票，甲方收到发票后30个工作日内支付合同总价的100%；付款账户：户名X，开户行X，账号X。第三条验收标准货物验收：按甲方提供的《技术规格书》（附件1）执行，随机抽样检查合格率≥98%；服务验收：按《服务方案》（附件2）完成所有服务内容，经甲方签字确认合格。第四条违约责任乙方延迟交付，每延迟1日按合同总价的0.5%支付违约金，累计不超过总价的5%；货物质量不合格，乙方需在7日内更换或整改，否则甲方有权解除合同并要求赔偿损失。第五条争议解决因本合同引起的争议，双方应友好协商；协商不成的，提交甲方所在地人民法院诉讼解决。第六条其他本合同一式三份，甲乙双方各执一份，甲方财务部门留存一份，自双方签字盖章之日起生效。甲方（盖章）：授权代表签字：*日期：YYYY-MM-DD乙方（盖章）：授权代表签字：*日期：YYYY-MM-DD（三）采购验收单验收单编号：YSG-YYYY-X验收日期：YYYY-MM-DD采购合同编号物品/服务名称供应商名称需求数量实收数量规格型号验收项目及结果序号验收项目标准要求实际情况结果（合格/不合格）备注1外观无划痕、破损2技术参数（如CPU）i5处理器3配件完整性含电源、线材………………验收结论：□合格□不合格（不合格需注明具体问题及整改要求）验收人员：（需求部门）（采购部门）*（质检部门，如需）需求部门确认：签字：*日期：YYYY-MM-DD供应商确认（如需）：签字：*日期：YYYY-MM-DD四、关键风险控制与注意事项（一）合规性风险控制预算管理：所有采购需求必须控制在部门年度预算范围内，超预算采购需提前履行预算调整流程（如提交《预算调整申请表》，说明调整原因及金额，经财务部门、总经理审批）。审批权限：严格按照采购金额分级审批，不得越级审批或简化流程，审批人需对审批结果的合规性、合理性负责。供应商资质：优先选择纳入企业《合格供应商名录》的供应商，新供应商需完成资质审核（营业执照、行业许可证、质量体系认证等）并备案，避免与无资质供应商合作。（二）采购过程风险控制价格透明：询价/比价过程需保留书面报价记录，至少3家供应商报价（小额采购可放宽至2家），避免“单一来源”定价，大额采购建议引入第三方比价平台。合同风险：合同条款需经法务部门审核，明确质量标准、交付时间、违约责任等，避免模糊表述（如“尽快交付”“质量良好”），留存合同谈判沟通记录。验收把关：需求部门需严格按合同标准验收，避免“走过场”，验收不合格的物品/服务必须及时处理并留存记录，杜绝不合格品投入使用。（三）执行与档案管理注意事项紧急采购：紧急采购需求需需求部门负责人书面说明原因（如生产停机、客户紧急需求），经采购部门、总经理审批后可简化部分流程（如先采购后补手续），但事后需3个工作日内补齐所有审批材料。变更控制：采购执行中如需变更合同内容（如数量、交付时间），需双方签订《补充协议》，履行原审批流程，避